Como o software de controle de tempo aumenta a produtividade?

O software de rastreamento de tempo é usado por algumas empresas contemporâneas. A estatística apresentada pelo Tech Jury mostra que 17% das pessoas usam ativamente algum tipo de ferramenta para gerenciar seu tempo. Recentemente, a produtividade dos funcionários diminuiu, enquanto esses resultados significam perdas reais para muitas empresas. O melhor exemplo de falta de eficiência são os Estados Unidos, onde os danos econômicos são graves e chegam a 50 milhões de dólares americanos por dia! Leia o texto para descobrir como o software de controle de horas pode ajudar a aumentar o nível de produtividade de seus funcionários.

Como o software de controle de tempo aumenta a produtividade? - índice:

1. Software de rastreamento de tempo – benefícios
2. Técnica Pomodoro
3. Caçadores de Mitos
4. Efeito de sinergia
5. Resumo

Software de rastreamento de tempo – benefícios

Para mostrar com precisão o potencial dos aplicativos disponíveis para rastreamento de tempo vale a pena começar pelos principais problemas que retardam o desempenho durante o trabalho diário. Você já ouviu falar sobre a lei de Parkinson? Você sabe o que significa esse termo?

A lei de Parkinson é um axioma que afirma que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua realização”. Esta é a regra criada por Cyril Northcote Parkinson , que descreveu sua observação pela primeira vez em 1955. Parkinson era um escritor, historiador e especialista em administração pública britânico.

Suas noções relacionadas à burocracia e organização são a base de sua teoria. A lei de Parkinson aponta para os principais fatores que tornam a fase de realização das tarefas mais longa do que o necessário – a realização se estende ao máximo possível. Distúrbios, pausas, falta de foco, perfeccionismo e procrastinação são os fatores descritos pela lei de Parkinson.

Técnica Pomodoro

A resposta à falta de produtividade é a técnica de gestão do tempo chamada Pomodoro . O nome do método deriva do balcão de cozimento em forma de tomate, que foi utilizado pelo criador da técnica.

A eficácia da técnica Pomodoro baseia-se na enorme simplicidade e intuitividade da aplicação. Na primeira etapa, a lista de tarefas deve ser preparada – lembre-se de organizar as tarefas de acordo com sua prioridade.

O próximo passo é usar o software de rastreamento de tempo . Existem muitos aplicativos e diferentes tipos de software que utilizam a técnica Pomodoro. A nova tecnologia permite o ajuste confortável dos parâmetros às necessidades individuais do funcionário. Além disso, plug-ins especiais no navegador podem bloquear automaticamente todas as notificações perturbadoras.

O som inicia o ciclo de 25 minutos, que termina com uma pausa de 5 minutos. A sequência se repete 4 vezes e há um tempo para uma pausa mais longa. Essa estratégia de trabalho intensifica a eficiência , permite manter a concentração total, divide o projeto em partes menores e ajuda a manter uma nova perspectiva. Não é tudo – o software mostra todas as tarefas concluídas, o que aumenta a motivação da pessoa.

Caçadores de Mitos

Muitas empresas cultivam modelos multifuncionais de trabalho. O engajamento em vários projetos ao mesmo tempo tende a ser mostrado como exemplo e alto padrão de engajamento dos colaboradores – mas nada está mais longe da verdade. A pesquisa mostra que apenas 2,5% das pessoas têm essa disposição acima da média para multitarefas durante o trabalho.

Para o restante dos funcionários, a multitarefa significa uma redução na eficácia dos deveres perfumados. A razão para tais resultados é o aumento do risco de erros e a perda de concentração, bem como o esquecimento de alguns dos elementos que devem ser feitos durante o trabalho. A cultura da multitarefa reduz a criatividade e aumenta o nível de estresse.

Os mecanismos que comandam o cérebro humano permitem focar em uma atividade de cada vez, por isso a técnica de multitarefa não está integrada ao órgão principal do corpo humano. As experiências mostraram que a multitarefa pode contribuir para a redução da proporção de QI e danificar o cérebro.

Os empregadores devem lembrar-se de que devem oferecer benefícios tanto para os pais como para os solteiros que vivem sozinhos. A empresa tem que atender a diversas necessidades e não pode negligenciar ninguém.

Um software profissional de controle de tempo não apenas deve aumentar os resultados de produtividade entre seus funcionários, mas também deve garantir proteção contra o efeito negativo de uma gestão ineficiente. O rastreamento de tempo força o usuário do software a se concentrar totalmente em uma tarefa.

Efeito de sinergia

Cada vez mais as pessoas estão preocupadas com sua saúde física e mental. A crescente consciência social fez com que as empresas buscassem soluções ainda melhores, que vão além dos pacotes médicos e esportivos. Algumas das empresas (especialmente escritórios) decidiram oferecer serviços gratuitos para massoterapeutas ou fornecer cadeiras de massagem em seus prédios.

O software de rastreamento de tempo é constantemente desenvolvido, o que significa que existem cada vez mais ferramentas universais e funcionais no mercado. O registo de todas as atividades permite monitorizar e controlar os momentos que foram dedicados às tarefas específicas. É necessário total conhecimento sobre gerenciamento de tempo para otimizar toda a programação do dia.

O controle sobre os resultados pode identificar os elementos do cenário cotidiano que têm maior influência na eficiência. De acordo com a regra de Pareto , 20% de todas as tarefas podem gerar 80% da produtividade geral. Para descobrir quais tarefas são as mais importantes é preciso administrar seu tempo conscientemente.

O gerenciamento do tempo em grupos e equipes é tão importante quanto o gerenciamento individual do tempo. Cada vez mais empresas decidem introduzir aplicativos especiais para facilitar a administração da agenda e criar uma rede eficiente de conexões entre os funcionários.

Tais decisões não me surpreendem – as estatísticas mostram um aumento de 25% na produtividade em organizações onde os níveis de comunicação são altos. Os aplicativos modernos integram todos os participantes do empreendimento, e o mais importante é definir os prazos para todas as atividades.

Resumo

A tecnologia de controle de tempo permite a automatização de todas as atividades desnecessárias. Todos os membros da equipe podem ser informados sobre a tarefa sem a necessidade de intervenção direta em seu horário de trabalho. Além disso, o controle coletivo sobre as tarefas aumenta a motivação para finalizar o projeto e elimina possíveis falhas, enquanto a eficácia do trabalho permanece em níveis elevados.

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Autor: Nicole Mankin

Gerente de RH com uma excelente capacidade de construir uma atmosfera positiva e criar um ambiente valioso para os funcionários. Ela adora ver o potencial de pessoas talentosas e mobilizá-las para se desenvolverem.

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