Como definir o escopo de um projeto e evitar o aumento do escopo? | #36 Introdução ao gerenciamento de projetos

Publicados: 2023-02-23

Antes mesmo de o ciclo de vida do projeto começar, o gerente de projeto pensa sobre o escopo do projeto. Ele analisa os requisitos e expectativas do cliente, justapõe-os com os recursos disponíveis e confronta-os com restrições de tempo. Como resultado, ele pode definir bem o escopo do projeto. No entanto, mesmo um desempenho exemplar dessa tarefa não é garantia de que o escopo do projeto crescerá excessivamente durante a implementação. Então, como definir bem o escopo do projeto e evitar o aumento do escopo?

Como definir o escopo de um projeto e evitar o aumento do escopo? - índice:

Introdução
Definindo o escopo do projeto
Entendendo os requisitos
Estrutura Analítica do Trabalho (WBS)
Prioridades para tarefas arriscadas
O Último Momento Responsável (LRM)
Como evitar o aumento do escopo?
Resumo

Introdução

De acordo com o PMBOK, o escopo do projeto é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas”. Para que o resultado do projeto atenda às expectativas das partes interessadas e o próprio projeto seja bem-sucedido, você deve definir o escopo com a maior precisão possível.

Definindo o escopo do projeto

O Gerente de Projeto deve verificar desde o início se o projeto planejado definiu claramente as seguintes áreas:

requisitos comerciais e técnicos das partes interessadas,
estrutura da divisão do trabalho,
prioridades para as tarefas de maior risco, ou seja, aquelas que são mais inovadoras ou ocorrem pela primeira vez,
acordado com as partes interessadas sobre uma abordagem de “último momento responsável” (LRM, Last Responsible Moment).

Vejamos quais perguntas um Gerente de Projetos deve responder ao definir cada uma delas.

Entendendo os requisitos

O gerente de projeto deve responder às seguintes perguntas, desempenhando o papel de uma parte interessada por um momento:

Quais são os benefícios financeiros e não financeiros deste projeto? – Os benefícios financeiros podem se referir às vendas do produto ou serviço criado no projeto. No entanto, o benefício também pode ser a melhoria da imagem da empresa, a eficácia do onboarding ou a implementação de um novo software para facilitar a gestão de projetos, como o Firmbee.
Quem será afetado pela implementação do projeto? – A implementação do projeto envolve mudanças dentro e fora da organização. Portanto, vale a pena fazer perguntas mais específicas:

a. A implementação das tarefas do projeto exigirá reorganização dentro da empresa, alterando as responsabilidades dos funcionários, contratando novas pessoas ou trabalhando com freelancers?

b. Os resultados do projeto serão visíveis no espaço público e terão impacto na comunidade local?

c. Quem se beneficiará com sua implementação?

A quais necessidades os resultados do projeto devem atender?
Que especificações técnicas devem ter os resultados do projeto?

Estrutura Analítica do Trabalho (WBS)

Criar uma estrutura para a divisão do trabalho em um projeto envolve responder a perguntas organizadas hierarquicamente:

Qual é o principal objetivo da implementação do projeto?
Quais são os objetivos específicos?
Em que tarefa se dividem os objetivos específicos?
Quando as metas e objetivos devem ser alcançados?
Quais especialistas serão encarregados de cada um deles?

Apenas o objetivo principal deve permanecer completamente inalterado. Por outro lado, as respostas às questões 2 a 5 são detalhadas e esclarecidas no decorrer do projeto.

Prioridades para tarefas arriscadas

As questões mais importantes sobre tarefas arriscadas estão relacionadas à sua identificação precisa e à determinação de como as áreas de risco podem afetar o escopo do projeto.

Quais tarefas têm o maior risco de falha?
De que fatores depende o sucesso de cada uma dessas tarefas? Pode ser a disponibilidade de materiais, especialistas ou, no caso de projetos de P&D, os resultados difíceis de prever de pesquisas e experimentos, como a curva de melhoria da precisão de um modelo de inteligência artificial durante o aprendizado de máquina.
Que impacto o fracasso desta tarefa terá no restante do projeto?
Como o desempenho prolongado dessa tarefa afetará a capacidade de atingir a meta do projeto?
Em quanto podemos aumentar o escopo do projeto para realizar essa tarefa?

O Último Momento Responsável (LRM)

A priorização de tarefas está intimamente relacionada ao princípio do Último Momento Responsável (LRM), também conhecido como o princípio do momento menos oportuno.

É uma estratégia de minimização de riscos de adiar tarefas até que seja mais arriscado continuar adiando-as do que concluí-las imediatamente. Evita o desperdício de esforços quando uma tarefa se torna desnecessária ou são feitas alterações nos objetivos ou requisitos do projeto.

Esse princípio, derivado da metodologia Lean, também se aplica a decisões conclusivas para o projeto e difíceis de mudar, como:

Aquisição de equipamentos especializados que serão necessários para as etapas posteriores da implementação do projeto,
Desenhar a estrutura dos objetivos a serem cumpridos pelas tarefas a serem realizadas.

As perguntas que um gerente operando de acordo com o princípio LRM deve se fazer podem ser formuladas da seguinte forma:

É necessário começar a trabalhar na tarefa já?
O que acontece se eu adiar a tarefa?
Quais serão as consequências de tomar uma decisão tarde demais?
Quais poderiam ser as consequências de tomar uma decisão muito cedo? Por exemplo, descobrir mais tarde que é desnecessário ou que os requisitos mudaram, a solução não é utilizada ou o valor do negócio tornou-se obsoleto.

Como evitar o aumento do escopo?

Mesmo os projetos mais bem planejados tendem a crescer (desvio de escopo) durante sua implementação, por exemplo, um produto que originalmente deveria ter dois recursos agora repentinamente terá seis. Para evitar isso, o gerente de projeto deve estabelecer um escopo seguro com as partes interessadas. A base para minimizar o aumento do escopo do projeto é – além de definir o escopo das tarefas e expectativas de negócios – a comunicação contínua com a equipe e as partes interessadas. No entanto, as defesas mais importantes contra o aumento do escopo são:

Um cronograma bem elaborado,
Uso eficiente de software de agendamento de tarefas e comunicação com a equipe,
Informar todas as partes interessadas sobre as principais mudanças no projeto.

Também vale lembrar que evitar o aumento do escopo é um processo contínuo. Portanto, o escopo do projeto precisa de monitoramento e controle regulares, e o Gerente de Projeto deve ficar parado para reagir rapidamente e tomar decisões quando surgirem situações que possam levar ao aumento do escopo.

Resumo

O escopo do projeto é um elemento-chave de um projeto bem planejado, pois define claramente o que deve ser implementado e o que não está incluído no projeto.

A tarefa do gerente de projeto, portanto, é definir o escopo do projeto antes do início do trabalho:

Análise das necessidades e expectativas do cliente,
Justapondo-os com os recursos disponíveis, e
Confrontando restrições de tempo.

No entanto, mesmo um escopo de projeto bem definido pode mudar durante a implementação. Para evitar a expansão do escopo do projeto, conhecida como ampliação do escopo, atenha-se a uma estrutura analítica do projeto, priorize cuidadosamente as tarefas arriscadas e use uma abordagem de “último momento responsável”.

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Autora: Caroline Becker
Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.
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