O que você precisa saber sobre como usar o Excel para sua inicialização?

Como proprietário de uma nova empresa, você pode não ter o luxo de contratar um contador em tempo integral. No entanto, isso não o isenta da necessidade de manter os livros. Todos os seus registros devem estar em ordem quando a temporada de tributação chegar.

Contar com um caderno e uma caneta pode não ser a melhor opção, especialmente com as crescentes demandas do seu negócio e mão de obra limitada. Além disso, as limitações financeiras podem ser uma barreira para a compra de software de contabilidade. No entanto, você tem uma ferramenta pronta em seu pacote do Microsoft Office. E vem na forma de Microsoft Excel .

Atualmente, mais de 750 milhões de pessoas usam o Excel. Ele fornece uma solução para gerenciamento de dados, análise, contabilidade, geração de relatórios, etc.

E essa nem é a melhor parte. O Excel possui funcionalidades que podem auxiliar na gestão do negócio. Departamentos não contábeis, como RH, vendas, marketing e atendimento ao cliente, também podem usar o Excel.

Nosso artigo examinará alguns pontos importantes que toda startup deve saber sobre o Excel.

1. Excel fornece uma solução para contabilidade financeira

Um dos maiores beneficiários do Excel é o departamento de contabilidade . As equipes usam planilhas para criação de orçamento, previsão, folha de pagamento e delineamento de resultados financeiros.

De fato, o Excel oferece os elementos essenciais de um programa de contabilidade. Você pode, por exemplo, acompanhar despesas e receitas. Tudo o que você precisa fazer é inserir os dados necessários nas linhas das planilhas.

Observe, porém, que é fundamental ter cuidado ao inserir dados. Um erro como linhas/células vazias comprometerá os resultados da computação. Corrigir esse erro é fácil se você souber como remover linhas em branco no Excel. Aproveite o tempo para aprender como limpar os dados.

Levará muito tempo se você decidir remover os espaços em branco manualmente. No entanto, o Excel permite que você faça isso em questão de segundos.

Outros erros são duplicações, erros de ortografia, texto em vez de números e espaços extras. Tudo isso afetará qualquer esforço de análise de dados de sua parte.

E, por favor, não deixe que as planilhas e fórmulas do Excel o assustem. Com um pouco de treinamento, você achará fácil de usar e muito útil.

2. Você pode usar o Excel para análise de negócios

A análise de negócios é um componente crítico da administração de um negócio. Aplica-se a startups e empresas estabelecidas. Como você pode saber o que está acontecendo no mercado se você não dedicar tempo para estudar o ambiente de negócios?

O processo envolve a coleta de muitos dados. Você deve fazer isso de várias fontes, incluindo vendas, marketing, atendimento ao cliente ou RH. O tipo de informação inclui análise de tendências para fins de previsão.

Acompanhamento de lucros e perdas para ver o que está entrando ou saindo. Nenhuma análise de negócios também estaria completa sem olhar para os concorrentes.

Depois disso vem a análise dos dados. Este é o processo de converter os dados brutos em algo útil. Os insights gerados a partir disso são a base de qualquer tomada de decisão.

Você obtém acesso a tabelas dinâmicas, gráficos e outras fórmulas. Tudo isso ajuda no gerenciamento, organização e visualização de dados. Este último é fundamental na preparação de relatórios.

Seria difícil consumir ou interpretar dados brutos como estão. A apresentação dos resultados em gráficos facilita a digestão de todas as informações.

3. O Excel também tem um papel no RH

O departamento de RH pode não ter envolvimento diário com assuntos financeiros. Mas o Excel tem muitas funcionalidades que podem beneficiar o departamento. A gestão de funcionários, por exemplo, exige a construção de bancos de dados. O RH pode gastar muito tempo procurando informações se não houver como organizar os dados.

As planilhas do Excel permitem inserir esses dados em critérios específicos. A pesquisa de dados em planilhas é fácil com as ferramentas de filtragem.

Como uma startup, você pode não ter a capacidade de integrar muitos funcionários. Mas, você ainda deve gerenciar os que você já tem. Com o Excel, é fácil rastrear atendimento, folha de pagamento ou pesquisar dados de funcionários.

Inscreva-se no treinamento do Excel para desbloquear todo o potencial que está dentro. Não se preocupe em passar muito tempo longe do negócio ao fazer um curso. Você tem opções online que são tão eficazes quanto as salas de aula físicas.

4. Simplifique as vendas e o marketing com o Excel

Gerenciar suas vendas e marketing de inicialização será mais fácil com o Excel. Use planilhas para organizar orçamentos, análises financeiras, metas de vendas e estoque.

Vamos pegar o exemplo das Tabelas Dinâmicas. Essas tabelas simples facilitam o resumo de informações de clientes ou dados de vendas.

Você também tem a opção de criar painéis e automatizar relatórios. O Microsoft Excel também é bastante flexível se você precisar integrá-lo a outras plataformas. Você pode, por exemplo, importar ou exportar dados de e para sua plataforma de comércio eletrônico. Isso pode ser necessário se você precisar trabalhar com dados, mas não tiver o software apropriado em sua plataforma.

Use a planilha para gerenciar informações de produtos e estoque. Adicione quantas linhas ou colunas desejar.

Algumas categorias podem incluir códigos de barras, estoque de SKUs e níveis de novo pedido. Os cálculos automáticos dos níveis de estoque informarão quando você precisar reabastecer. Dessa forma, suas informações ficam atualizadas. E você nunca decepciona seus clientes por ficar sem estoque.

Outra opção é usar planilhas do Excel junto com scanners de código de barras. Isso facilita o rastreamento e a localização de pedidos e o processamento rápido das solicitações dos clientes.

Pensamentos finais

O capital operacional pode ser um grande desafio para muitas startups. O dinheiro disponível vai para despesas operacionais. Inicialmente, pode não haver dinheiro suficiente para contratar recursos em tempo integral.

O proprietário da empresa pode precisar assumir a maioria dos trabalhos. Isso inclui contabilidade, RH, vendas, marketing e gerenciamento de estoque.

O software certo pode ser uma grande ajuda. Mas, investir em tais tecnologias pode não ser possível no início. No entanto, a solução perfeita está ao seu alcance. O Microsoft Excel pode lidar com tarefas de qualquer departamento dentro de uma organização.

O melhor conselho que podemos dar a qualquer startup é se inscrever em cursos de treinamento em Excel. É verdade que você não precisa ter conhecimento em nível de especialista para usar planilhas do Excel. Mas isso o limitará às funcionalidades mais básicas.

O treinamento é a única maneira de descobrir os recursos fantásticos que o pacote oferece. Com uma boa compreensão, o Excel não será tão assustador quanto muitos iniciantes acreditam que seja.

Além disso, não perca nosso artigo sobre as melhores alternativas ao Excel.