8 dicas para criar apresentações virtuais mais eficazes

Seus fones de ouvido estão ligados, com sete guias abertas na tela. Seu telefone zumbindo rouba sua atenção por um segundo antes de seu cachorro latir. Laptop em uma mão, você anda e ouve enquanto verifica quem está na porta...

Tudo isso enquanto o apresentador da apresentação virtual continua falando, alheio às milhares de distrações com as quais você luta enquanto trabalha em casa.

Acabei de descrever o último evento virtual do qual você participou? Você não está sozinho.

Em junho, 42% da força de trabalho dos EUA estava trabalhando em casa, com eventos virtuais aumentando 1.000%. Quando as distrações domésticas se combinam com a flexibilidade do mundo virtual, é mais difícil do que nunca permanecer envolvido durante uma apresentação virtual. Isso torna o nível de criação de apresentações virtuais eficazes mais alto do que nunca.

Se você é um apresentador, a única maneira de enfrentar esses novos desafios é entender o que torna uma apresentação virtual diferente.

Quais são as diferenças entre apresentações presenciais e virtuais?

Se você se considera muito bom em falar e apresentar em público, pode ser tentador pensar que dominaria automaticamente a apresentação virtual. Mas existem diferenças importantes entre os dois formatos que exigem abordagens separadas para manter seus espectadores envolvidos. Compreender as diferenças ajudará você a mudar efetivamente sua estratégia.

Apresentação Pessoal

Existem três elementos principais de uma apresentação presencial típica: o apresentador, a apresentação e o público. Aqui está o que entra em jogo quando essas três partes interagem:

• • Carisma e linguagem corporal - Como o apresentador está presente com o público pessoalmente, a capacidade do palestrante de encantar seus ouvintes torna-se um foco. O apresentador também pode usar a linguagem corporal e interagir com os slides.
  • A capacidade de ler a sala - Como o apresentador está no mesmo lugar que o público, ele tem uma noção melhor de como está sendo recebido. Isso pode ajudá-los a mudar o ritmo se perceberem que o público está ficando entediado.
  • Convenção social - Durante uma apresentação pessoal, a maioria das pessoas não se levanta e sai porque isso é considerado rude. O público também se alimenta um do outro. Risos e aplausos são contagiosos, então mesmo que alguém desligue, eles podem ouvir a energia da multidão e sintonizar novamente.

Apresentação virtual

Quando se trata de apresentações virtuais, o apresentador, a apresentação e o público ainda são os três principais elementos, mas as coisas parecem diferentes.

• • Palestrante e público desconectados - Em uma apresentação virtual, o apresentador geralmente está em casa e seu público pode estar em qualquer lugar do mundo. Isso torna uma presença forte mais difícil de transmitir. Mesmo o orador mais dominante carece de seriedade quando visto em uma pequena janela em uma tela minúscula.
  • Público silenciado - Normalmente, o apresentador não consegue ouvir nada além de sua própria voz. Isso pode ser enervante, pois o ciclo de feedback com o público é completamente interrompido.
  • Distrações do público - como o público não pode ser visto, eles se sentem mais livres para realizar várias tarefas ao mesmo tempo durante uma apresentação virtual. Assim, a barra para reter a atenção é muito maior ao apresentar online. Além disso, o público não pode se alimentar da energia dos outros participantes. Portanto, se alguém estiver sintonizado, permanecerá sintonizado. Risos e aplausos não os trarão de volta.

8 dicas para criar apresentações virtuais mais eficazes

Então, como superar esses desafios e criar uma apresentação virtual eficaz? Existem muitas dicas, truques e ideias por aí, mas, no final das contas, tudo pode ser reduzido a esses dois focos: eliminar distrações e tornar o conteúdo atraente .

Eliminando distrações

Compreendendo que mais distrações tentarão seu público do que nunca em um ambiente virtual, é importante eliminar as distrações que você pode controlar. Aqui estão algumas dicas que ajudarão a manter seu público sintonizado.

1. Prepare sua tecnologia

Garantir que você tenha a tecnologia certa configurada para hospedar e participar de reuniões é uma necessidade absoluta. Verifique duas ou três vezes o microfone, a webcam e a conexão com a Web antes do início da apresentação. Certifique-se de ter largura de banda suficiente. A maioria dos provedores de reuniões virtuais, como Zoom , Microsoft Teams e Webex , sugere algo entre 2 e 2,5 MB para velocidade de download e upload.

2. Defina a cena

Como você não está apresentando em um palco formal ou em frente a um pódio, pode ser necessário um pouco mais de criatividade para parecer profissional. Limpe seu plano de fundo e considere apresentar na frente de uma parede em branco, em vez de uma sala desordenada.

Se você não tiver esse recurso, um plano de fundo virtual pode ser uma boa opção. Zoom, Microsoft Teams e Webex oferecem planos de fundo padronizados e padronizados. Ou você pode ser um pouco mais criativo e criar o seu próprio usando uma ferramenta como o Canva ou, se for um pouco mais avançado, o Photoshop.

3. Livre-se do moletom

Mais uma vez, parecer profissional é fundamental. Você não apenas parecerá uma fonte mais confiável, mas também se sentirá mais polido e preparado. Ao escolher uma roupa para sua apresentação, considere evitar padrões perturbadores ou tecidos brilhantes que possam refletir na câmera. Mantenha suas roupas simples; cores sólidas são as melhores. O objetivo é ter seu público focado em você e não em suas roupas ou ambiente.

4. Comunique expectativas claras

Nada leva mais à distração do que as interrupções, especialmente do público. Evite isso definindo claramente as expectativas antes de sua apresentação começar. Deixe seu público saber quando eles devem fazer perguntas ou esperar participar. Para públicos maiores, utilize a função de bate-papo das plataformas de reunião virtual para tirar dúvidas. Isso evitará que todos falem uns sobre os outros. Peça ao seu público para silenciar antes de começar a eliminar qualquer ruído de fundo ou outras interrupções que possam distrair.

Tornar o conteúdo atraente

O segundo passo, mas igualmente importante para criar apresentações virtuais mais eficazes, é criar um conteúdo atraente. Parece bastante óbvio, certo? Infelizmente, muitos apresentadores não cumprem esta etapa - e isso fica evidente, principalmente em uma plataforma virtual onde sua apresentação é o foco central.

Aqui estão alguns itens de ação para ajudar a tornar seu conteúdo mais atraente.

5. Use imagens

Isso é um dever. De acordo com o relatório State of Presentations da Prezi , os recursos visuais tornam as apresentações 43% mais persuasivas. Imagens e recursos visuais também podem ajudar a explicar informações complexas de forma mais coerente, levando a uma melhor experiência de aprendizado para seu público. Se eles entenderem o que você está dizendo, eles estarão menos propensos a se desligar e mais propensos a se envolver.

6. Escolha as fontes com sabedoria

Com que frequência apenas colocamos uma fonte porque parece legal? Eu sei que sou culpado disso. Mas as fontes são importantes, especialmente quando se trata de criar uma experiência visual agradável para o seu público. É importante selecionar fontes que não distraem, além de ter uma ampla variedade de estilos para ajudá-lo a ilustrar e enfatizar diferentes pontos. Considere evitar fontes como Calibri, Cambria ou Arial, pois essas fontes padrão não oferecem opções de estilo. Uma opção melhor é a Helvetica, que vem em uma ampla gama de pesos e estilos.

7. Use Animação

Com tantas ferramentas de apresentação diferentes disponíveis, a animação é bastante fácil de incorporar em apresentações de slides. Ao adicionar movimento ao texto, gráficos e imagens, você estará criando uma experiência mais dinâmica e envolvente para o seu público. A animação também pode ajudá-lo, como apresentador, a controlar o ritmo de sua apresentação.

Os usuários do Powerpoint podem utilizar a ferramenta Morph , para uma maneira fácil de animar, mover e enfatizar objetos nos slides automaticamente.

Veja como usá-lo:

• Crie seu slide com o texto e/ou elementos gráficos nele.
• Depois de terminar o design inicial do slide, clique com o botão direito do mouse no slide na classificação de slides à esquerda e selecione "Duplicar slide".
• Em seu novo slide duplicado, mova itens/texto, altere suas propriedades, adicione efeitos, etc.
• Com o mesmo slide ainda selecionado, navegue até a guia "Transitions" e selecione "Morph".
• Por fim, clique em “Visualizar” no lado esquerdo da guia "Transições" para ver sua animação em ação! Quando há objetos comuns em dois slides consecutivos, o PowerPoint reconhece isso e aplica uma transição suave e simples de animação de slide para slide.

Essa ferramenta é útil ao tentar apresentar uma ideia complexa ao seu público. Se você tiver um gráfico detalhado com muitos elementos diferentes, em vez de mostrar a imagem como um todo, considere usar a transição Transformar para ampliar as partes detalhadas do gráfico. Mova sua apresentação junto com ela para se concentrar em determinadas seções. Abaixo está um exemplo desta ferramenta em ação:

8. Crie Seções

Apresentações lineares são chatas. 64% das pessoas acreditam que uma apresentação flexível com interação bidirecional é mais envolvente. Isso pode ser um desafio com apresentações virtuais porque o ciclo de feedback do público é interrompido. Mas criar seções pode ajudar a juntar a desconexão. As seções permitirão uma pausa para perguntas ou um tempo para incorporar uma seção de “quiz/chat/ou enquetes” para envolver o público. Você pode fazer isso no PowerPoint utilizando a ferramenta Slide Zoom .

Veja como usá-lo:

• Primeiro, você precisará dividir seus slides em seções clicando com o botão direito do mouse em seus slides e adicionando um nome de seção.
• Vá em “Inserir” e encontre a opção “Zoom”.
• Clique em “Zoom de seção”.
• Selecione quais slides você gostaria e escolha inserir.
• Você então tem uma miniatura desse slide, que pode ser usada como um link ativo para essa seção.
• Crie um “índice” com essas miniaturas e você terá uma maneira fácil de dividir e fazer a transição de sua apresentação em diferentes seções.

Utilize a Oferta de Apresentações Virtuais de Oportunidades

Falamos muito sobre os desafios que as apresentações virtuais representam, mas também não podemos ignorar as oportunidades que elas oferecem. Claro, diferentes processos e focos tornam-se importantes quando se torna virtual, mas se abraçarmos essas mudanças, abriremos novas possibilidades.

Sim, seu público pode ficar mais distraído e talvez mais desconexo do que se você tivesse a multidão à sua frente pessoalmente. Mas com uma apresentação virtual, você tem a capacidade de alcançar mais pessoas do que nunca .

Como a barreira da viagem foi eliminada, seus participantes podem estar em todo o mundo. Tenha isso em mente ao planejar sua apresentação. Esteja atento às diferenças de horário e horários. E não se esqueça da grande oportunidade que você e sua mensagem têm com esse alcance estendido.

Criar e entregar apresentações virtuais eficazes será um pouco diferente do método presencial tradicional. Mas abrace esses desafios. Com a estratégia certa e o conteúdo certo, você estará abrindo novas portas de oportunidade