As 10 principais ferramentas de colaboração para startups para aumentar a produtividade

Um amigo recentemente organizou uma conferência virtual com participantes de todo o mundo e palestrantes convidados de três continentes. Foi um grande sucesso, e ela planeja hospedar outro em breve. Ela optou por uma conferência virtual porque era mais econômica e mais fácil logisticamente.

Nosso mundo agora tem infinitas possibilidades se você usar as ferramentas de colaboração certas. A nova realidade é que a maioria das coisas está acontecendo virtualmente. Até o Walmart está limitando o tráfego da loja e, em vez disso, incentivando os compradores a fazer compras online. Portanto, se sua equipe ou empresa ainda depende de operações antiquadas e formulários de comunicação comercial, isso prejudicará suas oportunidades de escala e crescimento.

Vamos falar sobre alguns dos motivos pelos quais você deve fazer mais colaboração virtualmente:

1. Acompanhe seu progresso e faça o trabalho mais rapidamente.

2. Reduza o custo recorrente de um escritório físico ou reuniões físicas.

3. Melhore a eficiência do seu trabalho respondendo espontaneamente aos desenvolvimentos do negócio.

4. Obtenha resultados mais notáveis ​​com os melhores talentos.

Com a colaboração, há poucas desculpas para uma falha na entrega.

4 coisas a considerar antes de olhar para as ferramentas de colaboração

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Se você é proprietário de uma startup ou líder de equipe, considere obter uma ferramenta de colaboração para facilitar seus objetivos de trabalho e acompanhar o progresso.

Uma das coisas que as ferramentas colaborativas farão é testar suas habilidades de liderança e comunicação. Conseqüentemente, antes de obter uma ferramenta de colaboração (se ainda não tiver uma), você deve observar o seguinte.

• Comunicação

Seja deliberado ou sua comunicação falhará, causando mal-entendidos e impedindo seu fluxo de trabalho. A comunicação eficaz é proposital, considerando cuidadosamente o que é dito, a quem dizer, como será percebido e seu propósito.

Comunicação ruim : “Ei, pessoal, preciso de alguém para ajudar com o relatório de logística.”

Boa comunicação : “Ei John, você pode enviar o relatório de logística do último trimestre?”

Sua comunicação precisa ser específica e cortês.

• Liderança

Devido à natureza impessoal e não factual do trabalho feito por meio de ferramentas de colaboração, é crucial que os líderes de equipe sejam mais intencionais com sua liderança. Eles precisam identificar as correntes de conflito e improdutividade e lidar com elas prontamente. Uma boa liderança envolve boa capacidade de escuta e gestão de pessoas.

Maneiras de melhorar sua liderança em uma plataforma colaborativa

• Crie uma atribuição clara de tarefas e deixe todos os envolvidos saberem seu papel no projeto.
• Estabeleça prazos para a conclusão dos projetos.
• Entre em contato com os membros da equipe cuja produtividade diminuiu.
• Defina claramente a cultura da equipe.
• Dê um bom exemplo de trabalho árduo e liderança; não diga apenas o que você vai fazer, faça o que você diz.

• Resolução de conflitos

A resolução de conflitos é um desdobramento da boa liderança e mostra sua capacidade de resolver uma disputa com tato. Os desafios podem ocorrer quando você usa uma ferramenta colaborativa; comunicação ineficaz, contratempos no trabalho remoto e a frustração de não poder se comunicar fisicamente afetarão os membros da equipe de tempos em tempos.

O líder deve garantir que enquanto esses conflitos ocorrem, eles não ruminam a ponto de afetar a produtividade ou desmoralizar os membros da equipe. Uma das melhores maneiras de resolver efetivamente uma disputa é antecipar sua ocorrência e determinar as etapas para resolver o problema.

• Habilidades analíticas

A gestão de desempenho é um dos benefícios de uma ferramenta colaborativa; você pode acompanhar o progresso de sua equipe e decidir o que precisa mudar para melhorar a eficiência. Portanto, você deve aprimorar suas habilidades analíticas para não ignorar as brechas operacionais.

Como melhorar suas habilidades analíticas

• Documente tudo e tenha registros que mostrem seu progresso.

• Identifique índices de crescimento medindo seus KPIs. Verifique consistentemente o progresso de sua equipe e atualize-se sobre as estatísticas de sua ferramenta.

Agora que discutimos essas habilidades críticas, vamos falar sobre as dez principais ferramentas de colaboração que você pode usar para aumentar sua produtividade.

As 10 principais ferramentas colaborativas para sua startup

Você deve responder a essas perguntas antes de escolher qualquer ferramenta colaborativa. Algumas dessas ferramentas possuem planos gratuitos e pagos, então você pode usar a versão gratuita antes de decidir.

Não há motivo para ficar preso a uma ferramenta de colaboração que não considera útil.

• Já considerei todas as minhas opções?
• Atende às necessidades de comunicação da minha organização?
• Em geral, existem boas críticas para este produto?
• Minha startup pode pagar por este produto agora?

1. Office 365: Excel e Word

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O Microsoft Excel fornece excelentes recursos para análise e contabilidade de negócios. Esses produtos de software são ótimos para criar, preparar e apresentar documentos oficiais e comunicações comerciais em vários modelos.

Com as funções de Notas e Comentários, você pode discutir relatórios de negócios, definir fórmulas, importar pastas de trabalho, visualizar previsões financeiras e até mesmo proteger seu documento de terceiros.

2. Google Drive

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Você precisará armazenar seus arquivos importantes à medida que cresce sua inicialização. O Google Drive é como o gabinete de arquivos tradicional, mantendo seus arquivos essenciais e salvando-os na nuvem.

Você pode recuperá-los mesmo se perder seu dispositivo ou conceder acesso à sua equipe. Como o Google Docs, você pode editar as permissões para restringir o acesso para visualizá-los sozinho.

3. Canva

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Se você é um líder de equipe de design, deve considerar seriamente o uso dessa ferramenta para aprimorar seus objetivos criativos.

No Canva, você pode criar vídeos e imagens impressionantes e convidar sua equipe para editá-los ou visualizá-los. E se você não for um líder de equipe de design, poderá criar seus cartões de visita, logotipos, brochuras e papéis timbrados, se desejar.

4. Brosix

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O Brosix é um mensageiro seguro instantâneo completo que é eficaz para a colaboração em equipe. Com todos os recursos que você pode precisar para comunicação empresarial: áudio, vídeo, quadro branco, compartilhamento de tela, captura de tela, salas de bate-papo, mensagens offline, transferência de arquivos etc. medidas de segurança (como HIPAA e SAS-70) e aumentar sua produtividade.

O melhor do Brosix é a ênfase na segurança. Isso significa que você pode colaborar com segurança sem medo de comprometer ou sabotar os dados. A comunicação no Brosix protege conexões peer-to-peer, compressão de dados e criptografia.

5. Chanty

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O Chanty é outra ferramenta colaborativa que auxilia na comunicação da equipe. No Chanty, você pode importar usuários do Slack, Stride, Flock e HipChat, garantindo um fluxo de trabalho ininterrupto. Você pode compartilhar grandes blocos de código com sua equipe, ativar o tema escuro (para usuários preocupados em proteger seus olhos) e fixar informações que deseja ler mais tarde.

Com o Chanty, você não perderá nada, nem mesmo informações sobre outros aplicativos - o aplicativo é integrado a outros aplicativos como Google Drive e Mailchimp, facilitando a eliminação de distrações.

6. Folga

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O Slack é uma alternativa de e-mail que permite aos usuários marcar diretamente outros usuários que precisam fazer parte das conversas.

Não há taxas de abertura ou clique com o Slack; os membros da sua equipe podem ver o que precisa ser resolvido em um só lugar — e atendê-lo — sem ter que se preocupar em vasculhar uma lista de e-mails não abertos.

7. ProductHunt

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ProductHunt é uma excelente ferramenta de listagem de produtos para comercializar seus produtos de tecnologia. Mas é muito mais do que uma página amarela de produtos; com a seção de discussão, os usuários podem avaliar seu produto e aprová-lo.

Dessa forma, você pode obter uma comunidade de pessoas falando sobre seus produtos e compartilhando-os com outras pessoas. Também é um ótimo lugar para postar suas vagas de emprego e criar eventos para descobrir um grande talento para colaboração.

8. ScreenRec

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Precisa gravar o que está na tela e compartilhar com outras pessoas? ScreenRec é um software gratuito de captura de tela que pode capturar vídeos e áudio para você compartilhar ou manter.

Essa ferramenta ajudará principalmente na integração; do conforto de sua localização, você pode resolver os problemas de trabalho dos membros da equipe sem nem mesmo atender o telefone. Eles podem encaminhar suas telas capturadas para você, e você pode fornecer a solução fazendo o mesmo!

9. Zoom

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O Zoom é uma ótima ferramenta de colaboração para reuniões e pequenas equipes que atuam no ramo de eventos ou gerenciamento de eventos.

No Zoom, você pode gravar reuniões, hospedar webinars, realizar reuniões do conselho para garantir que todos estejam atualizados sobre os desenvolvimentos dos negócios e até mesmo contratar talentos de todo o mundo.

10. Candidate-se

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O rastreador de tempo Apploye é uma ferramenta notável para rastrear as horas de trabalho dos funcionários e a produtividade em toda a empresa. Para startups, é a melhor solução, pois fornece uma infinidade de recursos de controle de tempo que podem aumentar a produtividade e simplificar o fluxo de trabalho em seu local de trabalho. A Apploye oferece recursos de rastreamento remoto, como capturas de tela, rastreamento de URL e uso de aplicativos para ajudar os gerentes a monitorar sua força de trabalho remota.

Seu complemento de rastreamento GPS ajuda a rastrear a localização em tempo real de funcionários móveis. Além disso, gerenciar vários projetos, controlar o tempo em várias tarefas e um painel intuitivo baseado em desempenho podem ajudar sua startup a alcançar novos patamares.

Essas onze ferramentas de colaboração aumentarão sua produtividade, dando a você mais espaço para conceituar novos patamares para sua startup.

biografia do autor

Radina Skorcheva é especialista em marketing digital na Inbound Blogging, especializada em marketing de conteúdo e SEO. Além da paixão pelo marketing digital, gosta de viajar e estar com a família. Você pode se conectar com ela no LinkedIn.