Como configurar um escritório virtual em 5 etapas fáceis

As empresas recorrem cada vez mais à nuvem para aplicativos e ferramentas que as ajudam a executar suas operações diárias. A tendência tornou o teletrabalho cada vez mais prático e desejável, à medida que as empresas correm para cortar custos e os funcionários abandonam o deslocamento tradicional. A Gallup descobriu recentemente que cerca de 37% da força de trabalho agora trabalha remotamente, sugerindo uma grande mudança na maneira como as pessoas trabalham.

As soluções baseadas em nuvem e os dispositivos móveis liberam os funcionários de suas mesas e escritórios da empresa, aumentando a produtividade do trabalho remoto. A tecnologia também capacitou startups, freelancers e trabalhadores autônomos, fornecendo ferramentas valiosas para tornar os processos de negócios rápidos e eficientes. Ainda assim, os trabalhadores remotos precisam de um ambiente de escritório que emule muitos elementos do local de trabalho tradicional. As cinco dicas a seguir mostrarão como configurar um escritório virtual que apoiará sua carreira.

1. Proteja o Equipamento Essencial

Os trabalhadores remotos precisam de equipamentos básicos para apoiar seu sucesso. Todo trabalhador remoto precisa de um laptop para poder trabalhar de qualquer lugar em que possa encontrar uma conexão com a Internet. Os trabalhadores podem facilmente transportar seus computadores para os sites de clientes e empregadores, garantindo que tenham acesso consistente a seus softwares e arquivos. Compre um laptop com muita memória e armazenamento, um processador rápido e uma câmera integrada para garantir que você possa executar facilmente todas as partes do seu negócio.

Os teletrabalhadores dependem de software para seu trabalho. Com o passar do tempo, os desenvolvedores corrigem bugs, melhoram a segurança e adicionam recursos a seus produtos, tornando as versões mais recentes uma necessidade para pessoas que desejam maximizar sua produtividade.

Os dispositivos móveis também são considerados equipamentos essenciais para trabalhadores remotos. Smartphones e tablets mantêm as pessoas conectadas em ambientes onde um laptop parece impraticável. Os funcionários podem sincronizar seus dispositivos com o computador para garantir que sempre tenham acesso aos dados. Graças ao software baseado em nuvem, os funcionários podem fazer a transição perfeita de um dispositivo para outro, sem medo de causar corrupção de dados ou conflitos de versão.

Como trabalhador remoto, você pode precisar de outros equipamentos, dependendo dos requisitos do seu trabalho. Se você tem o luxo de trabalhar em casa, pode ajustar facilmente o espaço de trabalho adequado para complementar o escritório virtual que configurou. Alguns trabalhadores domésticos usam monitores externos, teclados de tamanho normal, mouse e uma impressora multifuncional para melhorar a eficácia de seu escritório virtual.

2. Fique conectado

Agora que muitos aplicativos de negócios operam na nuvem, os funcionários remotos precisam mais do que nunca de uma conexão confiável com a Internet. Uma conexão rápida no escritório doméstico ajudará a garantir largura de banda suficiente para chamadas de voz e vídeo, reuniões online e conferências durante o processamento de arquivos e atualização de registros.

Os trabalhadores móveis devem sempre ter um dispositivo de ponto de acesso móvel à mão para uso durante a viagem e para backup quando a conexão doméstica cair. Você pode optar por usar a função hotspot em seu smartphone ou obter um dispositivo hotspot dedicado, como o Hotspot móvel Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE, Overdrive Pro da FreedomPop ou o Verizon Wireless Jetpack MiFi, para citar apenas alguns.

3. Escolha as ferramentas certas de comunicação e colaboração

Os trabalhadores remotos devem ter acesso a ferramentas de colaboração e comunicação que possam otimizar seu fluxo de trabalho. As últimas tendências de gerenciamento de projetos incluem virtualização, digitalização e conexões remotas, portanto, certifique-se de ter ferramentas que o ajudem a acompanhar as demandas de seu trabalho. As ferramentas essenciais de comunicação incluem um provedor de e-mail, como Outlook ou Gmail, mensagens instantâneas, softphones ou terminais de telefone IP que funcionam com seu provedor de VoIP e conferência na Web, como WebEx ou GoTo Meeting.

As ferramentas de colaboração que podem ajudá-lo a trabalhar de forma eficaz com equipes incluem o Slack, o aplicativo de mensagens para equipes, o Yammer, a principal ferramenta de rede social para empresas, a Asana, uma ferramenta líder de rastreamento de projetos. O WorkflowMax fornece uma ferramenta de gerenciamento de trabalho tudo-em-um que ajuda no rastreamento de tempo, cotações, faturamento e relatórios. Quando você tiver as ferramentas certas à sua disposição, descobrirá que pode trabalhar de forma mais rápida e inteligente.

Você pode ser ainda mais eficaz usando uma ferramenta de comunicação visual como o Creately. Confira nossas integrações do Google Drive e do Slack se quiser adicionar o Creately ao seu fluxo de trabalho atual.

4. Mova seu armazenamento de dados para a nuvem

No passado, os teletrabalhadores tinham dificuldade em acompanhar seus arquivos armazenados em diferentes computadores, dispositivos e unidades USB portáteis. Agora, o armazenamento de arquivos baseado em nuvem oferece aos funcionários acesso aos seus dados de qualquer computador ou dispositivo.

Se utilizado de forma adequada, o armazenamento online ajuda a proteger os dados e a proteger a perda de dados causada por falhas no computador e no disco rígido. Serviços como OneDrive, Dropbox, Google Drive e Box fornecem aplicativos móveis e baseados na web que tornam possível salvar, compartilhar e organizar arquivos com facilidade.

No entanto, apesar das inúmeras vantagens que os serviços em nuvem oferecem, os funcionários devem estar familiarizados com certos riscos de armazenamento em nuvem para evitar comprometer a segurança de dados comerciais valiosos e confidenciais.

5. Mantenha-se Organizado e Disponível

Prazos perdidos, tarefas esquecidas e compromissos ignorados podem atrapalhar sua carreira como teletrabalhador. Você deve gerenciar bem o seu tempo enquanto faz as coisas. Mais importante, você deve permanecer acessível a seus clientes e colegas. Tente usar aplicativos e ferramentas para organizar suas tarefas, anotações e compromissos para cumprir todas as suas responsabilidades.

Produtos de software como MyLife Organized, Organizer Pro e MyOrganizer ultimate oferecem um local centralizado para criar listas de tarefas, planejar, definir metas e armazenar contatos. Aplicativos que funcionam de maneira semelhante incluem Google Calendar, Evernote, Trello e Toodledo. Independentemente de sua escolha, você pode sincronizar suas informações para uso em todos os seus dispositivos para garantir que nunca mais perca uma tarefa ou oportunidade importante.

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Trabalhadores remotos com escritórios virtuais mudaram o cenário de emprego. Embora a nova maneira de trabalhar careça de comunicação face a face e relações sociais no local de trabalho, os teletrabalhadores podem aproveitar a tecnologia para compensar. Quando você tem o equipamento, software, ferramentas online e aplicativos adequados, você pode se tornar mais produtivo e bem-sucedido do que jamais imaginou.

Biografia do autor: Lisa Michaels é escritora freelance, editora e consultora de marketing de conteúdo de Portland. Trabalhando por conta própria, ela faz o possível para ficar por dentro das tendências atuais do mundo dos negócios. Ela passa seu tempo livre experimentando novas receitas ou lendo romances policiais escandinavos. Sinta-se à vontade para se conectar com ela no Twitter e LinkedIn.