O futuro da ajuda governamental é centrado no ser humano

Nos últimos três anos, muitos governos estaduais e locais fizeram esforços hercúleos para atender às necessidades dos membros de suas comunidades. Além de enfrentarem os impactos em larga escala da pandemia de COVID-19, muitas agências também têm respondido a desastres naturais em rápida evolução e apoiado níveis históricos de investimento federal.

Embora a convergência de todas essas forças tenha intensificado a pressão sobre muitas equipes de governo no curto prazo, este não é um momento isolado. O futuro dos programas do setor público depende da capacidade dos administradores de manter o ímpeto que já criaram.

Mais do que tudo, os eventos recentes destacaram a realidade de que as questões sociais se sobrepõem e se cruzam. À medida que as agências governamentais elaboram programas para atender às necessidades da comunidade, elas devem fazê-lo com essa interconexão em mente. E precisam investir na tecnologia certa — tecnologia que centralize as pessoas e permita mudanças transformadoras.

Os programas de ajuda do governo devem garantir que as pessoas estejam centradas em todo o processo de projeto, construção e implementação. As práticas devem estar enraizadas em experiências da vida real – tanto para a equipe quanto para os membros da comunidade. Em suma, os processos e a tecnologia devem servir as pessoas, e não o contrário.

A tecnologia é uma grande parte dessa transição para uma abordagem centrada no ser humano, e o software de gerenciamento de subsídios é um componente importante. Um bom software de concessão permite que as equipes do governo atendam às necessidades urgentes e de longo prazo da comunidade, abrindo linhas de comunicação e diminuindo a carga administrativa para funcionários e candidatos.

Mas um bom software de gerenciamento de subsídios é mais do que apenas a tecnologia em si. Com o parceiro de software certo, as equipes podem se expandir com eficiência, aproveitando a experiência de profissionais de implementação e suporte que têm experiência na transformação de programas de subsídios e assistência de todos os tamanhos. Essa maior capacidade permite que eles sejam estratégicos na forma como integram a tecnologia, permitindo que mantenham o foco nas pessoas no centro de seu programa.

Um equilíbrio necessário

Para funcionários do setor público, a transformação para uma abordagem centrada no ser humano requer flexibilidade e intenção. As equipes terão que equilibrar o que podem parecer prioridades opostas.

Evolução e conformidade

Não importa o quão ambiciosos sejam os administradores de programas em relação à evolução das práticas, a realidade é que essa evolução deve acontecer dentro das estruturas de conformidade existentes. Não se trata de começar do zero. As equipes do governo devem repetir seus processos para atender melhor às necessidades da comunidade e, ao mesmo tempo, cumprir as regras e regulamentos que sustentam seu trabalho.

Velocidade e equidade

Os administradores do programa devem agir rapidamente, mas nunca à custa da equidade ou da transparência. A simplificação dos processos torna mais fácil para os governos agir rapidamente para atender às necessidades urgentes da comunidade. Mas, à medida que as equipes procuram simplificar a experiência do candidato, elas devem preservar as alavancas de equidade e responsabilidade.

Inovação e confiabilidade

As equipes do governo devem se esforçar para desenvolver novas ideias sem sacrificar a confiabilidade. Ao procurar inovar, eles devem priorizar o fornecimento de uma experiência consistente e confiável para candidatos e funcionários. Eles devem abrir espaço para experimentar, ao mesmo tempo em que adotam soluções comprovadas que podem implementar com o mínimo de interrupção. Eles devem procurar uma plataforma intuitiva, fácil de usar e acessível a todos.

Adotando uma abordagem centrada no ser humano

Não importa o quanto uma equipe governamental esteja comprometida com uma abordagem centrada no ser humano, se a tecnologia não for construída com base nesse mesmo ethos, eles provavelmente terão dificuldades para colocar suas ideias em prática. As soluções de tecnologia corretas atendem às necessidades das equipes governamentais e às realidades da vida real dos membros da comunidade, ao mesmo tempo em que reduzem as chances de abuso ou uso indevido dos fundos.

Inicie e dimensione rapidamente

A implementação dos sistemas certos permite que os governos mantenham aplicações futuras ou programas inteiros em horas ou dias, em vez de semanas ou meses. Essa rapidez é essencial na hora de responder a crises repentinas.

Para muitos governos, elaborar uma resposta à pandemia do COVID-19 foi uma lição de por que é importante ter a tecnologia instalada antes que surja uma necessidade. As agências que ainda não haviam adotado a tecnologia de doações se viram em dificuldades. Muitos estavam mudando de sistemas de gerenciamento baseados em papel ou planilhas para soluções de software em velocidades vertiginosas. Era como tentar construir o avião e pilotá-lo ao mesmo tempo.

Idealmente, a tecnologia não deve apenas acelerar o processo de entrega de ajuda, mas também deve suportar a escalabilidade. Muitos governos locais e estaduais foram encarregados de distribuir o financiamento da Lei CARES, um pacote de ajuda de US$ 2,2 trilhões. Processos que funcionaram para fornecer apoio em pequena escala de repente se mostraram insustentáveis.

As soluções de tecnologia certas capacitam as equipes do governo a criar e executar programas de subsídios e assistência de qualquer tamanho.

Para permitir velocidade e escalabilidade, os administradores do programa devem procurar tecnologias que incorporem automação avançada e ciência de dados. Essas ferramentas permitem que pequenas equipes governamentais maximizem seus esforços, reduzindo o tempo e a energia necessários para lançar e gerenciar programas e, ao mesmo tempo, reforçar a segurança e a acessibilidade.

Não importa a rapidez com que as equipes passem pelo processo de inscrição e revisão, se ainda estiverem imprimindo e enviando cheques em papel, estarão criando um atraso desnecessário em seu processo. A tecnologia deve facilitar a distribuição de fundos digitais para simplificar o trabalho da equipe e agilizar os pagamentos a quem precisa.

Inclua equidade no processo

Quando se trata de subsídios governamentais e programas de assistência, a equidade deve ser um princípio de design fundamental. A tecnologia certa fornece as ferramentas e insights para colocar as intenções em torno da equidade em ação.

A equidade não é uma busca teórica. Tem impacto no mundo real. E as apostas são altas. No nível federal, os líderes da FEMA têm confrontado a realidade de que a raça muitas vezes distorce a ajuda que oferece às vítimas de desastres, com pessoas brancas recebendo consistentemente mais ajuda do que pessoas de cor.

Parte da adoção de uma abordagem equitativa é reconhecer o ônus que uma inscrição representa para aqueles que solicitam fundos. Quer um programa seja direcionado a indivíduos, empresas ou outras agências governamentais, os administradores devem se lembrar de que existem pessoas reais do outro lado do aplicativo. As candidaturas só devem requerer informações absolutamente essenciais, devendo a plataforma facilitar ao máximo o acesso e o preenchimento dos formulários. O processo de solicitação de fundos nunca deve ser tão complicado que desencoraje candidatos qualificados.

Em todos os níveis, os governos estão tomando medidas para apoiar a equidade. Com a Iniciativa Justice40, o governo federal estabeleceu uma meta de direcionar 40% dos investimentos climáticos para comunidades carentes. Para ajudar as equipes a se envolverem com metas como essa, a tecnologia deve capturar os dados necessários para avaliar e melhorar os programas, ao mesmo tempo em que facilita todos os relatórios e auditorias necessários.

Integre novas soluções com tecnologia existente e familiar

No setor público, é importante que a tecnologia simplifique a experiência de todos, tanto das pessoas que executam os programas quanto dos membros da comunidade que se beneficiam deles. Para muitas equipes governamentais, isso significa que qualquer nova solução deve se integrar bem aos sistemas existentes.

As equipes devem procurar criar uma experiência perfeita para candidatos, funcionários e outras partes interessadas usando um software intuitivo e fácil de usar. A interface da tecnologia precisa ser moderna e familiar. As pequenas coisas importam aqui. As ferramentas devem ser de arrastar e soltar e os candidatos precisam ser capazes de iniciar, salvar e retornar a um aplicativo sem perder o trabalho. Se imagens ou documentos fizerem parte do aplicativo, os candidatos devem poder usar seu telefone para capturar uma imagem e as equipes de revisão devem poder visualizar os arquivos sem baixá-los.

A tecnologia também precisa permitir a colaboração em tempo real – tanto para os candidatos, que podem estar trabalhando com colegas ou colegas, quanto para a equipe do governo, que precisa coordenar esforços durante todo o processo de revisão.

Reduza a fraude e o erro humano sem sobrecarregar os candidatos

A fraude desvia recursos essenciais das pessoas que precisam deles, prejudicando os esforços para melhorar as comunidades. O software certo dá às equipes do governo a capacidade de lidar com fraudes sem afastá-las do importante trabalho de criar e gerenciar seus programas.

A fraude não só pode distorcer os resultados, mas também corroer a confiança do público nos processos e instituições, colocando em risco programas futuros. Veja os recentes escândalos em torno dos empréstimos do PPP, que representaram US$ 80 bilhões em roubo de fundos de ajuda da COVID. Quando os eleitores e funcionários eleitos veem esse tipo de apropriação indébita, eles hesitam muito mais em apoiar gastos assistenciais em larga escala no futuro.

Para lidar efetivamente com a fraude, os governos devem procurar parceiros de tecnologia e consultoria que adotem uma abordagem informada e centrada no ser humano para entender a intenção principal dos programas. Se os parceiros não fizerem um esforço para entender o contexto mais amplo de por que um programa existe, eles lutarão para eliminar a fraude sem sobrecarregar os candidatos.

Mais uma vez, voltamos à ideia de equilíbrio. Eliminar a fraude e o erro humano é essencial, mas se as salvaguardas em vigor dificultam a inscrição de candidatos qualificados, é como cortar uma macieira para salvar a fruta.

A equipe do governo deve procurar uma tecnologia que possa ajudar a combater a fraude sem adicionar etapas complicadas ao processo de inscrição. Verificações de segurança simples, mas eficazes, podem ser incrivelmente úteis aqui. Por exemplo, questionários de autenticação baseados em conhecimento verificam as identidades dos candidatos fazendo com que eles respondam a algumas perguntas de múltipla escolha, como a quais endereços ou veículos eles foram associados. Outra opção é a verificação instantânea de identidade com foto, na qual uma ferramenta confirma que a identidade emitida pelo governo do candidato corresponde a uma selfie tirada em tempo real.

Embora receba menos atenção do que a fraude, o erro humano pode ser um grande problema, especialmente para equipes que lidam com grandes volumes de aplicativos. É fácil cometer erros quando você tem milhares ou dezenas de milhares de formulários para revisar. A automação tira a pressão. A tecnologia certa pode eliminar o trabalho automatizando tarefas como verificação de dados de formulários de impostos ou análise de imagens. A pontuação automatizada pode evitar que as equipes do governo tenham que realizar cálculos complexos enquanto revisam os aplicativos.

Com a tecnologia certa, não há necessidade de fazer concessões. A experiência pode ser fácil e direta para todos, ao mesmo tempo em que garante que as verificações e controles corretos estejam em vigor para evitar fraudes e erros humanos.

O futuro é construído em parcerias

As agências governamentais em todo o país estão em um momento crucial. Eles têm ímpeto — agora é só canalizar esse ímpeto para uma mudança transformadora e de longo prazo. É hora de adotar uma abordagem centrada no ser humano e investir em tecnologia e recursos que apoiem essa busca.

As parcerias são fundamentais. Em todo o setor privado, filantropia e entidades governamentais, as coalizões estratégicas são o que permite que as equipes atendam indivíduos e comunidades.

É por isso que estamos entusiasmados com a nova colaboração entre a Submittable e a BDO. Juntos, criamos um serviço abrangente de gerenciamento de subsídios sob medida para organizações do setor público.

Este novo serviço conjunto fornece o software robusto e o suporte de implementação experiente necessário para ajudar a proteger os programas de subsídios contra recuperações, agilizar a prontidão de auditoria do governo e manter a documentação em andamento. Com ferramentas fáceis de usar, automações poderosas e serviços abrangentes, o BDO e o Submittable ajudam a tornar a administração de subsídios mais fácil, escalonável e mais eficaz para agências governamentais.

Com uma visão conjunta de um futuro centrado no ser humano, a Submittable e a BDO estão posicionadas para apoiar governos de todos os tamanhos à medida que procuram evoluir.