4 maneiras de usar o Creately para aprimorar a colaboração remota

As melhores sessões de colaboração geralmente ocorrem em torno de um quadro branco. Escrever um pensamento em palavras ou esboçá-lo com um visual ou diagrama ajuda você a pensar melhor, gerar ideias e inovar mais rapidamente.

No entanto, os dias de uma equipe reunida em torno de um quadro branco dentro de uma sala de conferências cuspindo ideias acabaram temporariamente – pelo menos até que o COVID-19 seja totalmente erradicado. E enquanto a maioria das equipes está trabalhando em casa para apoiar a última causa, os quadros brancos digitais ou online se tornaram uma ferramenta indispensável para eles.

Neste post, mostraremos como você pode usar o Creately – um espaço de trabalho visual/quadro branco online para colaboração em tempo real – para melhorar os fluxos de trabalho remotos da equipe por meio da colaboração visual.

Importância da colaboração visual para equipes remotas

Quando se trata de colaboração, existem muitas maneiras e ferramentas para facilitar o processo. No entanto, a colaboração por meios visuais se destaca por alguns bons motivos.

• Nossos cérebros podem captar imagens mais rapidamente do que a fala ou o texto. Se você quiser esclarecer algo rapidamente, acompanhe-o com um visual na forma de diagrama, gráfico ou esboço.
• Ajuda a superar as barreiras linguísticas. Todo mundo entende uma imagem ou um diagrama, e dividir uma ideia complexa com um visual ajuda todos a digeri-la mais rapidamente, qualquer que seja o idioma que falem.
• Fornece estrutura para discussões, reuniões e sessões de planejamento . Esboçar uma ideia, design, sistema ou processo usando um mapa mental, maquete de interface do usuário, diagrama de caso de uso ou um fluxograma dá a algo abstrato uma forma formidável que é compreensível para qualquer pessoa – mesmo para alguém com pouco conhecimento técnico.
• Melhora a memória. Quando ouvimos algo, tendemos a lembrar apenas 10%, mas acompanhado de um visual, é provável que lembremos 65% da informação.
• Estimula a imaginação, portanto, a inovação. Quer gerar novas ideias mais rapidamente? Comece com um mapa mental. Ele ajuda a capturar o fluxo livre de pensamentos e organizar ideias de maneira significativa.
• Ajuda a construir um entendimento comum do quadro geral . Quando todos contribuem para desenhar uma ideia em um espaço compartilhado, isso ajuda a alinhar sua visão e conhecimento do conceito.
• Aumenta a participação e o engajamento. Um quadro branco online dá a todos acesso ao mesmo espaço, permitindo que eles se expressem livremente por meios visuais.

Como usar o Creately para aprimorar a colaboração remota

Como um espaço de trabalho visual para colaboração, o Creately pode ser usado de várias maneiras para aumentar a eficiência por equipes remotas.

Brainstorming e Desenvolvimento de Ideias

Em um escritório, uma sessão de brainstorming geralmente ocorre na frente de um quadro branco. As equipes remotas usam principalmente videoconferência ou uma plataforma de bate-papo para fazer isso.

Uma tela online é muito mais amigável para brainstorming do que qualquer um dos métodos acima. Dá a todos acesso ao mesmo espaço, permitindo-lhes compartilhar e discutir ideias em tempo real.

Com o Creately, você pode iniciar uma videochamada dentro do próprio aplicativo e assistir enquanto sua equipe adiciona ideias à tela durante a sessão. Para uma sessão de brainstorming eficaz no Creately,

• Crie um documento, dê um nome e adicione colaboradores
• Comece com um modelo pré-fabricado como o abaixo.

• Designe um facilitador para desenvolver o diagrama e organizar as ideias colocadas na tela
• Codifique o diagrama com cores para destacar as ideias adicionadas por pessoas diferentes
• Use a mesma tela para discutir, finalizar e priorizar as ideias reunidas
• Use comentários para adicionar notas para quem consultar o mapa mais tarde
• Compartilhe o link do documento no Slack para que qualquer pessoa tenha acesso rápido ao diagrama

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Planejamento de Sprint

Um quadro branco é essencial para qualquer reunião de planejamento da Sprint. E, felizmente, com a disponibilidade de quadros brancos online, as equipes que trabalham em casa ainda podem conduzir a sessão como se estivessem na mesma sala.

Para usar efetivamente Creately para Sprint Planning

• Tenha modelos prontos antes de cada sessão e compartilhe-os com o restante da equipe de Planejamento da Sprint. Você também pode usar os modelos pré-fabricados disponíveis nos recursos abaixo.
• Atribua uma pessoa designada para lidar e atualizar os modelos

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Reuniões e workshops on-line

Com videoconferência integrada, uma tela infinita, colaboração em tempo real e a variedade de modelos editáveis, o Creately pode oferecer suporte a todo o processo de execução de uma reunião ou workshop online.

Algumas práticas recomendadas para reuniões online do Creately incluem,

• Tenha os modelos prontos e compartilhados com a equipe antes da reunião ou workshop

• Esclareça as orientações sobre como usá-los. Você pode adicionar uma seção no próprio modelo ou fazê-lo separadamente
• Para facilitar o acesso, crie-os usando a integração Creately Google Drive, que permite controlar a permissão de acesso a partir daí. Ou compartilhe um link habilitado para edição no canal relevante do Slack.

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Planejamento do projeto

Seja um projeto de desenvolvimento, design ou marketing, você pode usar o Creately para colaborar com ele usando as ferramentas relevantes.

Creately oferece acesso a mais de 50 tipos de diagramas, incluindo fluxogramas, gráficos de Gantt, diagramas UML, maquetes de interface do usuário, wireframes, mapas mentais, etc.

• Envolva a equipe em todas as reuniões de planejamento. Sua entrada pode ser capturada de forma eficaz incorporando os modelos de planejamento de projeto Creately listados em nosso Guia Visual para Planejar um Projeto
• Crie uma pasta separada que seja compartilhada com a equipe no Creately e mova todos os documentos relacionados ao projeto para ela. Isso permite que você mantenha todos os recursos em um local compartilhado.
• Use um gráfico de Gantt ou uma linha do tempo do projeto para marcar o progresso da tarefa/projeto. Atribua a alguém a responsabilidade de atualizar o documento regularmente.
• Compartilhe o progresso com as partes interessadas enviando-lhes um link somente de revisão para os documentos relevantes do Creately

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Qual é a sua opinião sobre a colaboração visual

Os visuais tornam tudo melhor. Achamos que Creately já estabeleceu isso agora. A questão é como você incorpora a colaboração visual para melhorar o que você faz.

Experimente e incorpore o Creately em suas tarefas diárias e veja como ele pode ajudá-lo a melhorar seu fluxo de trabalho. Deixe-nos saber sua experiência na seção de comentários abaixo.

Este post faz parte da série de dicas e práticas recomendadas para trabalhar em casa da Creately. Mais tópicos incluem

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