O que é a matriz de Eisenhower e como usá-la?

A correria onipresente junto com as constantes tentativas de aproveitar ao máximo cada momento, nos fazem sentir que mais cedo ou mais tarde perdemos o controle. Quantas vezes você sentiu que sua lista de tarefas está sobrecarregando você e, de uma ferramenta útil, tornou-se um pesadelo? Como assumir efetivamente o controle do caos e começar a gerenciar tarefas? O que é a matriz de Eisenhower e como usá-la? Leia.

A matriz de Eisenhower – índice:

1. Por que Eisenhower é considerado um modelo?
2. Urgente não é importante, e importante não é urgente
3. A matriz de Eisenhower
4. Importante e urgente
5. Importante, mas não urgente
6. Urgente, mas não importante
7. Não é importante e não é urgente
8. Como usar a matriz de Eisenhower?

Por que Eisenhower é considerado um modelo?

Dwight D. Eisenhower foi um general militar e 34º presidente dos Estados Unidos. No entanto, ele não é conhecido apenas por ser alguém importante. Ele é considerado uma das pessoas mais produtivas da história e, após sua morte, sua produtividade e eficiência tornaram-se objeto de inúmeras discussões. Durante seus dois mandatos, ele completou e implementou muitos procedimentos valiosos que tornaram o mundo o que é hoje. Curiosamente, Eisenhower conseguiu permanecer produtivo durante toda a sua vida.

É por isso que muitos pesquisadores, incluindo Covey, fascinados por sua vida, tentaram explorar qual era o seu segredo. Em seu livro “7 Habits of Highly Effective People”, ele traduziu a ideia de Eisenhower em uma ferramenta simples que facilita a priorização. A chave é distinguir entre coisas urgentes e importantes.

Urgente não é importante, e importante não é urgente

Esta é uma paráfrase de um pensamento que guiou Eisenhower e foi o que o ajudou a alcançar a produtividade máxima. Como distinguir tarefas importantes e urgentes? Essas duas palavras costumam funcionar como sinônimos em nosso dicionário, mas neste caso são completamente diferentes.

Tarefas urgentes são aquelas que exigem que você responda imediatamente. São eventos de emergência fora do cronograma planejado que aguardam ação. Tarefas urgentes são as culpadas do caos em sua vida diária, uma dose de estresse e frustração. Tarefas importantes, por outro lado, são atividades planejadas de longo prazo. Eles exigem trabalho regular, mas consequentemente levam a mudanças significativas. São projetos importantes e atividades fundamentais. Essas são as coisas que fazem você sentir que está sendo proativo e que suas ações fazem sentido.

Distinguir entre coisas urgentes e importantes é uma das principais dificuldades. Isso se deve principalmente ao fato de não haver um método ou definição clara que possa determinar quais tarefas são importantes e quais são urgentes. Aqui é preciso praticar e pensar um pouco sobre a atividade em questão. Entender a diferença não é tão óbvio no começo e pode causar muitos problemas. No entanto, apenas no início. Após uma análise mais longa, você certamente chegará à conclusão de qual das atividades é urgente e qual é importante para você ou seu negócio.

A matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é uma ferramenta que empresas e indivíduos podem usar com sucesso para planejar tarefas diárias e priorizá-las. Isso torna definitivamente mais fácil planejar sua implementação e avaliar o que realmente importa e o que vale a pena focar. É uma ferramenta simples que divide as atividades em quatro categorias:

• Importante e urgente – tarefas a serem concluídas imediatamente
• Importante, mas não urgente – tarefas a serem agendadas para mais tarde
• Urgente, mas não importante – tarefas que podem ser delegadas a outras pessoas
• Não importante e não urgente – tarefas a serem ignoradas

Importante e urgente

Essas são tarefas que exigem que você responda imediatamente. Aqueles que você deve terminar o mais rápido possível e poder seguir em frente. Essas são tarefas que surgem repentinamente, mas devem ser feitas, pois a falha em fazê-lo pode causar interrupções no trabalho futuro. Com o planejamento adequado, a lista de tarefas neste quadrante não será longa e será realmente uma lista de questões urgentes.

Por outro lado, para aqueles que administram mal seu tempo e não planejam seu trabalho regularmente, a lista será muito maior. Um exemplo? Se você agendou consultas médicas regulares, exames de sangue e cuida de uma dieta saudável e uma quantidade adequada de exercícios todos os dias, quaisquer doenças que o deixem indisposto serão realmente raras, e a maioria das pessoas se protegerá completamente delas tomando medidas preventivas. medidas.

Importante, mas não urgente

Este é o lugar para tarefas importantes que não têm um prazo específico. Geralmente estão relacionados a objetivos familiares, profissionais ou de autodesenvolvimento. Na verdade, eles são muito importantes e você pensa neles o tempo todo, mas eles não são estressantes e esperam pacientemente pela implementação.

No entanto, isso não significa que eles devem sempre ser colocados em segundo plano. No quadro maior, é a sua realização que determina mais. Eles afetam a qualidade de nossas vidas, por isso vale a pena dedicar muito tempo a essas tarefas. Completá-los requer muita abnegação. É ainda mais difícil quando você está sobrecarregado com assuntos diários e também porque não recebe uma “recompensa” imediata por eles. As atividades de longo prazo exigem uma grande dose de autoconsciência.

Urgente, mas não importante

Essas são tarefas que estão esperando na fila para serem concluídas. No entanto, eles não são tão importantes que você precise realizá-los sozinho. Isso significa que você pode atribuí-los com sucesso a outros membros da equipe e o resultado final será praticamente o mesmo. Somente fazendo o tempo extra, você terá a capacidade de completar as prioridades sem adiar as outras tarefas.

Não é importante e não é urgente

São atividades que consomem tempo e promovem a procrastinação. Essas são tarefas que devem ser ignoradas. Se houver muitos deles em sua vida, depois de eliminá-los, você definitivamente verá a diferença e descobrirá que tem mais tempo. Tais atividades incluem socialização, pausas para café ou rolagem na Internet e nas mídias sociais.

Estes são comedores de tempo? Certamente. No entanto, isso não significa que eles devem desaparecer completamente da sua vida. São momentos de relaxamento que ajudam a descontrair após um intenso trabalho mental e são essenciais para manter um equilíbrio saudável. Mas quando você analisa seu dia e vê que eles ocupam muito do seu tempo, isso deve ser um sinal claro para você mudar.

Como usar a matriz de Eisenhower?

Essa ferramenta é ótima tanto para planejar um único dia de trabalho quanto para projetos de longo prazo. É uma ajuda eficaz na gestão do tempo que o ajuda a organizar tarefas individuais. Consequentemente, será definitivamente mais fácil para você concluir um determinado projeto. Depois de criar uma lista concreta, você também pode usar outros métodos de gerenciamento de tarefas.

Embora este certamente não seja um método perfeito e não funcione para todos, ele tem uma enorme vantagem. Muitas vezes, você descobre que apenas escrever todas as atividades ajuda a ver quais não são realmente importantes e quais você pode delegar com sucesso aos colegas de trabalho. Em um mundo onde o caos nos cerca e está ficando cada vez mais difícil manter o foco, eliminar as distrações é um bom começo na busca pelo sucesso.

Você acabou de aprender o que é a matriz de Eisenhower. Leia também: Como iniciar o dropshipping na Amazon.

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Autor: Nicole Mankin

Gerente de RH com uma excelente capacidade de construir uma atmosfera positiva e criar um ambiente valioso para os funcionários. Ela adora ver o potencial de pessoas talentosas e mobilizá-las para se desenvolverem.

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