Tipos de reuniões de projeto | #33 Introdução ao gerenciamento de projetos

Kick-off e encerramento, confrontação e negociação, diário e controle… Eles diferem em participantes, duração e agenda. No entanto, todas as reuniões de projeto têm uma coisa em comum: nelas, as pessoas associadas ao projeto apresentam problemas ou resultados e discutem a implementação de tarefas em conjunto.

Tipos de reuniões de projeto – sumário:

1. Introdução
2. Planejamento
3. Procurando por soluções
4. Tomando uma decisão
5. Controlando os resultados
6. Resumo das Atividades
7. Resumo

Introdução

O PMBOK distingue até 16 tipos de reuniões que são cruciais para o gerenciamento eficiente de projetos! Cada um deles tem um propósito específico e uma lista de participantes cuja presença é necessária para a realização do encontro. Não listaremos todos os tipos; em vez disso, focaremos nesses tipos básicos e responderemos à pergunta: “Por que as reuniões são realizadas?”

As reuniões são frequentemente associadas a uma perda de tempo, mas, por definição, são uma parte fundamental de um projeto e uma ferramenta de comunicação essencial. Ainda assim, para que isso ocorra, os participantes precisam conhecer o objetivo e, idealmente, a pauta da reunião. Você também precisará de uma pessoa responsável por seu bom funcionamento. Hoje, vamos dar uma olhada nos tipos de reuniões divididas de acordo com a finalidade a que servem.

Planejamento

O planejamento de tarefas para o projeto é o objetivo das reuniões iniciais e recorrentes nas quais a equipe discute as metas e os objetivos do projeto.

Uma reunião inicial ocorre no início de um projeto, sua fase ou uma iteração específica. Todos os membros da equipe e as principais partes interessadas comparecem e seus principais componentes são:

• Conhecendo uns aos outros e membros da equipe,
• Definindo expectativas
• Planejamento – estabelecendo o primeiro plano de ação.

A partir de uma reunião de kick-off bem conduzida, todos os participantes devem trazer motivação para iniciar o projeto e um entendimento claro:

• Objetivo do projeto,
• Expectativas colocadas sobre eles,
• Recursos disponíveis e como usá-los,
• A divisão de papéis e responsabilidades no projeto,
• O cronograma e o escopo do projeto,
• As tarefas com as quais eles devem começar.

Durante as seguintes reuniões de kick-off e reuniões de planejamento, ocorre um ajuste gradual do plano do projeto às circunstâncias de sua implementação. A equipe planeja tarefas mais detalhadas para definir objetivos e formas de alcançá-los. Assim, também está engajada na busca de soluções.

Procurando por soluções

Encontrar maneiras de lidar com as dificuldades que surgem durante a implementação do projeto é o objetivo do brainstorming popular e das reuniões aprofundadas de problemas.

O objetivo do brainstorming é gerar inúmeras ideias e possíveis soluções para um problema ou desafio. Eles geralmente envolvem apenas membros da equipe do projeto e, às vezes, partes interessadas convidadas. Embora muitas vezes sejam criticados por favorecer pessoas que gostam de falar rápido, muito e alto, são uma ótima ferramenta para gerar inúmeras ideias que podem ser discutidas em um ambiente mais tranquilo.

As reuniões de resolução de problemas são uma continuação natural das sessões de brainstorming. Aqui, as soluções são discutidas com mais detalhes para que decisões mais precisas e equilibradas possam ser tomadas.

Tomando uma decisão

As reuniões de tomada de decisão ocorrem para discutir as opções disponíveis e chegar a um acordo sobre uma ação específica. Se dizem respeito à implementação de objetivos, apenas a equipe do projeto participa. Se, por outro lado, as decisões dizem respeito a questões com grandes implicações, as principais partes interessadas também as atendem.

As decisões-chave são tomadas na reunião de “cúpula”, o comitê gestor. O PMBOK o define como “uma reunião em que as partes interessadas seniores fornecem orientação e suporte à equipe do projeto e tomam decisões fora da autoridade da equipe do projeto”.

Controlando os resultados

Periodicamente são realizadas reuniões para compartilhar e analisar informações sobre os resultados dos trabalhos do projeto. São chamadas de “Reuniões de atualização de status” ou simplesmente “Reuniões de status”. Permitem identificar rapidamente alterações desfavoráveis ​​no funcionamento da equipa e responder aos riscos emergentes.

Resumo das Atividades

Os resumos cíclicos das atividades acontecem durante os encontros chamados retrospectivas. Eles são realizados ao final de cada etapa importante do projeto, por exemplo, quando um marco é alcançado. Seu objetivo é refletir com a equipe sobre as tarefas realizadas e a forma como os membros da equipe trabalham juntos.

Além da retrospectiva, o PMBOK menciona um interessante tipo de reunião voltada para o aprendizado de atividades passadas denominadas “lições aprendidas”. É usado para resumir e compartilhar as lições aprendidas de todo o projeto ou de sua fase selecionada. Seu resultado deve ser uma melhoria no desempenho da equipe do projeto, alcançada por meio de uma maior conscientização sobre os erros cometidos, bem como pela aplicação consistente de boas práticas. Você pode organizar reuniões de “lições aprendidas” para discutir situações na equipe que poderiam ter sido melhor resolvidas. No entanto, é mais frequentemente dedicado a sucessos que a equipe deseja repetir e soluções que renderam resultados muito bons.

Resumo

Os principais objetivos das reuniões de projeto são:

• facilitando a comunicação,
• Solução de problemas,
• tomada de decisão, e
• acompanhar o andamento do trabalho do projeto.

A chave para sua eficácia é a transparência. Cada reunião do projeto deve ter um objetivo, agenda e lista de participantes claros e, se possível, um facilitador cuja presença possa ajudar a garantir que ela ocorra sem problemas e com eficiência.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
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6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
14. Para que serve a visão do projeto?
15. Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem?
16. Fase de iniciação do projeto - no que prestar atenção?
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