Como gerenciar efetivamente seu tempo enquanto trabalha remotamente

Durante o bloqueio, pode parecer que tudo o que temos é tempo, por isso podemos não reconhecer a necessidade de gerenciá-lo com eficácia e tomar decisões conscientes para priorizar melhor nossas tarefas.

Mas, na maioria das vezes, encontramos nossos dias se esvaindo e aquela longa lista de tudo o que pensávamos que realizaríamos é empurrada para o dia seguinte, e para o próximo, até sermos sobrecarregados pelo fardo de tudo.

A implementação de ferramentas de gerenciamento de tempo é difícil de acertar em qualquer circunstância, mas somando a complexidade de equipes distribuídas, coordenando esforços com outras pessoas remotamente, lidando com o isolamento e a solidão do lockdown, torna-se um desafio que exige algumas soluções criativas.

Flexibilidade infinita não é necessariamente uma coisa boa

Trabalhar remotamente vem com uma perda natural de supervisão. De muitas maneiras, agora estamos no comando de nossa própria agenda. As organizações também não estão mais focadas no tempo cronometrado e estão mais preocupadas com a produtividade e a produção dos funcionários. Ter flexibilidade ilimitada para planejar nosso dia exige que tenhamos um nível adicional de disciplina para organizar nosso trabalho. A estrutura embutida de um dia de trabalho regular no escritório está faltando. Precisamos encontrar ferramentas eficientes de gerenciamento de tempo para preencher esse vazio.

Multitarefa ≠ Produtividade

Esses termos são geralmente confundidos. Enquanto trabalha em casa, o desejo de fazer muitas coisas ao mesmo tempo está sempre presente. Achamos que podemos cuidar das tarefas domésticas enquanto respondemos a e-mails ou lidar com as crianças durante uma teleconferência.

Com as linhas borradas entre casa e trabalho, há uma tentação constante de alternar entre as tarefas. Embora possa parecer que estamos constantemente ocupados, podemos não estar fazendo muito.

Os desafios

Simplesmente traduzir um cronograma que funcionou para você no escritório em sua rotina de trabalho em casa pode não funcionar. Há todo um conjunto de outras considerações a serem levadas em consideração para se manter eficiente e produtivo enquanto trabalha em casa.

Risco de excesso de trabalho

Muitas vezes sentimos a necessidade de fazer muito enquanto trabalhamos em casa. Como a maioria de nós está restrita a ficar em casa, sentimos que não há muito mais a fazer além de trabalhar. Isso pode nos fazer assumir mais do que deveríamos. Não desligamos do nosso dia de trabalho, o que não nos permite a pausa que precisamos para nos mantermos atualizados e produtivos.

Sentimento de solidão

A maior perda de trabalhar em casa é o sentimento de comunidade que experimentamos no local de trabalho. Esse sentimento de isolamento pode levar a uma atitude mental lenta, fazendo com que fiquemos desmotivados, o que pode afetar muito a maneira como administramos nosso tempo.

Não há mais equilíbrio entre vida profissional e pessoal

  Ter uma vida social ativa fora do trabalho é importante para o nosso desempenho. É preciso um esforço adicional para encontrar maneiras de nos mantermos satisfeitos quando não temos mais acesso às nossas rotinas regulares. Precisamos encontrar maneiras de terminar nossas tarefas de trabalho para que possamos passar para outras coisas.

Distrações sem fim

Apesar de nossos melhores esforços, sempre haverá distrações para trabalhar em casa. Encontrar tempo dedicado exclusivamente ao trabalho produtivo pode ser difícil quando há tantas outras coisas para cuidar em casa.

Adicione estrutura para gerenciar melhor seu tempo

Estabeleça uma rotina

Técnicas simples, como acordar e começar a trabalhar no mesmo horário todos os dias, podem ajudá-lo a impulsionar sua produtividade. Você pode identificar melhor os horários do dia em que é mais eficiente e alocar tarefas de acordo.

Comunique sua agenda à sua equipe para que eles tenham uma compreensão clara de quando você está disponível para que você não seja constantemente interrompido enquanto aborda outros assuntos.

Definir metas

Divida suas tarefas em unidades gerenciáveis. Você precisa ser capaz de identificar seus objetivos de longo prazo e traduzi-los em tarefas acionáveis ​​mais imediatas. Estabeleça uma carga de trabalho diária que esteja alinhada com o alcance de suas metas no final da semana. Isso permite que você avalie seu progresso várias vezes e faça os ajustes necessários.

Seja proativo e visível

Use o Slack e outras plataformas de comunicação com suas equipes e forneça constantemente atualizações sobre o que você está trabalhando. Deixe-os saber quando você estiver ausente e não puder comparecer ao trabalho. Se você não conseguir concluir algo a tempo, avise as pessoas relevantes com antecedência para que as coisas não saiam do controle.

Planeje suas pausas – e cumpra-as

Desligar e dedicar tempo às atividades que você gosta é a chave para se manter atualizado e motivado. Não se sinta culpado por alocar tempo em seu dia de trabalho para esquecer o trabalho. Faça pausas profundas e significativas e deixe as pessoas saberem quando você estiver. Criar 'zonas sem trabalho' dá a você algo pelo que esperar e permite que você volte mais focado.

Aprenda a dizer não

Enquanto trabalhamos remotamente, nos sentimos pressionados a assumir qualquer tarefa que surja como forma de provar o quanto estamos trabalhando. Mas isso pode ser contraproducente, assumir muitas coisas pode nos levar a um ponto em que não fazemos nada com a eficácia necessária. Ser franco sobre o que você pode e não pode fazer permite maior transparência e ajuda você e a organização a economizar tempo.

Ferramentas visuais de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade

Timeboxing

Timeboxing é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que divide seu dia em blocos de tempo. Cada caixa é dedicada a uma atividade ou a um grupo de atividades relacionadas. Em vez de espalhar seu dia em muitas atividades que você precisa para sair de sua lista de tarefas em ordem aleatória, o timeboxing permite que você estruture suas atividades de uma maneira mais eficaz para que você possa planejar melhor seu dia.

Isso é ótimo se você lida com diferentes projetos e responsabilidades dos quais precisa alternar. Ele permite que você considere melhor as interrupções para que você não esteja constantemente reagindo aos e-mails ou cuidando das coisas à medida que elas surgem.

Você então usa esse tempo e somente esse tempo para abordar as tarefas definidas para um projeto específico. A configuração de limites rígidos dedicados às tarefas aumenta o foco e permite que você gaste uma quantidade proporcional de esforço com base na importância da tarefa.

Sem ferramentas eficazes de gerenciamento de tempo, você pode descobrir que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para concluí-lo. Essa não é uma maneira muito eficiente de abordar as tarefas, pois você pode gastar muito tempo em tarefas inconsequentes.

Matriz de Eisenhower

Todos os empregos não são criados iguais. Você não pode gerenciar seu tempo com eficiência sem priorizar as tarefas que precisam ser concluídas. Você precisa encontrar uma maneira eficaz de adicionar peso ao que está em sua programação para permitir que você aloque melhor o tempo. A Eisenhower Matrix é uma ferramenta eficaz de gerenciamento de tempo que ajuda a visualizar quais tarefas você deve concluir e em que ordem.

Essa ferramenta visual permite agrupar tarefas com base em importância e urgência e oferece uma melhor compreensão de como você deve dividir seu dia.

Lista de verificação

Simples e eficazes, eles devem ser essenciais ao planejar seu dia e semana. Simplesmente listar todas as coisas que você precisa fazer dá a você uma melhor noção de como você deve planejar seu dia. Ao trabalhar em casa, você deve listar todas as tarefas não relacionadas ao trabalho que precisam ser atendidas durante o dia para que não o peguem desprevenido.

O uso de ferramentas online como o Online Checklist Maker permite que você liste facilmente suas tarefas para que você possa abordá-las de maneira mais eficaz.

Gráficos de gantt

Os gráficos de Gantt são uma ótima ferramenta para adicionar visibilidade às equipes de trabalho remotas. Você pode listar todas as tarefas que precisam ser concluídas em um projeto específico e especificar a ordem em que elas precisam ser feitas, bem como o prazo. Essa é uma ótima ferramenta, pois identifica dependências e permite que todos vejam quem é responsável pelo quê rapidamente.

Com os Gráficos de Gantt você pode identificar a diferença entre tarefas sequenciais (aquelas que só podem ser iniciadas quando outra estiver concluída) e tarefas paralelas (aquelas que podem ser trabalhadas ao mesmo tempo).

As equipes remotas podem dividir melhor o trabalho e coordenar entre si com facilidade.

Dicas para garantir uma melhor gestão do tempo

Identifique os coletores de tempo

Os dissipadores de tempo são drenadores de produtividade, são coisas nas quais você gasta muito tempo sem colher nenhum benefício real. Responder a muitos e-mails que o impedem de realizar um trabalho real, participar de várias reuniões ou simplesmente verificar as mídias sociais com muita frequência. Identificar os maiores sumidouros de tempo do seu dia permite que você planeje em torno deles.

Faça uma auditoria de tempo

Uma auditoria de tempo é um processo de identificar e registrar exatamente o que você gastou tempo em um determinado período. É uma ótima maneira de identificar ineficiências em equipes remotas e tomar medidas corretivas. Uma auditoria de tempo responde a três perguntas básicas:

Como você quer gastar seu tempo?

Como você realmente gasta seu tempo?

Que ajustes você pode fazer?

Agrupe tarefas semelhantes

O processo de agrupar tarefas semelhantes ou 'time batching' é uma ótima maneira de dividir o seu dia. Por exemplo, reservar um tempo do dia para fazer ligações ou responder a e-mails pode evitar distrações constantes e pode ser um ótimo truque de produtividade.

Buffers integrados

A gestão do tempo não é uma ciência exata. A criação de um cronograma deve levar em conta algum grau de divergência em que as tarefas se espalham para as outras sem ter um efeito cascata em seu cronograma geral.

Quais técnicas de gerenciamento de tempo funcionam para você?

Encontrar uma maneira eficaz de gerenciar seu tempo ao trabalhar em casa pode ser um impulso imediato para sua produtividade e seu espírito geral. Se você encontrou melhores ferramentas de gerenciamento de tempo para organizar seu dia, informe-nos nos comentários abaixo. Para obter mais dicas sobre como se manter produtivo enquanto trabalha remotamente, confira este artigo.