Os 8 principais economizadores de tempo para funcionários de escritório

Você já se atrasou e teve que trabalhar horas extras? Você prometeu a alguém que terminaria sua parte de um projeto em um determinado dia, mas como resultado não deu em nada? Você já pensou que precisa buscar formas de economizar seu tempo no trabalho para poder se concentrar melhor em suas tarefas prioritárias e, principalmente, concluí-las no prazo? Dê uma olhada em nossa lista dos principais economizadores de tempo para funcionários de escritório. Leia.

Economia de tempo para funcionários de escritório – índice:

1. Faça pausas regulares
2. Desative as notificações das redes sociais
3. Concentre-se em uma tarefa por vez
4. Delegar
5. Use a técnica Pomodoro
6. Planeje seu dia
7. Aprender
8. Usar ferramentas
9. Resumo

Faça pausas regulares

Tenho certeza de que agora você está se perguntando como fazer pausas regulares – que na prática “levam” tempo – vai ajudá-lo a economizar. É preciso lembrar que ninguém consegue ser produtivo por 8 horas de trabalho – e principalmente se não fizer pausas. Nossos cérebros precisam descansar, nossos olhos precisam de uma pausa da tela e nossos músculos precisam de pelo menos algum movimento.

Levante-se, dê alguns passos, fale com alguém e depois volte para a tarefa em questão. Esta regra também se aplica a uma pausa mais longa para o almoço – o corpo precisa comer para se tornar mais produtivo, portanto, independentemente de sua carga de trabalho, não desista de uma refeição maior e saudável.

Vale ressaltar também que fazer pausas “de vez em quando” não é uma boa prática – toda vez que você for tomar um café, fumar um cigarro ou ir a uma sala vizinha fazer uma pergunta importante para um colega de equipe , você desconcentra e quando volta tem que tentar focar de novo, o que leva mais um minuto.

Por esse motivo, é uma boa ideia fazer pausas regulares, por exemplo, a cada hora exatamente no mesmo horário. Além do mais, tal arranjo irá motivá-lo – você vai querer terminar a tarefa que começou no intervalo, então, na prática, você a concluirá mais rápido.

Desative as notificações das redes sociais

A maior distração no trabalho é sem dúvida o seu telefone particular. Qualquer distração da tarefa em questão, como fazer pausas a qualquer momento, afeta negativamente seu foco e aumenta o tempo necessário para concluí-la. Se você realmente deseja economizar tempo no trabalho, envie mensagens privadas apenas durante os intervalos designados.

Concentre-se em uma tarefa por vez

Você tem uma tarefa muito importante para fazer e, ao mesmo tempo, recebe um e-mail, um colega pede para ajudá-lo e um especialista em RH envia uma mensagem de texto para você no mensageiro instantâneo da empresa? Não se distraia – qualquer uma dessas coisas pode esperar até que você termine uma tarefa que já começou.

Desative as notificações da sua caixa de entrada de e-mail e verifique-a apenas em horários determinados (por exemplo, ao chegar no trabalho ou no final do dia). As mensagens não precisam ser respondidas na hora (a não ser aquelas que são importantes para você por causa de uma tarefa específica) – e sempre leva muito tempo para verificá-las.

Delegar

Você nem sempre precisa fazer tudo sozinho – mesmo que pense que é o único que será capaz de realizar uma tarefa corretamente. Ao trabalhar em equipe, você definitivamente deve aproveitar o fato de que um colega de trabalho tem mais tempo e pode assumir sua tarefa. Não é vergonha pedir ajuda – e não entregar tarefas é a forma perfeita de perder tempo no trabalho.

Use a técnica Pomodoro

Você já ouviu falar na técnica Pomodoro? É um método de gerenciamento de tempo baseado em trechos de 25 minutos de trabalho focado, interrompidos por intervalos de cinco minutos. Cada intervalo de trabalho é chamado de pomodoro. Ele é projetado para ajudá-lo a manter o foco. Como usá-lo? Escolha uma tarefa que você precisa concluir, defina um cronômetro para 25 minutos, trabalhe em uma tarefa e, quando o alarme tocar, faça uma pausa de cinco minutos. Depois de quatro pomodoros, faça uma pausa de 20 a 30 minutos.

Planeje seu dia

Nada funciona melhor do que planejar tarefas para fazer com antecedência. Dessa forma, você não perde tempo pensando em quais são suas prioridades atuais, em quais reuniões precisa participar em um determinado dia e por qual tarefa deve começar. Alguns minutos economizados porque você pode começar a trabalhar imediatamente? Que tal isso!

Aprender

Em seu trabalho diário, você certamente usa o Microsoft Office e outras soluções projetadas para ajudá-lo a fazer as coisas. Mas você tem certeza de que aprendeu todo o seu potencial? Mesmo que a resposta a esta pergunta pareça “sim”, na verdade, a maioria dos aplicativos que você usa todos os dias tem muito mais funções do que você jamais conseguirá conhecer.

Então procure descobrir pelo menos algumas que vão facilitar o seu trabalho – no caso do Powerpoint, por exemplo, pode ser a função design (sugerir a disposição de texto e gráficos em um slide e agilizar a criação de apresentações), no Word a possibilidade de rastrear alterações em um determinado documento , e no Excel formatação condicional (apresentando os dados com cores para melhorar sua análise).

Usar ferramentas

Em vez de perder tempo procurando o ícone de um determinado aplicativo em sua tela ou logando em cada serviço separadamente, você pode usar uma ferramenta que oferece várias funções em um só lugar. Essa ferramenta é o Firmbee, um sistema abrangente para gerenciamento de projetos e equipes de empresas. O Firmbee foi projetado para muitos setores, de RH a vendas e TI. Os usuários podem acompanhar o andamento dos projetos, organizar tarefas, recrutar funcionários e monitorar finanças – tudo usando uma única plataforma.

Os 8 principais economizadores de tempo - resumo

Como você pode ver, há muitas maneiras de economizar tempo no trabalho. A primeira coisa que você precisa fazer é descobrir quais são as tarefas que ocupam a maior parte do seu tempo. Algumas pessoas podem passar horas todos os dias no e-mail, por exemplo. Depois de saber quais são os seus desperdiçadores de tempo, tente se livrar deles e substituí-los por algo mais produtivo.

Você acabou de ler sobre os 8 principais poupadores de tempo no trabalho. Leia também: Gamificação no recrutamento

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Autora: Nicole Mankin

Gerente de RH com excelente capacidade de construir uma atmosfera positiva e criar um ambiente valioso para os funcionários. Ela adora ver o potencial de pessoas talentosas e mobilizá-las para se desenvolver.

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