A única coisa que muitos empreendedores esquecem de fazer
Publicados: 2018-05-14Empreendedores sobrecarregados se beneficiariam muito ao desenvolver um plano de operações acionável para seus negócios
Muitas empresas de rápido crescimento estão funcionando na velocidade da luz, conquistando novos clientes, lidando com atendimento ao cliente, ajustando preços de produtos, fazendo promoções on-line, gerenciando funcionários e pagando suas contas. Isso força muitos empreendedores a trabalharem longas horas no combate a incêndios diariamente e se concentrarem menos em planos sustentáveis de longo prazo para a empresa.
Existe uma maneira melhor?
Empreendedores sobrecarregados se beneficiariam muito com o desenvolvimento de um plano de operações acionável para seus negócios. Este é um documento atualizado com frequência que abrange estratégia e processos para tecnologia, pessoas, capital/finanças, vendas e marketing e, se aplicável, cadeias de suprimentos, logística e P&D.
No mínimo, uma empresa deve documentar todos os processos de suporte, como recursos humanos, folha de pagamento e contabilidade.
Como começar?
A primeira coisa a fazer é criar um diagrama de fluxo de trabalho de todos os processos da empresa, incluindo vendas, produção, atendimento ao cliente, gerenciamento de fluxo de caixa etc.
Este exercício precisa ser feito por cada chefe de divisão e pode ajudar a identificar falhas e gargalos na cadeia. Um plano de ação para melhorar esses processos pode então ser desenvolvido. Uma vez definido o plano de ação geral, cada divisão deve identificar as atividades semanais, mensais e trimestrais que precisam gerenciar para garantir que contribuam para sua execução.
No estágio inicial, à medida que as operações da empresa estão sendo otimizadas, esse plano precisa ser revisado mensalmente e ajustado à medida que o desempenho dos negócios melhora. Uma vez estabilizadas as operações, este plano pode ser revisto trimestralmente.
Algumas empresas podem optar por ter dois planos, um para operações do dia a dia e outro para objetivos estratégicos de longo prazo. No entanto, ambos precisam estar vinculados para garantir que as operações diárias permitam a execução de planos de longo prazo. Além disso, nenhum plano de operações pode ser bem-sucedido sem levar em consideração os 2 Ps; Pessoas & Processos.
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Pessoas
Certificar-se de contratar as pessoas certas parece um conselho óbvio, mas o que pode não ser óbvio é o que “certo” realmente significa para sua empresa.
Muitas vezes, os empreendedores contratam pessoas com base em como se sentem à vontade com elas, e não com experiência comprovada no trabalho que devem fazer. Além disso, um funcionário que trabalha bem em uma determinada função pode não se sair tão bem quando transferido para outra função.
Por exemplo, as habilidades para ser um grande vendedor e um grande gerente de vendas são bem diferentes. Idealmente, o empreendedor deve ter uma forte compreensão das habilidades necessárias para uma função específica e, em seguida, nomear pessoas que tenham sucesso comprovado na execução de uma função semelhante.
Com as pessoas certas no lugar, o próximo passo é deixar claro para a equipe o que se espera deles usando parâmetros mensuráveis baseados em tempo. Deve haver reuniões semanais em cada divisão e uma reunião em toda a empresa todos os meses para acompanhar o progresso.
Os empreendedores devem incentivar os membros de sua equipe a se sentirem à vontade para dar feedback, especialmente quando seus pontos de vista não coincidem com os do empreendedor. É importante gerenciar esse processo sem ego e estar constantemente disposto a procurar melhores maneiras de alcançar os objetivos.
Nos estágios iniciais do crescimento de uma empresa, os próprios empreendedores lidam com grande parte do gerenciamento de operações. No entanto, à medida que uma empresa cresce, é importante contratar um gerente-chave que se aproprie de todas as operações da empresa do início ao fim, deixando o empreendedor livre para se concentrar em tarefas que ajudem no crescimento da organização.
Processos
Uma vez que as pessoas certas estejam no lugar, a equipe deve analisar com atenção os processos atuais da empresa e identificar as lacunas.
O empreendedor deve estar disposto a descartar atividades que não agregam valor à empresa independentemente do sentimento. Usar um processo de decisão baseado em dados ajudaria nisso, pois os números não mentem.
Novos processos devem ser documentados de forma clara e compartilhados em toda a empresa para que todos os membros da equipe estejam cientes do que precisam fazer. Isso também facilita a integração de novos funcionários.
Incentivar a transparência dentro e entre os departamentos garante que todos os membros da equipe trabalhem juntos de forma eficaz e que as informações não sejam mantidas em silos. Usar softwares de colaboração como Slack, Basecamp ou [email protected] pode ajudar a quebrar barreiras.
Embora os processos criados sejam úteis para gerenciar os pontos problemáticos de hoje, é importante ficar de olho no que será esperado da empresa à medida que ela cresce e construir a base dos processos que seriam necessários para essas atividades futuras.
Continue aprendendo
Gerenciar as operações da empresa é um processo sem fim, e os empreendedores devem se manter a par de novas ideias que possam ajudá-los a continuar criando novas eficiências. Alguns livros úteis sobre operações que valem a pena serem lidos são The Goal de Eliyahu Goldratt, Execution de Ram Charan e The Checklist Manifesto de Atul Gawade.
Juntar-se a redes de empreendedores também é uma ótima maneira de os empresários desenvolverem novas ideias aprendendo com as experiências dos colegas.
A conclusão é que lidar com as operações do dia a dia da empresa pode não parecer tão glamoroso quanto planejar uma estratégia ou encontrar parceiros em potencial, mas esse é um aspecto fundamental que nenhum empreendedor pode ignorar.