O guia definitivo para festas de fim de ano

Última atualização em 14 de agosto de 2020

Fogos de artifício no céu encerrando uma memorável festa de férias de trabalho. O final do ano está se aproximando e os lucros estão mais saudáveis ​​do que nunca. Você criou uma reputação digna de quem organiza uma memorável festa de fim de ano. A equipe e os gerentes apoiam a continuidade da tradição, é claro, e sim, até você gosta disso. O planejamento, a preparação e os custos envolvidos parecem insignificantes em comparação com o brilho que você vê nos olhos dos funcionários na noite do evento e a conversa positiva no escritório que continua por dias e semanas depois. Como alguém poderia argumentar contra isso?

Antes que a ideia corra sozinha, há algumas considerações práticas que qualquer bom empresário deve avaliar primeiro. Antes de retirar o cartão de crédito, considere estas etapas sugeridas a serem consideradas antes de organizar sua próxima festa de férias de trabalho “Melhor de todos os tempos”.

Escolhendo uma data

Se você planejar com antecedência, há uma grande probabilidade de que você possa organizar uma grande festa de fim de ano da empresa no local desejado, na data desejada. Espere muito tempo, no entanto, e você corre o risco de uma grande decepção. Espaços com capacidade para receber um grande grupo, sejam restaurantes ou salões de banquetes, são reservados com antecedência. Isso é especialmente verdadeiro para datas próximas aos feriados. Se você quiser realizar uma festa de fim de ano na época do Natal e Ano Novo, isso significa novembro, dezembro e janeiro.

Horário nobre

Uma palavra sobre dezembro, em particular. A praticidade de realizar uma festa de trabalho em dezembro termina cerca de 10 a 15 dias antes do Natal. Qualquer coisa depois disso, até o próprio Natal, resultará em baixa frequência. As pessoas estão simplesmente muito ocupadas se preparando para suas reuniões familiares e compras. Se nenhum desses for o caso, o ritmo de vida na cidade geralmente é tão rápido que mantém muitas pessoas em casa. No entanto, se o seu grupo for destemido com um alto espírito para “levá-lo ao limite”, você pode encontrar um bom negócio próximo ao Natal em um local que tenha espaço para reservar seu evento.

Novembro é de fato mais cedo, mas a “Temporada de Férias” certamente começa após o Dia de Ação de Graças, e os dias seguintes até meados de dezembro são o “horário nobre” para as festas de fim de ano dos funcionários. Esteja preparado para trabalhar mais nessas datas devido à alta demanda, mas em termos de melhor horário para os participantes, você não pode fazer melhor.

Hora do ombro

Janeiro está se tornando uma escolha mais popular para os proprietários, e o feedback dos participantes também é positivo. As semanas após o Ano Novo são um pouco “vazias”, em relação às semanas anteriores, e muitas pessoas vão aproveitar a chance de fazer algo que dê a sensação de que os “tempos divertidos” não passaram completamente. Concentre-se nas primeiras duas semanas – não mais – porque então todo o sentido de “Férias” terá desaparecido e seu evento pode parecer completamente fora de época.

Como ler os termos de reserva

A antecedência para reservar sua festa de férias de trabalho depende da oferta e da demanda, é claro. Se você estiver em uma área com alta demanda, pode ser necessário considerar o bloqueio de uma data com um ano de antecedência ou até mais! Os termos dessa reserva também podem surpreendê-lo. Muitos salões de banquetes exigem um depósito de 50% no momento da reserva.

Um salão formal para banquetes, festas de trabalho e reuniões. O restante das taxas é geralmente dividido em mais dois pagamentos. Você será solicitado a fornecer um número aproximado de funcionários com algumas semanas de antecedência e, em seguida, um número "final" um tempo menor antes do evento. Isso configurará um saldo mínimo que será cobrado. Qualquer “não comparecimento” ainda terá um custo, mas se o número aumentar no dia do evento, eles não passarão fome - mas você será cobrado extra por eles. Como é o caso de todas as transações comerciais, muito depende do relacionamento entre o cliente e a empresa, portanto, seus termos específicos podem ser diferentes.

Onde organizar uma festa de férias de trabalho

Onde, exatamente, todos os seus participantes vão se encaixar? Isso depende do que eles vão fazer. Isto é um jantar sentado? É uma recepção com dança? Talvez um aperitivo ambulante e um coquetel? Será realizado em ambientes fechados ou ao ar livre - ou ambos? A necessidade de encontrar um local adequado e apenas “reservar” muitas vezes salta para o topo da lista de “a fazer”, mas considere que tipo de evento será esse também. Se um local for totalmente reservado antes de se pensar no tipo de atividades a serem realizadas, você pode ser forçado a redesenhar as atividades devido a limitações de espaço ou planta baixa.

Considerações de tamanho

Combinar a participação projetada com a capacidade do local é uma consideração importante ao decidir onde sediar uma festa de férias de trabalho. A experiência deve ser confortável, com espaço suficiente por pessoa para respirar e se movimentar, mas não tão aberta que o evento pareça pouco frequentado. Muitas instalações para banquetes têm salas ou salões de tamanhos diferentes que podem oferecer o tamanho certo para sua festa de trabalho de férias. Você também pode encontrar diferentes plantas baixas - algumas com quartos laterais ou terraços, para os fumantes usarem.

Coordenação com o Coordenador de Vendas de Banquetes

Não se esqueça de compartilhar seu plano de atividades com o coordenador de vendas de banquetes antes de reservar uma instalação. O conhecimento do que você quer fazer ajudará a guiá-lo para a melhor sala. Informar o vendedor após o fato – ou na noite do evento – é absolutamente uma receita para o desastre. A instalação pode ter restrições que impossibilitam sua capacidade de realizar determinadas atividades. Quer exemplos?

• Energia A/C insuficiente para uma banda, iluminação, som
• Sem áudio da casa para um discurso do CEO
• Portarias locais limitando o som à noite
• Restrições de fumo
• Restrições ao álcool (sim, ainda existem condados “secos”)
• Nenhuma pista de dança disponível (dançando no tapete - você está brincando?)

Também deve ser pensado para a localização do local. Na maioria dos casos, a melhor localização é perto de onde está o negócio. Os funcionários estão acostumados com o trajeto de ida e volta do trabalho. Como evidenciado por sua presença recorrente no escritório, o deslocamento é aceitável. Forçar uma festa de fim de ano em um local longe da sua empresa resultará em baixa participação e críticas negativas. Se possível, mantenha-o por perto.

Idéias para festas de fim de ano

Achamos que essa é a parte divertida. Também é a parte difícil. Que tipo de festa você quer fazer? A pergunta deveria ser: “Quais ideias para festas de fim de ano resultarão em um comparecimento máximo?” O “porquê” da festa merece mais atenção e esforço. Por que os funcionários virão ao seu evento, seja depois de um dia de trabalho ou em um fim de semana? Um bom lugar para começar essa análise é conhecendo seu público. Os participantes estão acostumados a jantares finos e ambientes elegantes? A equipe é uma equipe de colarinho azul que se reúne informalmente em um bar de esquina às sextas-feiras para asas e cerveja? Os participantes são jovens e principalmente solteiros, ou maduros e casados? Tentar encontrar a combinação perfeita de atmosfera e atividades para um grupo misto pode ser um desafio, para dizer o mínimo.

Um guia abrangente para o estilo de evento que você organizará pode ser melhor definido pelo estilo de roupa normalmente usado por seus funcionários quando estão “fora do relógio”. Isso pode não lhe dar a resposta fácil, mas pode ser um fator a considerar. É um grupo casual que usa jeans, ou eles costumam vestir calças e camisa de golfe? Você não quer fazer uma festa onde todos se sintam obrigados a usar algo fora da zona de conforto para alguns e não para outros.

O terreno comum da festa natalina: os temas funcionam!

Pode parecer impossível decidir sobre um estilo que satisfaça a todos, então considere uma ideia de “Festa de Férias de Trabalho Temático”, promovida com sucesso pelo proprietário da That! Empresa, Ken Knorr.

Knorr organizou mais de uma década de festas de trabalho para sua equipe e gerentes, que vêm de uma ampla variedade de origens e são de diferentes faixas etárias. Adotar um conceito de festa temática cria um campo neutro no qual todos se reúnem.

“Não é essa realmente a ideia?” perguntou Knorr. “Nós nos reunimos. Comemos, nos divertimos, comemoramos e estamos juntos. Cônjuges, colegas de trabalho, ombro a ombro com os gerentes, todos se divertindo.”

Este! Os temas das festas de fim de ano da empresa incluem Pirata, Medieval, Roaring 20s e Heroes/Villains, para citar alguns. O objetivo de um tema é criar um destino que seja território neutro desde o dia em que é anunciado. Cada participante pode ser criativo no que veste (e quanto gasta), enquanto o foco permanece na participação. Escolher um tema também pode ser um processo altamente interativo. A equipe de Knorr tem tempo para produzir ideias que são consideradas como um grupo, eventualmente reduzindo a lista para uma que seja popular entre todos.

Entretenimento nas festas de fim de ano

Após a escolha de um tema, a pergunta avança para o que manterá os participantes interessados ​​quando chegarem? Isso apresenta um cenário de bifurcação onde uma discussão sobre alimentos e bebidas é necessária. A decisão do que e como alimentar seus convidados pode influenciar inteiramente como o evento irá fluir. Os convidados permanecerão sentados o tempo todo ou ficarão à vontade para passear e lanchar em um piso plano aberto? Novamente, tendo tentado ambos, Knorr tem experiência com o assunto. Sua descrição das diferenças entre um grupo de trabalho de férias que fica parado e um que se move mais livremente parece bem examinado.

“Nós tentamos sentar com uma banda. As pessoas tendem a ficar em seus lugares ao lado das mesmas pessoas a noite toda. Bem, a ideia é reunir as pessoas confortavelmente – descobri que essa técnica não funcionou tão bem.”

A experiência deixou Knorr em busca de atividades que incentivassem a interação entre seus convidados (os convidados de uma festa de trabalho da That! Company são o funcionário mais um “outro significativo”). Ele tentou dançarinos de chamas polinésios um ano.

“Isso foi muito legal. As pessoas ficaram muito impressionadas com o desempenho, mas dura apenas uma quantidade limitada de tempo, e você realmente não pode repetir isso todos os anos.”

A resposta para a pergunta sobre quais entretenimentos ou atividades de festas de fim de ano são mais bem-sucedidas pode ser a que Knorr atualmente prefere.

Uma aposta certa para o entretenimento

As Noites de Cassino são uma atividade popular de festas de fim de ano. “Nossa 'Noite do Cassino' funcionou extremamente bem. Gera muita interação em várias mesas de jogo que funcionam a noite toda. Todo mundo 'ganha' e nenhum dinheiro sai do bolso – na verdade, meu trabalho é garantir que os jogadores nunca fiquem sem dinheiro.”

Knorr anda pela sala e regularmente verifica os convidados enquanto injeta liquidez instantânea na atmosfera de jogo frenética, pegando pilhas de 'Casino Cash' recém-impressas e jogando-as no ar. Os convidados se esforçam para reunir o máximo que podem e retornam às suas mesas para fazer suas próximas apostas.

Um DJ toca uma lista ininterrupta de músicas de alta energia que funcionam bem como música de fundo - mas muito poucos dançam e apenas um ou dois escolhem pegar o microfone e compartilhar uma apresentação de karaokê com uma multidão claramente focada em ganhar mais fichas na roleta , Black-Jack ou Craps.

Mas se o dinheiro não é real, por que há tanto fervor para ganhar? A resposta está no estágio 2 da fórmula de sucesso de férias de trabalho que a Knorr adotou.

“Terminamos a noite com um sorteio. Alinhamos dezenas de prêmios – alguns tão pequenos quanto $ 25 e outros que valem várias centenas. Os hóspedes trocam suas fichas de cassino no final da noite por bilhetes de rifa. Eles os usam para entrar em sorteios para quantos prêmios quiserem. Eles podem carregar um prêmio ou distribuí-los; é a escolha deles.”

As Decisões de Alimentos e Bebidas

Se o objetivo é apoiar a mobilidade de seus convidados e melhorar a interação, um jantar sentado provavelmente não é a melhor escolha para um grupo maior do que o que uma única mesa pode acomodar. Um buffet sem pé é menos formal e oferece uma oportunidade para os hóspedes desfrutarem de um jantar à vontade. Também pode ser menos caro do que um jantar servido.

Manter-se próximo do orçamento é uma espécie de ato de equilíbrio. Se você está tentando manter as despesas com alimentos baixas, existem categorias de alimentos que normalmente podem ajudar com isso. Macarrão, arroz e macarrão usados ​​em receitas estão entre as refeições menos caras que você pode pedir. Para variar, considere um toque étnico no macarrão, por exemplo, uma receita tailandesa. Um evento temático mexicano pode incluir arroz e, claro, sempre há massas italianas para serem apreciadas. Esses ingredientes vão encher a barriga e deixar uns trocados no bolso.

Mantendo-o Leve

Se você está preocupado com a aparência de ser excessivamente frugal, prefira alguns aperitivos extravagantes como uma possibilidade. Como você servirá uma quantidade menor deles, o custo deve ser gerenciável e adicionará um toque de elegância à experiência.

Para um grupo menor em um evento sentado, outra maneira de cortar custos é servir quantidades menores. Esta é uma consideração definitiva se você estiver hospedando o evento à tarde. Ao fazer isso, você pode encontrar preços atraentes para um prato mais elegante que seus convidados apreciariam.

Caso decida alugar um espaço que não tenha capacidade de preparação de alimentos, existe a possibilidade de trazer food trucks para abastecer o catering. Isso pode se encaixar muito bem se o espaço ao ar livre for agradável e espaçoso, o clima for confiável e os participantes estiverem em forma e casuais. Um “desconto por volume” pode ser organizado com um menu limitado para que cada caminhão possa enviar refeições de forma rápida e consistente. Os ingressos seriam distribuídos aos convidados na chegada e trocados por comida no caminhão. Tente dar algumas opções de estilos de comida e avise com antecedência os tipos de comida preparados pelos caminhões para que as pessoas possam se empolgar (ou comer uma refeição antes de vir).

O álcool é normalmente “esperado” em uma festa de trabalho de férias, mas a responsabilidade é a principal preocupação de qualquer empresa quando o álcool é servido durante uma “função comercial”. Knorr fornece um bilhete de bebida para cada hóspede e, depois disso, um bar de dinheiro está disponível se os hóspedes desejarem comprar mais bebidas.

“Não há um bom resultado em promover o consumo de álcool em uma função de trabalho”, disse Knorr com uma seriedade que só um empresário poderia expressar. “A responsabilidade, os comportamentos lamentáveis, as palavras ditas fora do lugar, os riscos de dirigir embriagado e Deus me livre, um acidente automobilístico enquanto danificado – simplesmente não vale a pena.”

Também ajuda a manter os custos sob controle. Depois de contratar entretenimento, alugar as instalações, servir o jantar e comprar prêmios de rifa, a contagem pode ser significativa.

Convites para festas de fim de ano

O convite é tão importante quanto todo o planejamento descrito até aqui. Se as pessoas não desenvolverem entusiasmo, expectativa e desejo de reservar a data em seus calendários para o seu evento, está fadado ao fracasso. Pense em uma sala meio cheia, com cadeiras vazias por toda parte. Poderia ter consequências devastadoras em futuras festas de fim de ano, sem falar no moral da empresa.

Ok, pare de pensar nisso! É um pensamento muito ruim, mas não vai acontecer no seu evento, não é? A solução é promover as luzes do dia. Cedo e frequentemente; como se costuma dizer na votação, também é verdade na promoção do partido de trabalho de férias. Seja criativo, seja autêntico e peça um compromisso. Você precisa ter um número de funcionários pelo menos uma semana antes da festa, então facilite o RSVP dos convidados. Considere vários métodos de comunicação do convite: e-mail, vídeo, reuniões departamentais, mensagens do CEO e qualquer outra forma de alcançar os funcionários convenientemente. O fato é que as pessoas procrastinam a menos que haja um prazo, e você não pode se dar ao luxo de fazer o prazo no dia do evento. Você pode incluir incentivos para respostas antecipadas (sorteios extras para um prêmio especial de “Early Responder”).

No dia da sua festa

Tente reunir seus principais assistentes de eventos no início do processo. Dê a eles acesso às informações e contatos de que precisam para ajudá-lo a realizar o volume considerável de trabalho no planejamento e na realização do evento. Deixe claro o que cada membro da equipe é responsável por fazer e certifique-se de reconhecê-los no evento. Prepare-se, o anfitrião com um discurso de boas-vindas, quaisquer anúncios especiais durante a festa e uma saudação final de agradecimento e boa vontade. Reconheça as realizações da empresa com gratidão e respeito. Em nenhum momento isso deve ser uma plataforma para palavras desencorajadoras ou para chamar a atenção das pessoas por não estarem aquém.

Seus assistentes devem manter a linha do tempo dos eventos em um curso constante, comunicando-se com os funcionários do catering, entretenimento ou da casa durante a noite. Eles devem ter poderes para tomar decisões e trazer apenas à sua atenção preocupações que não podem resolver sem poderes executivos.

Finalmente, certifique-se de que você está relaxado. Faça do dia um simples que inclua apenas os frutos de seu trabalho. Deixe o outro trabalho de lado e participe de sua festa de férias de trabalho como um anfitrião simpático, confiante e gentil com todos os convidados, tanto novos quanto conhecidos. Sorria e ria em todas as oportunidades; mostre ao mundo que grande líder você é no trabalho e fora dele.