Criando um ótimo relatório SaaS OKR semanal

Se você conseguiu fazer um progresso substancial naquela semana ou está se sentindo desapontado com o que conseguiu alcançar, é essencial promover a visibilidade de sua posição em relação às suas metas trimestrais com um relatório OKR. Além de manter sua equipe responsável por seus objetivos, os OKRs (objetivos e principais resultados) permitem que eles apresentem de maneira rápida e fácil suas maiores prioridades para o trimestre.

Com a velocidade que as empresas de SaaS precisam para operar, os OKRs são uma ferramenta essencial para manter você e sua equipe focados em metas e projetos de longo prazo e evitar distrações à medida que novas tarefas e projetos surgem ao longo do trimestre. Relatá-los regularmente garante que eles permaneçam priorizados e recebam a atenção necessária.

Os relatórios frequentes de OKR valem o tempo?

Seja na forma de uma reunião regular, examinando todos os OKRs de sua equipe, slides preparados ou qualquer outro formato, pode ser frustrante passar uma hora ou mais a cada semana refletindo sobre o objetivo. No entanto, essas reuniões de relatório OKR podem dar à sua equipe uma janela para áreas onde as coisas não estão funcionando e onde eles podem apoiar e priorizar novamente para garantir que você esteja progredindo em direção aos seus objetivos mais importantes.

Verificar e relatar regularmente os OKRs também garante que esses OKRs permaneçam em mente. À medida que o trimestre avança, muitas vezes surgem novas prioridades e tarefas que empurram os OKRs para fora da lista de verificação de sua equipe. Se você está se certificando de que está reservando um tempo a cada semana, no entanto, para examinar seus OKRs, você terá um lembrete constante de qual deve ser seu foco principal.

Então, como você pode ter certeza de que está fazendo o uso mais eficiente do tempo que está gastando para relatar suas metas? Aqui, veremos algumas das abordagens comuns para relatórios de OKR, onde elas são bem-sucedidas e falham e como você pode encontrar a melhor abordagem para você.

Sincronizar ou não sincronizar

Talvez a maneira mais comum de verificar e relatar os OKRs seja com uma reunião. Seja analisando o desempenho da equipe, compartilhando o progresso com um gerente em um 1:1 ou dedicando tempo em um grupo para revisar os OKRs de várias pessoas, essas sincronizações permitem perguntas e respostas em tempo real e discussões sobre o que está indo bem e o que não está. Há algum benefício em se reunir em OKRs dessa maneira, mas isso pode ser facilmente superado quando essas reuniões ocorrem com muita frequência.

Se você costuma ficar sem tempo nessas reuniões ou sem novas perguntas ou comentários para compartilhar, tente reduzir essas sincronizações para mensal ou semestral. Só porque há valor em compartilhar seus OKRs com frequência não significa necessariamente que haverá muitas atualizações para compartilhar ou solicitações de sua equipe a cada semana. Nesses casos, o tempo deles e o seu não devem ser desperdiçados com sincronizações semanais.

Concentre seu foco

A melhor maneira de reduzir o tempo gasto e aumentar o valor fornecido por seus relatórios OKR é focar conscientemente nas partes mais importantes de seus OKRs. Se pouco mudou em seu progresso em relação a algumas de suas metas desde sua última atualização, não há necessidade de insistir no status atual desses resultados principais. Em vez disso, dedique tempo para destacar os principais resultados que precisam de sua atenção imediata.

Um relatório forte responderá a estas perguntas centrais:

• O que eu fiz?
• Qual a minha posição?
• Qual é o próximo?
• Onde preciso de ajuda?

Se você estiver falando longamente sobre tópicos que não são relevantes para uma dessas questões principais, é provável que precise reorientar seus relatórios e aprimorar o que é importante: seus objetivos finais e KPIs (ou seja, seus OKRs) e quais passos diretos você está tomando ou precisa tomar para alcançá-los.

Grave em fita

Em vez de reservar uma parte do seu dia de trabalho e de outras pessoas todas as semanas para uma reunião, considere resumir o relatório OKR da sua semana em um pequeno vídeo. Usando uma plataforma como o Loom, você pode capturar sua explicação de onde estão seus OKRs, combinados com relatórios, números e quaisquer outros recursos visuais. Dessa forma, outras pessoas podem visualizá-los a qualquer momento sem precisar bloquear seus calendários para uma reunião.

Depois de enviar sua gravação, repasse quaisquer slides ou notas que você mencionou em seu vídeo para permitir que outras pessoas deixem comentários e façam perguntas.

Embora essa opção forneça mais flexibilidade de cronograma, ela não economiza muito tempo para a pessoa que relata esses OKRs. Eles ainda precisarão preparar e apresentar, potencialmente com várias tomadas, o que eles estão trabalhando e alcançando.

Dave Gerhardt discute os benefícios e as práticas recomendadas desse estilo de relatório em seu episódio sobre “Marketing interno e o que o CEO realmente deseja da equipe de marketing” no podcast Exit Five. Ouça o episódio completo aqui.

Automatize

Uma opção para acelerar seus relatórios semanais de OKR é automatizar grandes partes deles com uma ferramenta de gerenciamento de OKR, como Leapsome, Gtmhub, Weekdone ou a própria ferramenta de gerenciamento de OKR de Kalungi. Seja na forma de painéis personalizáveis ​​ou resumos gerados automaticamente, esses serviços podem tornar o processo de compartilhamento de progresso em seus objetivos muito mais rápido.

E-mail de instantâneo semanal da ferramenta OKR do Kalungi App

É importante observar que, embora esses relatórios automatizados possam ser uma ótima ferramenta, eles não substituem completamente reuniões ou atualizações gravadas. Ter um relatório para mostrar como você progrediu e em quais metas está atrasado é valioso e pode reduzir a necessidade de reuniões presenciais frequentes. No entanto, ter tempo para discutir e explicar como você está trabalhando nessas metas, mesmo que apenas mensalmente, ainda é essencial.

EM BREVE

Seus OKRs de marketing merecem mais do que uma planilha

A ferramenta OKR da Kalungi simplifica o trabalho de definir OKRs, responsabilizar os colegas de equipe e compartilhar atualizações com a liderança.

Faça das suas prioridades uma prioridade

Embora às vezes possam parecer um incômodo, fornecer à sua equipe e liderança atualizações frequentes sobre seu progresso em suas metas mais importantes é a melhor maneira de garantir que elas continuem sendo uma prioridade. Você não está apenas se lembrando de onde seu foco deve estar, mas também informando aos outros onde seu tempo precisa ser gasto e quando e como você pode usar o apoio deles.

Para manter seus OKRs organizados e atualizados, tente usar o gerenciador de OKR da Kalungi. Com o aplicativo Kalungi, você pode organizar rapidamente os OKRs de sua equipe em um hub centralizado enquanto atribui proprietários, acompanha o progresso com maior visibilidade e mantém as partes interessadas informadas com notificações no aplicativo e atualizações semanais por e-mail. Comece com uma avaliação gratuita de 14 dias aqui.