O método OHIO de gerenciamento de documentos e e-mails

Última atualização em 27 de janeiro de 2022

As interrupções são uma merda. Eles arruínam nosso fluxo de trabalho e rotinas e muitas vezes atrapalham nossos dias de trabalho produtivos. As interrupções espreitam em todos os cantos do trabalho – desde telefonemas inesperados com clientes até reuniões improvisadas para discutir assuntos importantes. Nosso maior trunfo para nos ajudar a ser produtivos também é o maior impedimento para que nosso trabalho seja feito com eficiência e sem interrupção – nossos computadores e, especificamente, nosso gerenciamento de e-mail.

Como descobri o método OHIO para gerenciamento de e-mail

Recentemente, eu estava ouvindo um podcast durante minha viagem matinal para o trabalho. Embora eu normalmente ache este podcast específico perspicaz e informativo, um episódio recente realmente chamou minha atenção. Se você for como eu, sua caixa de entrada no trabalho está completamente inundada com e-mails que vão desde cartas de outras empresas apresentando seus serviços a clientes informando sobre preocupações importantes a memorandos departamentais que não podem ser ignorados. O tópico explicado no podcast que atingiu como um Buckeye na cabeça foi o método OHIO de gerenciamento de e-mail.

O método OHIO de gerenciamento de e-mail significa ONLY HANDLE IT ONCE . Essencialmente, uma vez que você veja o e-mail em sua caixa de entrada, lide com ele imediatamente se for necessário, tratado mais tarde. Como o narrador do podcast, Ken Knorr explicou: “Se você tiver tempo para abrir o e-mail, terá tempo para uma resposta rápida ou arquivamento apropriado”. A maneira como eu estava lidando com meu e-mail anteriormente (como imagino que muitos de vocês fazem) era olhar para ele e, se fosse necessário removê-lo, a mensagem inconsequente seria excluída imediatamente. Caso contrário, diria a mim mesmo que voltaria ao e-mail mais tarde e faria algo mais apropriado com a mensagem – respondendo ou catalogando/arquivando.

Por que o gerenciamento de e-mail é importante

De acordo com o MNC Consulting Group, 80% do correio recebido pode ser imediatamente alocado para trituração ou reciclagem. Isso significa que apenas 20% dos e-mails e mensagens que recebemos diariamente precisam ser alocados em outro lugar ou salvos para uso/ação futura.[1]

Um artigo recente na Money Magazine explicou o e-mail desta forma:

“Penso na caixa de entrada como um jardim de flores (fique comigo aqui). Seus e-mails essenciais são as flores de seus clientes, prospects, supervisor, etc. As ervas daninhas são os boletins informativos, lixo eletrônico e e-mails já lidos que chocam suas flores… Você não pode ver as flores através das ervas daninhas .”[2]

O que o método OHIO enfatiza que fazemos é tomar a ação apropriada para o e-mail ali mesmo. Como o podcast explicou, como o método é incorporado e usado diariamente, torna-se uma maneira eficiente e produtiva de distribuir tempo para o que de outra forma pode ser uma tarefa demorada e dispendiosa.

Vamos examinar como organizar usando o método OHIO de gerenciamento de e-mail

• Arquivamento – Estes são os e-mails e mensagens que precisam ser salvos e arquivados para uso posterior. Em alguns casos, esses e-mails precisarão ser incorporados ao sistema de recursos de informação da organização. Em outros casos, eles podem simplesmente ser salvos na caixa de entrada do indivíduo, para nunca mais serem excluídos. Algumas organizações preferem que seus funcionários nunca excluam nada – o que permite que todas as informações em seus e-mails sejam pesquisáveis ​​e acessíveis.
• Leitura – São e-mails cujo conteúdo você pode (e deve!) acompanhar quando tiver um minuto livre para lê-los. Esses e-mails podem ser examinados em qualquer lugar – pausas para almoço, no trem ou melhor ainda – durante uma determinada parte do seu dia, de preferência no final do dia de trabalho, quando você tem menos distrações e a capacidade de agir rapidamente .
• Roteamento – Em outras palavras, encaminhamento. Estes são e-mails que você não precisa encher sua caixa de entrada ou pastas, mas podem ser úteis para um colega. Se a mensagem puder ser útil para outra pessoa, entregue-a – caso contrário, livre-se dela e não a deixe acumular poeira em sua caixa de entrada.
• Ação – Estes são os e-mails que incluem algo que deve ser feito – sua lista de 'a fazer'. Tenha uma pasta separada em seu programa de e-mail para colocar instantaneamente esses e-mails quando estiver revisando sua caixa de entrada. Abra esta pasta diariamente e certifique-se de concluir as tarefas e ações listadas. Esvazie a pasta e comece o dia seguinte com uma pasta de ação vazia para preencher e executar.

Dependendo do local de trabalho e da situação, essas quatro pastas podem ser pastas físicas colocadas em sua mesa e usadas quando uma correspondência chega à sua mesa. No entanto, na maioria dos casos, esse sistema pode ser empregado criando quatro “pastas” em seu servidor de e-mail desktop.

Incorporar o OHIO significa que não precisamos passar o mouse constantemente sobre nossas caixas de entrada esperando ansiosamente que nossa próxima mensagem ilumine nossa tela. Você sabia que uma pessoa comum verifica seu e-mail 15 vezes por dia?[3] O método OHIO sugere que verifiquemos nosso e-mail apenas algumas vezes por dia. Desta forma, há mais mensagens para agir ali mesmo. Claro, outro benefício disso é que há mais tempo economizado fazendo coisas importantes, em vez de verificar nossa caixa de entrada a cada poucos minutos para ver as mensagens com as quais não vamos fazer nada de qualquer maneira.

Gostei particularmente do conselho de Mark Murphy para produtividade no trabalho:

“… para começar, faça uma pausa de 2 horas no e-mail. E então, nessas 2 horas, execute seus 1-2 projetos mais importantes. Tranque a porta, saia do escritório, caminhe até o seu café favorito, faça o que tiver que fazer para ter as 2 horas mais produtivas do seu dia.”[4]

O método OHIO é uma maneira simples e rápida de aumentar a produtividade e economizar tempo valioso ao gerenciar uma rotina ocupada e complicada de tarefas, projetos e comunicação no trabalho. Como um dos meus gerentes me apontou recentemente, você é menos ativo e eficiente quando tem pequenos pensamentos ou preocupações incomodando você na parte de trás da sua cabeça. Se sentir que preciso ficar de olho constantemente no meu e-mail e responder imediatamente, interromper meu fluxo ou, finalmente, não fazer nada produtivo com eles até que eu “circule de volta” para eles não está me deixando lento durante o dia de trabalho, não posso pense em um exemplo melhor.

Como resultado de ouvir o podcast durante minha viagem matinal, posso atestar que o método OHIO está funcionando para mim. Eu encorajo você a experimentar e contar aos outros sobre isso. Veja quanto tempo você e seus funcionários podem economizar no gerenciamento de documentos e e-mails e sejam mais produtivos ou atentos às inúmeras tarefas que todos temos durante nossos dias de trabalho.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38