O grande guia de fluxo de caixa do comércio eletrônico: 6 etapas para proteger suas finanças

E se eu lhe dissesse que 82% das pequenas empresas entram em colapso devido à má gestão do fluxo de caixa?

Essa estatística surpreendente deve fazer qualquer proprietário de empresa de comércio eletrônico se sentar e prestar atenção.

Afinal, o dinheiro é o oxigénio para as empresas e, sem um fluxo de caixa adequado, mesmo os empreendimentos mais promissores podem definhar e morrer.

Então, como você pode garantir que seu negócio de comércio eletrônico não se torne parte dessa estatística tão preocupante?

Dominando a gestão do fluxo de caixa . É mais fácil falar do que fazer, certo?

Especialmente quando você tem inúmeras outras responsabilidades competindo pelo seu tempo e atenção todos os dias.

Entre a aquisição de novos clientes, o atendimento de pedidos, o tratamento de devoluções, o gerenciamento de estoque e tudo o mais necessário para operar seu negócio, o fluxo de caixa muitas vezes é negligenciado até a crise ocorrer.

Mas e se você tivesse um manual fácil de seguir para garantir sua situação financeira para sempre?

Neste guia definitivo, resumimos o domínio do fluxo de caixa em 6 etapas absolutamente cruciais, projetadas especificamente para comerciantes de comércio eletrônico.

Da otimização dos lucros ao aumento do capital de giro e à modelagem dos piores cenários, essas estratégias testadas em campo oferecem controle total sobre seu destino financeiro.

Pronto para finalmente parar de se preocupar com o fluxo de caixa? Vamos mergulhar!

Pule para:

• Etapa 1: analise seu fluxo de caixa atual
• Etapa 2: Melhorar as estratégias de vendas e receitas
• Etapa 3: gerencie seu estoque com eficiência
• Etapa 4: otimizar os termos e processos de pagamento
• Etapa 5: corte despesas desnecessárias
• Etapa 6: Plano de Impostos e Contingências

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Etapa 1: analise seu fluxo de caixa atual

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Shawn Plummer, CEO da The Annuity Expert , explica: "A primeira etapa crítica é analisar de perto e também compreender o fluxo de caixa atual do seu negócio. Isso significa rastrear todo o dinheiro que entra e sai do seu negócio de comércio eletrônico em um nível granular .

Especificamente, divida e classifique seus fluxos de receita, incluindo receitas de vendas, devoluções e também reembolsos e tudo mais. Faça o mesmo com suas despesas como estoque, frete, publicidade, folha de pagamento, impostos e também todos os outros custos operacionais."

A criação de um relatório detalhado de receitas e despesas permite que você veja verdadeiramente onde o dinheiro é gerado e gasto em seu próprio negócio.

Analise os dados para descobrir tendências, picos e vales, e também flutuações sazonais.

Determine quais produtos ou serviços geram mais lucro e quais podem estar prejudicando você.

Identifique os custos desnecessários ou excessivos que podem ser eliminados para melhorar o fluxo de caixa.

Fazer essa análise de fluxo de caixa ilumina a saúde financeira e também a viabilidade do seu modelo de negócios.

O segredo é se aprofundar nos detalhes financeiros essenciais, em vez de apenas observar a receita principal.

Compreender a mecânica por trás dos números é crucial para fazer previsões, orçamentar e tomar decisões para otimizar suas finanças e garantir um fluxo de caixa sustentável nas etapas futuras.

Portanto, reserve um tempo para analisar cuidadosamente e conhecer o dinheiro que flui pela sua empresa de comércio eletrônico.

Identifique áreas problemáticas ou oportunidades e prepare-se para as melhorias à medida que avança nas etapas subsequentes deste guia de fluxo de caixa.

Etapa 2: Melhorar as estratégias de vendas e receitas

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Concentre-se em converter mais visitantes do site em clientes pagantes.

Analise cuidadosamente seu funil de vendas e identifique onde ocorrem as desistências.

Os visitantes estão adicionando itens aos carrinhos, mas não finalizando a compra?

Pense em oferecer frete grátis ou descontos para incentivar as compras concluídas.

Robert Kaskel, diretor de pessoal da Checkr , acrescenta: "Em vez de apenas vender produtos, pense em novas maneiras de ganhar dinheiro. Você pode oferecer um serviço de assinatura, formar parceria com outras pessoas para marketing de afiliados, vender coisas digitais como e-books ou fornecer recursos extras serviços que acompanham seus produtos. Ganhar dinheiro regularmente, como com assinaturas, ajuda a manter seu fluxo de caixa estável. Não se trata apenas de vender coisas; trata-se de encontrar músicas diferentes para tocar e garantir que o dinheiro continue entrando sem problemas."

Otimize estratégias de preços usando preços dos concorrentes e também dados de vendas para determinar preços ideais.

Evite grandes descontos que possam desvalorizar os produtos.

Em vez disso, ofereça itens agrupados gratuitos ou frete grátis para incentivar valores de pedidos maiores.

Segmente sua base de clientes e ofereça promoções personalizadas para cada grupo.

Por exemplo, ofereça descontos na primeira compra para adquirir muitos novos clientes e, ao mesmo tempo, ofereça recompensas de fidelidade para clientes recorrentes. As ofertas personalizadas convertem melhor do que as gerais.

Teste A/B continuamente em vários componentes do seu processo de vendas.

Teste os fluxos de checkout , layouts de página, frases de chamariz, funis de e-mail e muito mais. Melhore gradativamente cada elemento por meio de experimentação e análise baseadas em dados.

Pequenas otimizações se transformam ao longo do tempo em muitos ganhos importantes.

Etapa 3: gerencie seu estoque com eficiência

Acompanhar e gerenciar cuidadosamente seu estoque é crucial tanto para o fluxo de caixa quanto para a satisfação do cliente.

Comece organizando seus produtos em categorias ABC - A sendo os 20% principais dos produtos que geram 80% das vendas, B sendo os 30-40% intermediários em receita e C representando os 40% inferiores ou menos.

Concentre a maior parte da atenção em manter o estoque, definindo os pontos de reabastecimento e garantindo fontes confiáveis ​​para evitar rupturas de estoque.

Para itens B e C, considere colocar limites no estoque para reduzir os custos de manutenção.

Analise os dados de vendas para determinar as quantidades ideais – suficientes para atender à demanda, mas sem excesso de estoque.

Vendedores lentos podem precisar apenas de um punhado disponível com reposição ocasional, enquanto produtos mais rápidos exigem níveis de estoque mais elevados e também reabastecimento mais rápido quando se esgotam.

Aproveite o software de gerenciamento de estoque para automatizar o reordenamento, fornecer supervisão das contagens em tempo real e também das velocidades de vendas e permitir pedidos pendentes quando estiver fora de estoque.

Essa visibilidade permite um planejamento e compras mais inteligentes, alinhados à verdadeira demanda.

"Monitore produtos estagnados ou obsoletos sem quaisquer vendas recentes. Limpe mercadorias mais antigas por meio de vendas, pacotes ou doações anualmente para liberar o dinheiro que de outra forma ficaria preso em ativos ilíquidos. Manter o estoque atualizado e também em movimento garante o ajuste adequado do produto ao mercado e melhor caixa ciclos de conversão e eficiência operacional." - Brooke Webber, chefe de marketing da Ninja Patches .

O gerenciamento proativo de seu estoque não apenas agiliza as operações, mas também ajuda a impulsionar as vendas , garantindo que seus produtos mais vendidos estejam sempre disponíveis para atender à demanda do cliente.

Etapa 4: otimizar os termos e processos de pagamento

Quando se trata de lidar com o fluxo de caixa de maneira eficaz, o momento em que os pagamentos entram e saem é muito crítico.

A otimização das condições de pagamento e a simplificação dos processos podem garantir que você receba o pagamento com muito mais rapidez e, ao mesmo tempo, continue as operações sem problemas.

Andrew Pierce, CEO da LLC Attorney , aconselha: "Analise atentamente suas condições de pagamento e veja se algum ajuste faz sentido. Por exemplo, você pode reduzir as janelas de pagamento, oferecer descontos para pagamentos imediatos e impor penalidades aos vencidos para incentivar pagamentos dentro do prazo?

Até mesmo tirar 7 a 10 dias de folga pode acelerar significativamente a entrada de caixa. Além disso, torne o pagamento conveniente por meio de opções como cartões salvos, PayPal e Google/ Apple Pay . Quanto mais fácil você fizer isso, mais rápido você receberá o pagamento."

Verifique novamente seus processos de faturamento.

As faturas são emitidas prontamente e também refletem com precisão os pedidos?

Automatize o máximo possível com as regras e modelos do software de contabilidade.

Certifique-se de que alguém seja encarregado de acompanhar cada etapa - recebimento do pedido, faturamento, data de vencimento do pagamento - para que as coisas não escapem.

Avalie os gargalos ou desperdícios no fluxo de trabalho, como a entrada manual de dados que retarda a transformação de pedidos em dinheiro.

Identifique os elos fracos e veja se a automação, as integrações de software ou a reatribuição de tarefas podem acelerar o processo do pedido ao pagamento.

Por exemplo, integre seu sistema POS e software de contabilidade para fluir perfeitamente os detalhes do pedido em faturas para um processamento mais rápido.

Otimizar os processos e termos subjacentes para receber pagamentos de clientes pode fazer maravilhas para o fluxo de caixa.

Avalie onde existem ineficiências, onde você tem influência para ajustar os termos e como pode facilitar pagamentos mais rápidos aos clientes.

Alguns ajustes poderiam acelerar o fluxo de caixa em semanas por ciclo de pagamento.

Etapa 5: corte despesas desnecessárias

Quando se trata de finanças de comércio eletrônico, avaliar as despesas e cortar as não essenciais é muito importante.

Seja implacável aqui - cada dólar economizado vai diretamente para os lucros finais.

A implementação de um monitoramento rigoroso de despesas nesta fase pode descobrir quais despesas não estão contribuindo para o crescimento do seu negócio, permitindo decisões mais informadas sobre reduções de custos.

Puneet Gogia, fundador da Excel Champs , diz: "Comece classificando todas as despesas dos últimos 3 a 6 meses. Categorize-as como fixas (como itens essenciais, como hospedagem na web e suprimentos de remessa) ou variáveis ​​(acessíveis). como publicidade e assinaturas de software. Agora vem a parte difícil: decidir quais despesas variáveis ​​não estão gerando receita ou crescimento suficiente para justificar seu custo.

Por exemplo, aquele serviço de SEO que não melhorou sua classificação ou o gerente de mídia social que não aumentou o número de seguidores. Por mais difícil que seja, é preciso cortar o excesso de gordura. Analise o ROI desses serviços e corte aqueles que não estão contribuindo."

A seguir, veja se você pode negociar quaisquer despesas fixas, como taxas de processamento do comerciante e hospedagem.

Os prestadores de serviços desejam mantê-lo como cliente e muitas vezes podem oferecer descontos, por isso nunca é demais perguntar.

Examine suas tendências. Muitas vezes racionalizamos compras desnecessárias como “para o negócio”.

Seja muito diligentemente honesto consigo mesmo aqui.

Você realmente precisa daquele software caro com todos os recursos ou uma versão mais básica é suficiente?

Todo empresário precisa monitorar de perto até mesmo as pequenas despesas.

Etapa 6: Plano de Impostos e Contingências

• Plano para impostos

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Catherine Schwartz, editora financeira da Crediful , enfatiza: “À medida que sua empresa cresce, não deixe que as obrigações fiscais o surpreendam. Reserve uma porcentagem estimada de cada venda para cobrir o imposto de renda, os impostos sobre a folha de pagamento, se você tiver funcionários, e o imposto sobre vendas. se aplicável. Um contador pode ajudar a determinar as porcentagens apropriadas para que você não seja atingido de uma só vez quando chegar a hora do imposto.

Além disso, saiba se você precisa fazer pagamentos de impostos estimados trimestralmente para evitar penalidades.

Nesse caso, leve isso em consideração em seu planejamento de fluxo de caixa.

À medida que sua renda muda, revise a porcentagem de reserva de impostos para ter certeza de que ainda faz sentido.

• Tenha um fundo de contingência

Gerald Lombardo, chefe de crescimento da Popl, explica: "Não importa o quão cuidadosamente você planeje, inevitavelmente surgirão despesas inesperadas - uma nova campanha de marketing, reparos e substituições de equipamentos, ou até mesmo a necessidade de reembolsar os clientes. É por isso que um fundo de contingência é muito critico.

Procure reservar pelo menos 6 meses de despesas operacionais como fundo de contingência, para que seu negócio possa sobreviver independentemente do que acontecer em seu caminho. O autosseguro por meio de um amplo fundo de contingência significa que você não precisará desesperadamente de crédito ou empréstimos sempre que algo der errado.”

• Reabasteça conforme necessário

Depois de utilizar seu fundo de contingência, priorize sua reconstrução o mais rápido possível.

Corte quaisquer gastos desnecessários, se necessário, até voltar ao saldo de 6 meses.

Ao planejar impostos e despesas surpresas em seu modelo de fluxo de caixa, você pode lidar com esses assassinos de fluxo de caixa sem sabotar todo o seu trabalho duro.

Seu negócio desfrutará de maior resiliência financeira e também de tranquilidade.

Conclusão

Garantir um fluxo de caixa saudável é vital para qualquer negócio de comércio eletrônico.

Seguindo as etapas cruciais descritas neste guia, você pode preparar sua empresa para a estabilidade financeira e o sucesso.

Primeiro, analise seus números para entender para onde está indo seu dinheiro e, em seguida, identifique áreas de melhoria.

Em seguida, otimize as operações para aumentar os lucros, seja reduzindo custos ou encontrando eventuais ineficiências.

Aproveitar os sistemas de gerenciamento de estoque e pedidos pode fornecer insights úteis.

Além disso, concentre-se em converter visitantes em clientes fiéis e recorrentes.

Clientes satisfeitos que voltam sempre são a chave para um fluxo de caixa estável. fornecer uma excelente experiência ao usuário e um suporte sólido ao cliente nutre esses relacionamentos valiosos.