20 melhores dicas de organização para um escritório produtivo

Onde você trabalha influencia como você funciona. Trabalhar em uma condição confusa, caótica ou divertida influenciará seu trabalho e, presumivelmente, negativamente.

Caso você seja semelhante ao especialista em informação normal, você investe grande parte de sua energia sentado diante de uma tela de PC. Apesar do fato de que seu trabalho gira em torno de um PC, seu escritório, em suma, deve ajudá-lo a ser tão lucrativo quanto seria prudente.

Um escritório eficiente tem vantagens colossais. De qualquer forma, dá uma sensação de controle e habilidade, o que leva a níveis mais elevados de eficiência. Em segundo lugar, a simples verdade de que está resolvido protege contra desvios. Seu escritório resolvido pode assimilar o trabalho que se aproxima e posicioná-lo para o progresso.

1. Comece com uma limpeza

Você não pode criar um espaço de trabalho lucrativo sem o The Purge.

Dependendo do estado do seu escritório, a limpeza pode levar de algumas horas a um dia inteiro. O último objetivo da limpeza é ter um escritório totalmente livre de bagunça.

2. Faça um espaço de pega-pega.

Cada escritório precisa de um lugar para descobrir o lixo que se aproxima. Existem três tipos fundamentais de lixo que fluem para um escritório:

1) arquivos imperativos,

2) coisas que você tem que guardar (casaco, guarda-chuva, caneca de viagem),

3) desperdício.

Um espaço catch-it deve ser configurado na zona mais clara do seu escritório. No caso de você ter uma entrada, faça o seu espaço para pegar em um lado da entrada. Caso você esteja em uma área de trabalho, faça um espaço de captura em algum lugar próximo à passagem.

Um espaço catch-it deve ter:

1) um aparador ou placa para arquivos;

2) uma cremalheira, armadilhas ou um estojo para colocar coisas vitais; e

3) uma lixeira.

Seu espaço de captura incentiva você a manter seu escritório limpo com pouco esforço.

3. Mantenha sua área de trabalho livre de bagunça

O espaço físico mais vital em um escritório é a área de trabalho.

Muitas pessoas acham que são mais lucrativas quando trabalham em uma área de trabalho livre de bagunça. Outros indivíduos, em sua maioria do tipo imaginativo, florescem em um ambiente deslocado.

Se você tem uma afinidade com o inovador e um amor misterioso pela confusão, então faça o que mais lhe convier. Nossos estilos de trabalho são refletidos em nosso ambiente de trabalho; um espaço de trabalho perfeito torna o processo de trabalho benéfico.

4. Coloque duas placas de relatório ao redor de sua área de trabalho

Uma estrutura de duas placas é a menos complexa e a melhor para lidar com o papel que se aproxima.

A estrutura funciona assim:

1) nova placa, novos relatórios;

2) placa antiga, relatórios que você abriu ou deu uma olhada e precisa gerenciar.

Todos os registros novos, novos ou não abertos vão no novo prato. Esta placa é para ajudar as pessoas que entram em seu escritório para arremessar coisas ao redor de sua área de trabalho. Aponte para a placa. A nova placa é para coisas que apesar de tudo você precisa gerenciar. Envelopes, organizadores, registros fechados – tudo está bem guardado para você, perfeitamente empilhado, quando você estiver preparado para isso.

A placa antiga é para coisas que você abriu e ao mesmo tempo precisa gerenciar – filtrar, documentar, encaminhar e assim por diante. Assemelha-se a um plano para o dia, mas de qualquer forma não se dissipa em todos os lugares do seu escritório

Esta é uma metodologia extremamente básica, mas que funciona de forma ponderada para tirar a bagunça de papel de uma área de trabalho, liberando você para ser cada vez mais lucrativo.

5. Faça duas zonas

Nem todo trabalho é equivalente. Você deve abordar a associação do escritório com esse ponto de vista de duas zonas.

Zona 1: Trabalho de computador. Esta é a sua área de trabalho convencional. Você investe a grande maioria de sua energia aqui, batendo e completando coisas.

Zona 2: Trabalho sem PC. Este é o lugar que você vai para fazer coisas que não são de PC. Pode ser uma área de trabalho semelhante, mas essencialmente outra zona livre de telas, cordas e carregadores. Este é o lugar para onde você vai quando examina registros, utiliza seu iPad, assina papéis, verifica relatórios ou carimbam envelopes - – seja o que for que não exija uma maneira prática de lidar com o trabalho.

A maneira de lidar com um escritório em duas zonas incentiva você a organizar seu trabalho e sua maneira de lidar com a conclusão dos tipos de coisas que você gerencia uma vez por dia.

5. Coloque os artigos físicos em gavetas ou pratos de separação.

A maioria dos locais de trabalho exige algumas provisões. De fato, mesmo Andrew Hyde, o extraordinário moderado que reduziu seus pertences a 15 coisas, precisa de um lugar para colocar seu iPhone, carregadores, fones de ouvido, câmera, óculos escuros e carteira.

Independentemente de você ter 15 coisas ou 500, você precisa de um lugar para dizer tudo – um lugar que está fora da capacidade de qualquer pessoa ver.

Um armário de área de trabalho é um lugar sensato. Mantenha uma distância estratégica do impulso para manter seu grampeador charmoso, recipiente de fita elegante e suporte de corte de papel fofo sobre sua área de trabalho. Geralmente, essas provisões devem ser guardadas em um local separado e aberto, como um armário.

6. Pegue uma lixeira maior

Uma lixeira maior soa um pouco sem sentido, mas é realmente um hack de chave. Aqui está a razão. A maioria do papel que entra em um escritório pode ser descartado ou digitalizado em vez de registrado. Documentar papéis é uma das tarefas que leva mais tempo, e é nesse sentido a mais procrastinada.

Como uma grande lixeira é progressivamente inconfundível, você geralmente a considerará com mais frequência. No momento em que o papel supérfluo entra em seu espaço de trabalho, você é obrigado a colocá-lo na lixeira do que empilhá-lo em uma torre de papel amarrotada de “Sem pistas do que fazer com isso”.

Uma lixeira maior também evita a inundação da lixeira. Um dos tipos mais terríveis de bagunça no escritório é uma lata de lixo que atingiu sua capacidade três dias antes. Consiga uma lata maior, e você terá a capacidade de ingerir cada vez mais esbanjamento. Faça questão de reutilizar!

7. Simplifique seu espaço.

Antes de fazer qualquer outra coisa, reserve alguns minutos no início de cada dia para compor e limpar seu espaço de trabalho.

Ter uma condição livre de bagunça o incentiva a pensar com mais clareza e a obter melhores resultados. Ao arrumar e organizar seu espaço, você aumentará incrivelmente sua lucratividade e limitará o tempo que gasta procurando coisas.

8. Inclua moscas de sombreamento ou plantas vivas.

O sombreamento pode afetar principalmente seu estado de espírito e eficiência durante o dia. O azul transmite a sensação de suavidade e faz com que você se centre, enquanto o vermelho é extraordinário para trabalhos que exigem exatidão e meticulosidade.

As plantas também podem permitir que as pessoas se concentrem: uma investigação da Washington State University descobriu que os especialistas que foram apresentados às plantas em um espaço de trabalho austero estavam menos focados, cada vez mais lucrativos e se sentiam cada vez mais atentos.

9. Decore seu espaço de trabalho.

Apesar do sombreamento e da vegetação, algumas bugigangas individuais em seu espaço de trabalho podem fazer você se sentir cada vez mais bem e solto, o que pode eventualmente apoiar sua eficiência.

por exemplo, reconhecimentos e concessões e outras coisas animadoras que fazem você se sentir frutífero, reconhecido e motivado.

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10. Tire sua tarefa mais temida do caminho batido.

Todo mundo tem nada menos que uma tarefa na agenda diária que continua sendo adiada, apenas porque a perspectiva de realmente fazê-la parece tão terrível.

Essa tarefa é realmente a que você deve se esforçar para terminar primeiro. Em vez de esperar até o último momento para concluir uma tarefa, tire-a do seu prato na primeira oportunidade.

Suas diferentes tarefas parecerão menos esmagadoras por correlação, e você deixará de se preocupar com essa tarefa ao longo do dia, tornando-se cada vez mais benéfico em geral.

11. Organize e agende seus diferentes empreendimentos.

Seu centro deve ir para as tarefas mais importantes primeiro, então considere tudo o que você faz e quão importante ou pequeno tudo realmente é.

Caso você possa, deixe de lado as coisas de baixa necessidade e pense em um arranjo para designá-las ou reapropria-las para que você possa investir mais energia nas coisas que aumentam o valor de sua posição e da organização,

12. Mate suas notificações por e-mail.

Em vez de examinar cada e-mail à medida que ele chega à sua caixa de entrada, tente eliminar seus avisos e verificar as mensagens apenas em intervalos definidos.

Por quê? Avisos de e-mail consistentes que surgem em seu telefone ou área de trabalho podem realmente quebrar seu interesse principal.

Leva 64 segundos para um homem se recuperar de ser impedido por uma notificação por e-mail.

13. Faça pausas curtas.

Independentemente de ser um passeio pela praça, uma corrida para o café próximo, folheando uma revista ou conversando com um associado, fazer pausas curtas que são irrelevantes para o seu trabalho pode ter um efeito imenso na sua execução.

Sua eficiência diminui quanto mais você abandona uma pausa.

14. Mova-se.

O exercício não é útil apenas para o seu corpo – também pode ajudar a afetar positivamente a execução do seu trabalho. O exercício físico parece influenciar o bem-estar emocional e o centro, disse McIntire.

Um método incrível para se sentir mais afiado e progressivamente lucrativo? Tente continuar correndo na primeira parte do dia ou começar o dia com um exercício. Também não faz mal tentar se esgueirar em alguma atividade em seus intervalos.

15. Sintonize a música.

Usar fones de ouvido não significa constantemente que você está retraído.

Ao trabalhar, sintonizar suas músicas mais amadas pode ajudá-lo a entrar na zona e detonar sua lista de tarefas. Da mesma forma, envia uma bandeira discreta para seus colaboradores de que você gostaria de não se irritar.

16. Atualize seu equipamento

Que máquinas de escritório estão atrasando você ou atrapalhando seu plano de escritório? O seu PC requer um redesenho de memória ou disco rígido?

Possivelmente, é uma ótima oportunidade para descartar sua impressora, aparelho de fax e scanner antigos e colocar recursos em uma impressora multifuncional.

Ou, por outro lado, a hora de atualizar o tom tosco do telefone para um viva-voz. Aumente a utilidade de suas máquinas de escritório e torne mais acessível o espaço de trabalho.

17. Mude de área.

Se seu chefe permitir, reserve um tempo durante a semana para trabalhar em uma situação alternativa.

Vá direto para a biblioteca ou para uma parada próxima (se o clima permitir), ou descubra um lugar calmo e carregado de luz característica. Isso pode ajudar a estimular novos pensamentos ou lançar uma nova luz sobre uma questão antiga, disse Khaitan.

18. Registre seus objetivos diários.

Nem sempre é simples monitorar tudo o que você precisa fazer, então comece todas as manhãs registrando seus objetivos para o dia.

No ponto em que seu centro está quebrado ou você acaba demorando, você pode utilizar este resumo para mantê-lo no caminho certo.

Escreva o seu resumo em um Post-it ou algo que seja inconfundivelmente óbvio de sua área de trabalho, então volte a ele quando você precisar de um aviso do que você deve remover.

19. Reconsidere sua estrutura de documentação

À medida que avançamos completamente para a idade avançada, a necessidade de armazenar documentos em papel diminuiu.

O que pode sua loja com cuidado? É correto dizer que você está copiando documentos? Você pode ter a capacidade de dispensar uma parte dos registros e organizadores que você usou antes. Caso você esteja guardando documentos em seu PC, certifique-se de estar fazendo backups habituais.

Aqui estão alguns pensamentos de armazenamento para criar uma estrutura de gravação suave:

• Faça um envelope de coleta – Coloque todas as “coisas a serem comentadas” junto com as coisas que devem ser entregues, relatórios que devem ser entregues e assim por diante. Ele permitirá que você seja preparado para reuniões e poupará você se preocupar se uma reunião é movida em conjunto.

• Faça um envelope WOR – Então, muitos dos nossos papéis confusos são coisas que ficam em espera até que outra pessoa reaja ou aja. Encurrale-os em um envelope WOR (Waiting on Response). Verifique-o a cada dois dias para ver se há atividades extraordinárias que você pode precisar acompanhar.

• Caixas de capacidade – Use caixas de capacidade barata para manter registros documentados e tirá-los do seu espaço de registro atual.

• Caixas de revistas – Use caixas de revistas ou capas para armazenar revistas e listas que você realmente precisa armazenar. Seria ideal se você garantisse que realmente precisa deles para referência ou pesquisa, geralmente reutilizá-los ou doá-los.

• Examinando o envelope – Designe um registro para artigos e arquivos impressos que você precisa examinar e que não são críticos.

• Documentos da crônica – Ao final de um empreendimento, junte a maioria dos materiais e registre-os. Mantenha seus “envelopes de trabalho” para tarefas com antecedência.

• Grave semana após semana – Não dê a chance de sua documentação se acumular. Coloque seus papéis em um organizador “Para Arquivo” e documente tudo uma vez por semana.

Fim

Certifique-se de consolidar sua própria estrutura de rentabilidade com sua estratégia de associação de escritórios. Algumas estratégias de eficiência prescrevem uma maneira específica de lidar com a organização do seu escritório.

Seja qual for sua estratégia hierárquica favorita ou estrutura de lucratividade, não espere para fazer seu escritório organizado. Quanto mais você pausa, mais tempo você desperdiça. Aqui está o infográfico Criativo que lhe dá mais ideias sobre como organizar dicas sobre como ser mais produtivo.

Fontes adicionais