As melhores práticas de criação de faturas

Quais são as melhores práticas para criar faturas? É verdade que qualquer pessoa pode emitir uma fatura? Você sabe como emitir faturas de forma rápida e eficiente? Parece que atualmente, não apenas contadores experientes podem emitir faturas. Como os especialistas têm seus segredos, reunimos algumas dicas e dicas simples para ajudá-lo no processo. Você deve ser capaz de emitir faturas sozinho conhecendo as melhores práticas para a criação de documentos. Leia o artigo para saber mais.

Criação de faturas – índice:

1. Use modelos prontos
2. Inclua seu logotipo
3. Legibilidade primeiro
4. Evite erros
5. Forneça a data de pagamento precisa
6. Oferecer pagamento online
7. Envie suas faturas on-line
8. As melhores práticas de criação de faturas – resumo

Use modelos prontos

Iniciamos nossa lista de boas práticas para criação de faturas com a proposta de uso de templates prontos. Uma fatura é um documento oficial, que confirma a transação entre o vendedor e o comprador. Tem que incluir certos elementos que não podem ser omitidos e são exigidos por lei. Você não precisa usar um software especializado para emitir faturas – você pode usar até mesmo um programa de planilha ou um programa de processamento de texto.

Existem muitos modelos prontos na Internet. Esses modelos facilitam significativamente o processo de faturamento. Tudo o que você precisa fazer é preencher os espaços em branco com o conteúdo e a fatura está pronta. Essa fatura conterá todas as informações necessárias e importantes. Modelos prontos também podem ser encontrados no software de faturamento. É uma fonte particularmente boa de modelos porque todos eles foram criados por especialistas. Você pode ter certeza de que não faltarão elementos em sua fatura, principalmente os exigidos por lei.

Inclua seu logotipo

Existem alguns benefícios de incluir seu logotipo nas faturas. Que tipo de benefícios? Adicionar seu logotipo ajuda você a construir uma imagem profissional da sua empresa. Influencia positivamente as relações com os clientes. As faturas com um logotipo visível se destacam na multidão de documentos semelhantes. Isso pode influenciar a velocidade de pagamento porque uma fatura distinguível é fácil de encontrar e, portanto, o cliente pode pagá-la primeiro. Um benefício adicional de ter um logotipo em sua fatura é o maior reconhecimento de sua marca. E se você ainda não tiver seu logotipo? Você pode criá-lo sozinho ou contratar um especialista.

Legibilidade primeiro

A criatividade compensa, mas não é bom exagerar com uma abordagem criativa em alguns ramos. A contabilidade é uma delas. Fatos concretos e dados confiáveis ​​são mais importantes aqui. Durante o processo de faturamento, opte por um layout de documento legível e transparente. Mantenha-o limpo e organizado para permitir uma pesquisa rápida de todos os dados necessários. A fatura deve apresentar as informações sobre:

• O vendedor e o comprador
• Os bens ou serviços para os quais a fatura se refere
• O valor de todos os itens na fatura
• Valor total a ser pago
• Quando e como liquidar o pagamento

Se todos esses elementos estiverem visíveis, significa que você fez um ótimo trabalho. Cada pessoa que vê o seu documento saberá do que se trata. Posso influenciar positivamente o processo de pagamento.

Evite erros

Cometer erros é uma coisa humana, embora devamos fazer tudo para evitá-los. A emissão de faturas erradas tem consequências. Que tipo de consequências? Normalmente, explicar as imprecisões leva tempo e trabalho adicional, por isso é melhor verificar a fatura cuidadosamente antes de enviá-la ao cliente. Mesmo o melhor modelo não poderá protegê-lo de erros contábeis. Os aplicativos de faturamento são recomendados nesta situação, pois fornecem módulos que permitem a criação de faturas corretas e precisas. Se você estiver procurando por um aplicativo de faturamento gratuito, tente usar o Firmbee. Ele permite que você crie todos os tipos de faturas com moedas personalizadas, taxas de impostos e descontos sem erros.

Forneça a data de pagamento precisa

Todas as partes de negócios apreciam pagamentos rápidos de suas faturas. Muitas das empresas esperam ser pagas na entrega. Teoricamente, esse tipo de pagamento é rápido e seguro e obriga o cliente ao pagamento imediato. Praticamente nem sempre é assim. Algumas empresas pagam apenas uma vez por semana, pode estar relacionado a procedimentos internos, circulação de documentos ou acordos com o escritório de contabilidade.

As faturas com pagamento na entrega nem sempre são benéficas – ao emiti-las pode criar um inconveniente para os seus clientes. Você pode esperar o pagamento imediato ao entregar os produtos ao cliente. Em todas as outras situações, você pode esperar proemas. A maioria dos clientes espera prazos de pagamento diferidos. Datas de pagamento precisas protegem você de discussões desnecessárias, problemas inesperados e desentendimentos. É sempre melhor fornecer regras de pagamento precisas, exatas e transparentes.

Oferecer pagamento online

Atualmente, na era das novas tecnologias, porque não mudar para os pagamentos online – será esta a opção que facilita os processos dos seus clientes. Existem muito mais formas de pagamentos online do que transferências bancárias. Alguns clientes preferem pagar com cartão de crédito ou diretamente de sua conta bancária. Tais soluções são conhecidas há anos e são particularmente úteis para pagamentos de faturas eletrônicas. Ganhe vantagem competitiva e use pagamentos online em sua empresa. Se o seu negócio lida com produtos inovadores, é ainda mais importante.

Envie suas faturas online

É hora da última, mas igualmente importante, prática de criar faturas. As faturas eletrónicas têm o mesmo valor jurídico dos documentos em papel. O fato de você poder enviá-los rapidamente para o seu cliente é sua maior vantagem. O correio online funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso significa que o pagamento pode ser feito mais rápido. Crie suas faturas eletronicamente para agilizar todos os processos. Essa fatura não precisa ser impressa, você reduz o desperdício de consumo de papel, o que tem um impacto ambiental significativo.

Você precisa lembrar, porém, que uma fatura eletrônica deve ser mantida enquanto for exigido por lei. Mantenha a ordem em suas faturas, crie-as de novo a cada vez, quando os clientes compram seu produto ou usam software de faturamento – seja organizado e mantenha seus documentos à mão.

As melhores práticas de criação de faturas – resumo

A emissão de faturas não precisa ser feita por um especialista e, atualmente, qualquer empresário pode tentar emitir faturas sozinho. Quais são as melhores práticas para criar faturas? Você sabe como emitir faturas de forma rápida e eficiente? Os especialistas têm seus segredos, mas mesmo dicas simples podem ser úteis, especialmente no início de nossa aventura com faturamento.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

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