Gestão do tempo em projeto | #43 Introdução ao gerenciamento de projetos

Publicados: 2023-03-13

A gestão eficiente do tempo em um projeto é crucial para o seu sucesso. No entanto, de acordo com uma pesquisa do PMI de 2021, apenas 55% dos projetos são concluídos no prazo. Na maioria das vezes, os gerentes de projeto enfrentam problemas devido a cronogramas irrealistas, falta de flexibilidade ou ferramentas inadequadas. Afinal, o gerenciamento de tempo é sobre planejamento, monitoramento e controle do tempo do projeto, enquanto o gerente de projeto é responsável por definir metas e estabelecer prioridades para garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo.

Gestão do tempo no projeto – sumário:

  1. Introdução
  2. O que é gerenciamento de tempo em um projeto?
  3. Problemas de gerenciamento de tempo no projeto
  4. Métodos de gerenciamento de tempo do projeto
  5. método de Pareto
  6. método ABC
  7. método Eisenhower
  8. Resumo

Introdução

Os projetos precisam ser concluídos dentro de um determinado prazo, de acordo com um cronograma definido, para não incorrer em perdas e representar uma ameaça para a organização. A mudança de prazos gera custos adicionais, afeta outras tarefas da empresa e leva ao acúmulo de tarefas e ao rápido aumento da complexidade dos projetos. Então, como abordar bem a gestão do tempo em um projeto que já está na fase de planejamento?

O que é gerenciamento de tempo em um projeto?

A gestão do tempo em um projeto tem tudo a ver com:

  • planejamento,
  • monitoramento, e
  • monitoramento contínuo do cronograma de tarefas individuais e sub-objetivos.

O gerente de projeto deve definir metas e estabelecer prioridades para garantir que o projeto permaneça dentro do cronograma. Para tanto, o Gerente de Projeto deve planejar cuidadosamente cada etapa do projeto, levando em consideração o tempo necessário para cada atividade e os obstáculos mais prováveis ​​para sua conclusão.

Problemas de gerenciamento de tempo no projeto

Os problemas de gerenciamento de tempo mais comuns em um projeto são:

  1. Cronogramas irreais – especialmente quando se trabalha com uma nova equipe ou em um campo de alto risco, criar um cronograma preciso e definir marcos realistas requer experiência e é muito difícil; portanto, é comum a criação de cronogramas durante o planejamento do projeto impossíveis de serem executados no tempo previsto.
  2. Falta de flexibilidade – A falta de flexibilidade é um prazo definido muito apertado, falta de tempo previsto para a implementação de novos membros da equipe ou falta de um plano de contingência para paralisações devido à falta de matérias-primas ou interesse esperado do mercado.
  3. Ferramentas inadequadas – Os gerentes de projeto geralmente aplicam ferramentas inadequadas de gerenciamento de tempo, levando a erros na estimativa de durações e dependências de tarefas.

Métodos de gerenciamento de tempo no projeto

Para evitar esses problemas ou reduzir o risco associado de falha do projeto, o Gerente de Projeto deve examinar atentamente os métodos e ferramentas de gerenciamento de tempo do projeto: o método de Pareto, o ABC e o método de Eisenhower.

método de Pareto

O cientista italiano Vilfredo Pareto cultivava ervilhas em seu jardim. Ao fazer isso, ele notou que até 80% das sementes de ervilha são encontradas em 20% das vagens. Como ele se preocupava principalmente com a economia, logo descobriu que esse princípio também se aplicava a outras áreas da vida. Por exemplo, em sua época, 80% das terras da Itália pertenciam a 20% da população.

Logo ficou claro que a aplicação do método de Pareto é realmente ampla, principalmente na área empresarial. Ajuda, entre outras coisas, a identificar:

  • As tarefas mais importantes a serem executadas no projeto, bem como
  • O tipo de tarefas que mais frequentemente causam atrasos,
  • As causas mais comuns de atrasos, independentemente do tipo de tarefa.

O método de Pareto é baseado na suposição de que 20% das atividades produzem 80% dos efeitos. Na prática, isso significa que, para evitar atrasos, o Gerente de Projeto deve se concentrar em:

  • Identificar os 20% principais das tarefas do projeto e garantir que elas sejam concluídas primeiro,
  • Detectando as tarefas que causam atrasos e entendendo sua causa,
  • Definir os 20% das causas mais comuns de atrasos e trabalhar para eliminá-los.

O método de Pareto geralmente é visualizado usando um diagrama de Pareto. Ele combina um diagrama de barras com um diagrama de linhas, onde:

  • No eixo X, por exemplo, são marcadas as causas dos atrasos, organizadas do mais comum,
  • No eixo Y está o número de suas ocorrências e a porcentagem do número total de atrasos,
  • O gráfico de linha facilita a identificação de quais causas de atraso estão entre os vinte por cento mais importantes.
time management

método ABC

O método ABC envolve rotular tarefas de acordo com sua importância – classes A, B e C. Tarefas de classe:

  • A – são os mais importantes e requerem mais atenção,
  • B – são importantes, mas menos urgentes,
  • C – são irrelevantes e podem ser adiadas.

Isso permite que o gerente de projeto se concentre nas tarefas mais importantes e não perca tempo se concentrando nas menos importantes.

O método ABC é simples de aplicar e fácil de entender. É particularmente útil em projetos com muitas tarefas de importância semelhante.

método Eisenhower

O método de Eisenhower, também conhecido como matriz de Eisenhower, é talvez a ferramenta mais utilizada para priorizar tarefas, metas e até mesmo projetos inteiros. O método envolve dividir as tarefas em urgentes e não urgentes, importantes e sem importância e, em seguida, focar nas que são urgentes e importantes.

Geralmente é apresentado com duas linhas que se cruzam dividindo a folha em quartos.

URGENTE

ATUALIZADA

IMPORTANTE Para ser feito imediatamente A ser agendado em breve
INVÁLIDO Para ser delegado ou executado conforme o tempo permitir Para ser rejeitado

O gerente de projeto deve descobrir se as tarefas são urgentes e importantes, apenas urgentes, apenas importantes ou nem urgentes nem importantes. Dessa forma, pode-se focar nas tarefas mais importantes e não perder tempo com aquelas que pouco agregam ao projeto.

Para usar efetivamente a matriz de Eisenhower, você precisa atualizar regularmente o status das tarefas colocadas nela. Isso porque muitas vezes uma tarefa salta para a categoria das mais urgentes da noite para o dia.

Resumo

A gestão do tempo num projeto afeta a qualidade e o sucesso do mesmo, pelo que o Gestor de Projetos deve conhecer e utilizar ferramentas como o método de Pareto, o método ABC e o método Eisenhower, e manter atualizado o estado de todas as tarefas do projeto. Para fazer isso, ele deve se comunicar constantemente com todas as partes envolvidas e ajustar o cronograma para acomodar as mudanças que podem ocorrer.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

  1. O que é um projeto?
  2. O que é gerenciamento de projetos?
  3. Como gerenciar projetos?
  4. Métodos de gerenciamento de projetos
  5. tipos de projetos
  6. 4 exemplos de projetos
  7. Priorização de projetos
  8. Áreas de atividade do projeto
  9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
  10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
  11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
  12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
  13. Ciclo de vida do projeto
  14. Para que serve a visão do projeto?
  15. Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem?
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