Principais dicas sobre gerenciamento de tempo

A constante falta de tempo e o excesso de trabalho valem tanto para freelancers quanto para empresas. Isso afeta não apenas a produtividade e a motivação, mas também a saúde. Felizmente, existem poucas saídas. No artigo de hoje, você vai descobrir o que diminui a produtividade em qualquer negócio. Você também aprenderá alguns métodos eficazes de gerenciamento de tempo e se atualizará sobre ferramentas e aplicativos úteis de fluxo de trabalho.

Principais dicas sobre gerenciamento de tempo – índice:

1. O que desorganiza o trabalho?
2. Técnicas de gerenciamento de tempo
3. Beneficie-se de ferramentas de gerenciamento de trabalho e tarefas

O que desorganiza o trabalho?

Hoje em dia, cada vez mais tempo é gasto no trabalho. Horas extras e acumular pedidos se tornaram a nova norma. Polacos e gregos estão entre os mais ocupados do mundo – segundo a OCDE, passam quase 2 mil horas por ano no trabalho, muito à frente dos alemães que trabalham menos seiscentas horas por ano. Infelizmente, trabalhar duro não implica produtividade. Isso é ilustrado pelo fato de que os poloneses obtiveram uma pontuação 70% menor do que os alemães nos testes de eficiência do trabalho.

O que desorganiza o trabalho? Primeiro, 9 pequenas coisas que ocupam tempo e prejudicam qualquer negócio:

1. Enviando e-mails sem fim – se você acabou de enviar um terceiro e-mail em resposta, não envie outro. Melhor ainda, ligue para a pessoa ou encontre-a pessoalmente,
2. Notificações de áudio de novos e-mails – é uma boa ideia responder regularmente, mas nem todos valem a distração do trabalho,
3. Usando a opção “responder a todos” ,
4. Redação de relatórios que não servem para tomar decisões e melhorar a empresa ,
5. Produzindo relatórios que ninguém vai ler ,
6. Transferir decisões para supervisores ,
7. Marcando reuniões intermináveis ,
8. Adiando prioridades ,
9. Agendar reuniões com mais de 45 minutos – essa quantidade de tempo é suficiente. É muitas vezes desnecessariamente arredondado para a hora completa.

Essa é a conclusão de um estudo de Matt Krzysiak realizado em sua empresa quando assumiu a presidência do National Motor Club. Acrescente a isso o trabalho administrativo desnecessário, cuidar de coisas que não fazem parte da descrição do nosso trabalho, fazer telefonemas pessoais, ler o jornal e fazer recados.

O modo home office não facilita com toda a agitação doméstica. Redes sociais, comer e beber café, visitar amigos e adiar tarefas para “em um momento”. Soa familiar? Você pode lidar com essas questões preocupantes desenvolvendo hábitos simples e estabelecendo um horário de trabalho amigável.

Técnicas de gerenciamento de tempo

1. Método Pomodoro

Uma das técnicas mais conhecidas que podem ajudar é o método Pomodoro , derivado do clássico cronômetro de cozinha em forma de tomate. O método envolve escrever em um pedaço de papel todas as tarefas que você precisa concluir, escolher uma, definir o cronômetro para 25 minutos e trabalhar na tarefa durante todo o tempo. Você precisa estar totalmente focado sem a distração do Facebook ou mensagens de texto.

Se depois de 25 minutos a tarefa ainda não estiver concluída, faça uma pausa de 5 minutos e volte a ela, ajustando o relógio para mais 25 minutos.

No entanto, depois de 2 horas desse trabalho (4 Pomodoro) o cérebro vai precisar de um descanso, então faça uma pausa de 30 minutos, faça uma caminhada, prepare uma xícara de chá ou assista a alguma série de TV. Este é um método simples e eficiente para melhorar a gestão do tempo. É popular em todo o mundo.

2. A técnica 5S

Outra técnica recomendada é o 5S , que ajuda a organizar o local de trabalho e aumentar a produtividade. Também reduz os custos operacionais da empresa e melhora a qualidade dos produtos e serviços manufaturados.

O 5S é popular há décadas com empresas japonesas e consiste em cinco princípios:

• seleção – remova todos os itens desnecessários da caixa de correio,
• segregação – atribuir um local para os itens necessários; eles devem ser fáceis de encontrar e guardar após o uso, então organize-os com caixas de ferramentas, assinaturas ou etiquetas coloridas (catalogação de mensagens),
• limpeza – limpe seu espaço de trabalho diariamente, eliminando a fonte de contaminação (excluindo SPAM e cancelando a assinatura de newsletters desnecessárias),
• padronização – estabeleça um horário de trabalho padrão (defina horários específicos para responder e-mails),
• autodisciplina – crie o hábito de seguir os 4 passos acima.

3. Scrum

Você tem um quadro branco e papel colorido à mão? Conheça o Scrum, um método de gerenciamento de tempo de organização do trabalho frequentemente utilizado por startups e desenvolvedores. Scrum é um método no qual projetos e tarefas são escritos em pedaços de papel e fixados em colunas em um quadro branco. As colunas denotam elementos sucessivos do processo (por exemplo, “planejado”, “em andamento”, “testado”, “urgente para concluir”, “concluído”).

Na primeira coluna, você cria uma fila de tarefas priorizadas. Então, além de cada tarefa, você escreve quantas horas são esperadas para elas (usando cartões de cores diferentes, você pode dividi-los em categorias). Os cartões são então fixados da esquerda para a direita à medida que o trabalho avança para a seção “pronto”.

O Scrum permite acompanhar o andamento do projeto, reconhecer novos desafios, monitorar prazos e observar quantas tarefas faltam. Isso é muito prático tanto na organização do tempo quanto no trato com o cliente.

4. Sistema Quadrado

O método do sistema quadrado é baseado na priorização das tarefas atribuídas. De acordo com esta técnica, uma folha de papel é dividida em quatro caixas iguais. Cada caixa corresponde a quatro categorias de tarefas:

• tarefas urgentes – importantes (1) e sem importância (2) – são escritas nos quadrantes superiores,
• as tarefas não urgentes – importantes (3) e sem importância (4) – são colocadas nos quadrantes inferiores.

Tarefas urgentes e não urgentes são aquelas que devem ser realizadas o mais rápido possível, mas sem cumprir uma data específica (por exemplo, fazer um telefonema). Tarefas urgentes e importantes são prazos que devem ser cumpridos rapidamente (por exemplo, pagamento de uma taxa de assinatura).

Graças a este sistema sabemos quais tarefas fazer primeiro e quais podem esperar. Este é um complemento perfeito para a lista de atividades planejadas para serem feitas todos os dias. Esta combinação permite uma gestão de tempo ainda mais eficaz.

5. 80/20

Outra técnica é completar tarefas de acordo com o Princípio de Pareto (também conhecido como 80/20) . Há quase um século, Vilfredo Pareto observou que 80% dos bens estão nas mãos de apenas 20% da população. Logo se descobriu que essas proporções se aplicam a várias áreas da vida. Exemplos: 80% da receita é gerada por 20% dos clientes, 20% dos serviços das empresas geram 80% da receita, 80% das vezes usamos 20% das roupas que temos no armário e assim por diante.

De acordo com este método, fazer 20% das tarefas é suficiente para alcançar 80% dos resultados. O truque é discernir exatamente quais são essas tarefas e “peneirar o joio do trigo”. Naturalmente, este princípio não é perfeito – as proporções podem variar 90/10, 70/30, 97/3, etc.

O Princípio de Pareto é um método de gerenciamento de tempo que ajuda você a se concentrar nas questões-chave, mantendo sua agenda e evitando rodeios.

6. Um minuto ou dois

A última e mais simples técnica é a regra dos 2 minutos de David Allen. É ótimo para o trabalho e tarefas diárias. De acordo com este princípio, se uma ação não demorar mais de 2 minutos para ser concluída, ela deve ser feita imediatamente. Se você adiar, pode se tornar um fardo enorme no futuro. Este método é o mais fácil de implementar de todos, mas fornece os melhores resultados em pouco tempo.

Além disso, aumenta o nível de satisfação. Realizar várias tarefas em um dia, mesmo pequenas, é gratificante e reforça o preenchimento de tarefas consecutivas.

Além disso, aqui estão duas diretrizes práticas que valem a pena seguir:

• Não espere por um pedaço maior de tempo livre – adiar tudo geralmente não é a melhor ideia; durante as férias queremos descansar, e por vezes surgem situações inesperadas,
• Planeje apenas 60% do tempo – muitas vezes superestimamos nossas capacidades; ao planejar uma tarefa, liste as prioridades, tente prever eventos não anunciados e risque os comedores de tempo.

Beneficie-se de ferramentas de gerenciamento de trabalho e tarefas

Além de utilizar as técnicas de gestão do tempo, também é uma boa ideia aproveitar todas as ferramentas de gestão do trabalho criadas para otimizar os nossos processos do dia-a-dia.

documentos Google

É uma ferramenta gratuita do Google para criar, compartilhar e editar arquivos (arquivos de texto, planilhas, apresentações, formulários), tanto offline quanto online. Funciona em seu telefone, tablet ou computador. Além disso, a ferramenta é compatível com arquivos do Word – para que você não precise comprar software – e é integrada ao Google Drive (15 GB).

Escritório Online

A versão gratuita do Microsoft Office é uma continuação de uma poderosa ferramenta de gerenciamento online que permite criar, salvar e compartilhar documentos, planilhas, apresentações e cadernos. O Office Online inclui Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), caixa de correio do Outlook.com, calendário e contatos.

Dropbox

O Dropbox é um sistema seguro para compartilhar e armazenar arquivos, fazer backup e sincronizar arquivos entre computadores. Ele permite que você carregue, visualize e baixe dados tanto por meio de um navegador comum quanto por meio de um aplicativo dedicado instalado em seu computador.

Nota Colorida

O aplicativo Android simples - CollorNote permite que você edite notas, lembretes, e-mails, mensagens, compras e listas de tarefas de forma rápida e fácil. Este aplicativo permite que você organize suas notas por cor, bloqueie senhas e crie backups.

Aplicativos de gerenciamento de tempo

Na agitação da vida moderna, pode ser incrivelmente difícil ficar por dentro de tudo o que você precisa para concluir. Um aplicativo de rastreamento de tempo eficaz não apenas ajudará você a ter maior controle do seu dia, mas também tornará sua equipe mais produtiva e melhorará sua responsabilidade.

E quais são suas maneiras de gerenciar o tempo com sucesso? Você conhece outras dicas, regras ou aplicativos interessantes sobre gerenciamento de tempo? Sinta-se à vontade para ver e compartilhar comentários.

Autor: Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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