O Guia Completo para Planejamento Estratégico Virtual

2020 está quase acabando (*suspiro audível*).

Embora não tenha sido muito gentil conosco, ensinou muitas lições às empresas, sendo a mais importante que o futuro é imprevisível, e você não pode estar preparado o suficiente.

Olhando para 2021, o mundo que conhecíamos mudou, trazendo consigo uma série de novos desafios para os quais as empresas devem se preparar. Com o impacto do COVID-19 nos negócios que deve durar pelo menos até o final de 2021, a necessidade de planejamento estratégico se tornou mais importante do que nunca.

No entanto, com a maior parte da equipe – se não todos – trabalhando em casa, as empresas tiveram que recorrer ao planejamento estratégico virtual.

Sem a conveniência de todos na mesma sala para coordenar seus esforços, o planejamento estratégico pode ser feito online de forma eficaz? Neste post, estamos compartilhando algumas dicas eficazes para realizar sessões de planejamento estratégico remotamente, esperando que isso ajude você a realizar suas reuniões com sucesso.

Planejamento Estratégico Virtual

O planejamento estratégico é o processo pelo qual as organizações determinam sua visão para o futuro e desenvolvem estratégias para chegar lá com sucesso. Envolve:

• Realizar uma análise situacional para avaliar o ambiente atual
• Estabelecer a visão do que a organização quer se tornar
• Desenvolver os planos de ação e estratégias para chegar lá

Nosso guia abrangente de planejamento estratégico abrange o processo passo a passo e fornece técnicas úteis que você pode usar para simplificar o fluxo de trabalho.

Embora conduzir uma sessão de planejamento estratégico pessoalmente seja bastante difícil, fazer uma online onde os participantes têm a opção de desligar suas câmeras e microfones e continuar com outras tarefas é ainda mais desafiador.

Vamos ver como você pode fazer uma reunião virtual de planejamento estratégico em que os participantes estejam realmente engajados e permaneçam produtivos.

Planejando a sessão

Uma sessão de planejamento estratégico exige a presença dos executivos da empresa, que muitas vezes já têm muitas outras responsabilidades no dia a dia. Mas sua atenção inabalável é essencial para conduzir uma sessão produtiva de planejamento estratégico. Portanto, ao agendar sua sessão, certifique-se de que os participantes não tenham outras obrigações que devam cumprir no(s) dia(s) selecionado(s).

• Certifique-se de que todos os documentos, relatórios e acesso às ferramentas que serão usadas durante a sessão já estejam compartilhados com os participantes antes da reunião
• Incentive os participantes a participar de um espaço livre de distrações em sua casa
• Ter uma agenda descrevendo as atividades da reunião; timebox cada um deles e cumpra os limites de tempo o máximo que puder

Ajude a equipe a entrar em uma mentalidade de pensamento estratégico antes da reunião,

• Criar um espaço neutro sem hierarquias de relatórios onde as contribuições de todos sejam igualmente reconhecidas
• Incentive os participantes a compartilhar suas opiniões e sugestões abertamente e permita que o façam sem interrupções ou objeções

Aumente o engajamento por meio de ferramentas de videoconferência

A videoconferência é o próximo melhor meio de comunicação pessoal em um ambiente remoto. Ter as câmeras ligadas é uma ótima maneira de garantir que todos prestem atenção e permaneçam engajados.

Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype e Slack são algumas das plataformas de videoconferência e reunião mais usadas por equipes remotas, e você também pode usá-las aqui para realizar suas sessões de planejamento.

Use um espaço de trabalho visual para estimular o pensamento criativo

Um quadro branco é uma ferramenta essencial em uma sessão de planejamento estratégico no escritório. É onde as ideias compartilhadas são registradas, categorizadas e priorizadas. Isso ajuda a estimular e acompanhar as conversas e agilizar completamente a sessão de planejamento.

Felizmente, você pode usar uma tela online como o Creately para emular essa experiência no quadro branco do seu escritório, mesmo durante uma sessão virtual de planejamento estratégico.

O Creately oferece uma tela infinita com acesso a bibliotecas de formas com mais de 50 tipos de diagramas e gráficos, juntamente com recursos de colaboração em tempo real, incluindo videoconferência no aplicativo, edição síncrona, tópicos de discussão de comentários, visualizações de alterações em tempo real e rastreamento do mouse. Com ele, você e sua equipe podem

• Compartilhe a entrada na mesma tela, enquanto conversam entre si com o bate-papo por vídeo no aplicativo
• Colabore no brainstorming de ideias, analisando-as e priorizando-as usando ferramentas simples, como mapas mentais e diagramas de afinidade
• Planejar o trabalho a ser feito junto com a atribuição das partes responsáveis ​​e acompanhar o progresso feito
• Usando uma tela (ou uma pasta com todas as telas de planejamento estratégico relevantes) para planejar e organizar todas as coisas discutidas durante as sessões de planejamento
• Compartilhe as telas com partes interessadas externas e colete seus comentários em tópicos de discussão de comentários que você pode resolver à medida que os analisa
• Exporte os gráficos e diagramas de dados (como PNGs, SVGs, PDFs ou JPEGs) nos quais você trabalhou durante as sessões para que possa imprimi-los, compartilhá-los, incorporá-los ou publicá-los

Ele também fornece vários modelos baseados em cenários, incluindo vários para planejamento estratégico;

Análise SWOT

Durante sua análise situacional, você pode usar uma análise SWOT para examinar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças.

Plano de ação

Planeje e organize etapas ou tarefas que você precisa concluir para atingir as metas estratégicas definidas com este modelo de plano de ação.

Diagrama de afinidade

Um diagrama de afinidade pode ser usado para organizar os dados coletados de suas sessões de brainstorming, discussões, análises e pesquisas durante o planejamento estratégico.

Tela de Planejamento Estratégico

Simplifique seu processo de planejamento estratégico virtual e a comunicação em torno dele, trazendo todos os aspectos do planejamento para uma tela. O modelo abaixo é composto por uma análise SWOT, fluxo de processo, mapa estratégico, plano de ação e uma linha do tempo em uma tela para fácil acesso e gerenciamento. Amplie a área específica enquanto trabalha nela com a equipe.

Modelo OGSM

OGSM significa Objetivos, Metas, Estratégias e Medidas e é um modelo de planejamento estratégico usado para converter a visão de uma empresa em uma estratégia de negócios e marketing acionável. Saiba mais sobre como usá-lo com nosso recurso aqui.

OKR

Você pode usar este modelo de Objetivos e Principais Resultados para colaborar na definição e gerenciamento de suas metas com sua equipe durante o planejamento estratégico.

Faça uma série de sessões de planejamento mais curtas

Em vez de uma sessão de planejamento de um dia inteiro que pode esgotar os participantes, planeje várias sessões mais curtas ao longo de 3 a 5 semanas.

Para sessões de planejamento mais longas, faça pausas frequentes e mais longas com duração de 20 a 30 minutos para permitir que os participantes gerenciem seu ambiente doméstico local e cuidem de qualquer problema que possa surgir (por exemplo, alimentar seus animais de estimação) e também se refrescar ocasionalmente.

Faça com que os participantes façam a lição de casa antes da reunião

Faça com que os participantes revisem e analisem relatórios e documentos relevantes e escrevam suas perguntas, observações e recomendações antes de cada sessão. Isso ajudará a dedicar tempo de forma mais produtiva para o planejamento real, tomada de decisões e solução de problemas durante o horário da reunião.

Mantenha todos os documentos organizados e facilmente acessíveis

Numerosos relatórios, apresentações, documentos, planilhas e ativos de marketing são trocados e referidos durante o planejamento estratégico. E, na maioria das vezes, eles estão espalhados por várias plataformas e dispositivos.

Especialmente ao trabalhar remotamente, onde solicitar um simples relatório de dados pode se transformar em um chat prolongado do Slack ou até mesmo em outra temida videochamada, é importante manter um local central para armazenar e gerenciar todos os arquivos e documentos relevantes, para que todos saibam onde encontrar o que eles querem sem ter que pedir a outro.

Use um sistema de gerenciamento de documentos e arquivos como Google Drive ou OneDrive para simplificar a colaboração em documentos compartilhados.

Qual é a sua opinião sobre o planejamento estratégico virtual?

Um plano estratégico sólido é crucial para que qualquer empresa cresça e prospere no mercado em constante mudança em que está competindo. Com o novo conjunto de desafios trazidos pelo COVID-19, tornou-se ainda mais importante continuar com a estratégia para o futuro.

A partir de agora, ainda não está claro quando poderemos realizar sessões de planejamento físico no futuro. No entanto, embora feito online, separado por telas, o que pode até representar um conjunto diferente de dificuldades, o planejamento estratégico virtual é a única maneira prática para as equipes remotas fazerem isso agora. Com os pontos acima, esperamos que você consiga agilizar o processo de planejamento estratégico virtual com sucesso.

Tem mais dicas sobre planejamento estratégico virtual? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.