Estratégia de melhoria contínua – o que é a filosofia kaizen no contexto do desenvolvimento profissional?

A filosofia kaizen é um método de gestão derivado da cultura japonesa. Inicialmente aplicado no contexto do funcionamento social, família e desenvolvimento pessoal, acabou por se espalhar para o mundo dos negócios – de pequenas empresas a corporações. Como você pode usar essa estratégia de desenvolvimento profissional para melhorar o desempenho da sua empresa e atingir seus objetivos mais rapidamente? Vamos descobrir!

o que é a filosofia kaizen no contexto do desenvolvimento profissional? - índice:

1. O que é a filosofia kaizen?
2. Princípios da filosofia Kaizen
3. Filosofia Kaizen na estratégia de desenvolvimento profissional
4. Exemplos de aplicação Kaizen
5. Como implementar uma estratégia de melhoria contínua?
6. Por que a filosofia kaizen nem sempre funciona?
7. A filosofia Kaizen – resumo

O que é a filosofia kaizen?

Kaizen é um conceito baseado na ideia de melhoria contínua de vários processos dentro de uma empresa. É um termo formado por 2 palavras – kai, que significa mudança, e zen, que significa melhor, que pode ser interpretado como mudança para melhor. Ele enfatiza a necessidade de planejamento sistemático, implementação e análise, devido às mudanças dinâmicas nas indústrias e na concorrência. Uma possível área de aplicação dessa estratégia diz respeito aos recursos humanos e ao desenvolvimento profissional dos funcionários.

Princípios da filosofia Kaizen

A atitude kaizen aplica-se a todos os aspetos relacionados com o funcionamento da empresa – processos, produtos ou serviços, pessoal, etc. Os seus princípios gerais, que devem ser implementados como parte desta estratégia, são:

• Transparência

Uma empresa deve informar cada funcionário sobre os dados ou efeitos de todas as melhorias. Deve também realizar pesquisas com ferramentas que demonstrem a confiabilidade de seus resultados.

• Valor para o cliente

Todas as ações tomadas devem ter em mente a satisfação de nossos clientes, pois é por meio deles que podemos atingir nossos objetivos de negócio. Tenha sempre em mente que os produtos ou serviços oferecidos precisam agregar valor para o consumidor e gerenciar os processos operacionais de forma a eliminar elementos desnecessários.

• Reduzindo o desperdício

Refere-se ao princípio anterior – os resultados do trabalho devem criar valor acrescentado. Isso requer a remoção do consumo indevido de recursos (financeiros, materiais, etc.).

• caminhada gemba

A administração deve reconhecer e compreender a localização e as condições associadas ao local de trabalho. Por exemplo, no caso da exploração de uma loja online, pode ser o serviço de atendimento ao cliente, armazém, etc. (isto também depende da dimensão e âmbito do negócio em questão), o que requer visitas pontuais. A ideia é ter uma visão geral dos processos operacionais que estão ocorrendo, porém, não apenas para fazer cumprir as funções desempenhadas pelos funcionários, mas para se comunicar abertamente e encontrar e resolver possíveis problemas.

• Fortalecendo o sentimento de pertencimento

Funcionários que se comunicam claramente uns com os outros e estabelecem relações de colaboração com a administração estarão mais comprometidos com a melhoria da empresa.

Filosofia Kaizen na estratégia de desenvolvimento profissional

Os funcionários são ativos valiosos de uma empresa, que contribuem muito para o alcance dos objetivos da empresa. Assim, a forma como os recursos humanos são geridos e eficazmente motivados desempenha aqui um papel importante. O Kaizen enfatiza o papel de engajar todos os membros da equipe na vida da empresa, que possuem um grande potencial dentro de si. Podemos distinguir vários modelos que contribuem para a concretização de uma estratégia de melhoria contínua:

3M

O diagrama 3M refere-se às palavras muda, mura e muri, que são consideradas obstáculos para alcançar o kaizen e dificultam a boa execução dos processos. Eles são colocados juntos porque, geralmente, a ocorrência de um se deve à presença dos outros dois. Conhecendo as razões individuais da presença dos constrangimentos, a estratégia de gestão deve procurar removê-los (nem sempre é possível) ou pelo menos reduzir o seu impacto.

• Muda – refere-se ao desperdício de recursos, que pode se manifestar na superprodução (fazer produtos que não estão em demanda no momento; focar muito no planejamento ao invés da ação; escrever e-mails muito longos, elaborados, etc.), segurando excesso de estoque, o que gera custos adicionais; interromper a continuidade do trabalho, realizando treinamentos desnecessários; não aproveitar a competência e o potencial dos funcionários, etc.
• Mura – desigualdade que se manifesta pela falta de padrões de trabalho estabelecidos ou incompreensíveis nas instruções dadas, distribuição desigual de tarefas, sazonalidade da indústria, ritmo variável de trabalho, etc.
• Muri – sobrecarga, que é resultado, por exemplo, de esforço excessivo – horas extras, monotonia do trabalho, excesso de funções/tarefas a serem executadas, ritmo acelerado de trabalho, etc.

5S

Já mencionamos o princípio 5S em um artigo anterior, então se você ainda não sabe o que é, não deixe de ler.

PDCA

Investir no desenvolvimento sustentável dos funcionários requer algum tipo de verificação para saber se é eficaz. Pode ser útil conhecer o ciclo PDCA, que é um acrônimo para Plan (planejar), Do (implementar), Check (verificar) e Act (agir).

1. PLANO

Envolve o estabelecimento de metas com foco em estratégias de aperfeiçoamento dos funcionários.

2. FAZER

Agir para atingir metas predeterminadas.

3. VERIFICAR

As mudanças feitas devem ser avaliadas para ver se cumpriram sua função, que efeitos tiveram e que lições aprenderam.

4. AGIR

O desenvolvimento de uma estratégia de desenvolvimento profissional é considerado uma garantia de maior envolvimento dos colaboradores e melhor qualidade das suas funções. Isso inclui não apenas a designação clara e precisa de deveres e regras de conduta, mas, acima de tudo, a oportunidade de melhorar as habilidades dos trabalhadores. Ainda assim, encontrar certas deficiências que podem limitar o desenvolvimento pode ocorrer durante os estágios iniciais. Identificá-los é a premissa para organizar treinamentos temáticos para atender às necessidades dos integrantes da equipe.

Exemplos de aplicação Kaizen

TOYOTA

A Toyota é considerada pioneira na abordagem kaizen, a primeira empresa a incorporar essa filosofia em sua estratégia de gestão e tem ganhado muito com isso. A administração reconheceu, com razão, que eles nem sempre eram infalíveis, por isso fazia sentido encorajar os subordinados a propor soluções e a se envolverem mais. Os funcionários foram pagos em troca de ideias para melhorar os processos da empresa. É importante ressaltar que esta não foi uma iniciativa única, mas em cada estágio do desenvolvimento da Toyota, houve uma oportunidade de compartilhar suas opiniões e percepções.

Os já citados modelos 3M, 5S e PDCA foram introduzidos nesta mesma empresa para reduzir custos e aumentar ao máximo a produtividade.

MASTERFOODS POLÔNIA

Já na filial polonesa da Masterfoods, a introdução do cargo de especialista em melhoria contínua pode ser vista como um sotaque japonês da filosofia kaizen. As equipes individuais têm a oportunidade de participar dos cursos de treinamento de gestão kaizen para trocar experiências e melhor poder implementar mudanças positivas. Quando os cargos são eliminados, os funcionários não são demitidos, mas são feitos esforços para oferecer a eles uma vaga em outro cargo na atual empresa. Ela também opera um programa de propostas de funcionários, que permite que os funcionários comuns venham à mesa e aprendam sobre suas perspectivas e ideias. Os melhores são recompensados ​​na forma de bônus, etc.

Como implementar uma estratégia de melhoria contínua?

A questão-chave para a introdução bem-sucedida de uma estratégia kaizen é identificar os problemas existentes na empresa e desenvolver procedimentos que os eliminem. Que ações você pode tomar nessa direção?

1. Aumentar a conscientização

Quando você implementa um novo conceito, a conscientização dos funcionários é essencial para colocá-lo em prática. O mesmo vale para o kaizen. Faça com que os membros de sua equipe entendam como a estratégia kaizen será aplicada.

2. Esclareça seus objetivos

A equipe precisa de um caminho para onde e como deve ir. Metas bem definidas focam a atenção nas ações corretas.

3. Colaborar

Você pode realizar uma discussão ou brainstorm com sua equipe para obter o ponto de vista de seus membros. As soluções propostas podem ajudar a aumentar a eficiência do trabalho diário e otimizar recursos. Dado que tiveram voz nas decisões finais, estarão mais dispostos a se adaptar às novas condições.

4. Peça feedback e aceite críticas

Incentive as pessoas a fazerem perguntas, compartilhem opiniões sobre as ações tomadas e não tenham medo de críticas (mas devem ser construtivas). Tenha em mente o objetivo de melhoria contínua.

5. Reduzir o desperdício

Livre-se das barreiras que limitam a eficiência da empresa – desperdício de recursos, desigualdade e sobrecarga (3M).

6. Determine as competências dos funcionários

Conhecendo as habilidades de cada membro da equipe, você pode atribuir a eles as tarefas mais adequadas a eles e atingir seus objetivos. Ele também fornecerá informações sobre quais lacunas existem em suas habilidades e, com base nisso, apresentará um plano de treinamento e workshops. Considere o orçamento que você pode alocar para esta iniciativa.

Por que a filosofia kaizen nem sempre funciona?

Implementar essa filosofia no estilo de gestão de uma pessoa não é uma tarefa fácil. Muito depende da atitude dos superiores, bem como dos subordinados. A melhoria contínua deve basear-se no diálogo e na livre expressão de opiniões e não, como por vezes acontece, em dar ou cumprir ordens. As ideias devem vir principalmente de pessoas que conheçam as especificidades do trabalho e tenham experiência nele. As consequências de uma estratégia de melhoria contínua mal aplicada são, por exemplo.

• Natureza de curto prazo das mudanças, a organização volta aos velhos hábitos depois de algum tempo;
• As soluções impostas pela gestão são ressentidas pelos funcionários;
• Pouco envolvimento dos subordinados em melhorias reais.

A filosofia Kaizen – resumo

Implementar a filosofia kaizen em sua empresa é um desafio. As reformas exigem não apenas dar os passos certos, mas, acima de tudo, uma mudança no pensamento e na percepção do trabalho. Focar apenas nos efeitos e resultados pode ser desastroso, então você tem que focar na qualidade e na melhoria sistemática dos processos. Essa abordagem flexível é necessária especialmente agora, quando apenas aquelas entidades que podem responder a mudanças dinâmicas e modernização têm uma razão de ser no mercado.

Leia também: Como implementar o Agile na sua empresa?

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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