O que são cartas comerciais: tipos, dicas e formato

As cartas comerciais são importantes para a comunicação profissional, desempenhando um papel fundamental no cenário corporativo. Esses documentos formais servem como um meio estruturado de transmissão de informações, solicitações ou propostas entre indivíduos, organizações ou outras partes interessadas.

As cartas comerciais incorporam um padrão de clareza, profissionalismo e etiqueta, tornando-as uma ferramenta fundamental para uma comunicação eficaz no ambiente de negócios. Neste artigo, você aprenderá mais sobre como escrever cartas comerciais, seus tipos e como criar cartas para comunicação profissional.

O que são cartas comerciais e por que são importantes?

Uma carta comercial é um tipo de carta formal usada pelas empresas para correspondência profissional com seus clientes, funcionários, partes interessadas ou qualquer outro indivíduo. A carta comercial pode ser usada para diversos fins, como promoção de seu produto, envio de convites para eventos, convites para colaboração de empresas, notas de agradecimento, etc.

A importância das cartas comerciais reside no fato de serem um método formal de compartilhamento de informações por meio do qual são mantidas relações profissionais com clientes e organizações. Além disso, é compartilhado por escrito que pode ser usado como referência futura para as informações compartilhadas profissionalmente.

Tipos de cartas em comunicação empresarial

Existem diferentes tipos de cartas comerciais disponíveis que você pode usar para se comunicar profissionalmente. Algumas das mais populares incluem cartas de boas-vindas de memorandos do Office, cartas de solicitação, cartas de anúncio, cartas de rescisão, etc. Aqui estão algumas outras cartas comerciais importantes enumeradas em detalhes:

• Cartas de Apresentação: É uma carta comercial enviada pelo candidato junto com o currículo no momento da candidatura a uma vaga. Ajuda os candidatos com sua experiência profissional, qualificações e na comunicação sobre o motivo pelo qual estão interessados ​​na vaga candidata.
• Cartas de recomendação: Uma carta de recomendação é fornecida a um indivíduo por outro profissional, verificando sua ética de trabalho, qualificações e experiência.
• Convites de negócios: Essas cartas são uma forma formal de entrar em contato com um indivíduo ou empresa para convidá-lo para um evento. A carta deve ser escrita de uma forma que crie entusiasmo e expectativa entre os convidados.
• Carta de reclamação: Este tipo de carta comercial é usado para levantar preocupações e reclamações relacionadas a um produto ou serviço. É usado para resolver o problema e buscar solução.
• Cartas de pedido: Carta de pedido é uma carta oficial que aprova a venda e compra de bens e serviços e fornece suas especificações. São documentos legais que registram a transação entre as partes envolvidas.
• Carta de demissão: Este tipo de carta é utilizada pelos funcionários para informar seu empregador sobre sua demissão e o motivo da mesma. A carta de demissão inclui declaração de demissão, motivo da demissão, último dia útil e uma nota de agradecimento.
• Cartas de oferta: Uma carta de oferta é fornecida ao candidato assim que ele for selecionado para a posição aberta. A carta especifica pacote salarial, designação, departamento destacado, entrega de todos os benefícios que ele receberá caso ingresse na empresa.
• Cartas de vendas: Uma carta de vendas na comunicação empresarial é usada para apresentar um produto ou serviço aos seus clientes. As equipes de vendas costumam usar essas cartas para entrar em contato com potenciais compradores ou promover produtos para a clientela existente.

Formato de carta comercial e como escrevê-la

Usar um formato preciso é essencial para a aparência e a legibilidade de uma carta comercial. Se você está planejando escrever uma carta de comunicação comercial, estes formatos de carta de comunicação comercial o ajudarão a criar um documento eficaz:

• Abertura: A abertura da carta incluirá seu endereço de correspondência, data completa, nome do destinatário, empresa e endereço. Pule uma linha entre seu endereço, informações do destinatário e data. Você precisa adicionar seu endereço se estiver usando um papel timbrado que o contenha.
• Saudação: dirija-se ao destinatário via “Prezado, junto com o título e o nome tardio “Prezado Sr. Granger”. Caso você não saiba o sexo deles, mencione o nome completo como “Caro Taylor Dean”. Certifique-se de adicionar dois pontos quando a saudação terminar.
• Corpo: Comece seu primeiro parágrafo mencionando você mesmo e a intenção de sua carta. Os próximos parágrafos devem destacar os detalhes do ponto principal. O último parágrafo deve reafirmar o propósito da carta e fornecer um apelo à ação necessária.
• Encerramento: Sua carta deve terminar com encerramentos formais como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”. Se for uma carta informal, você pode usar encerramentos como “Cordialmente” ou “Atenciosamente”. Certifique-se de adicionar uma vírgula no final.
• Assinatura: Após fechar, pule quatro linhas e adicione seu nome. Em seguida, pule mais uma linha e adicione o cargo e o nome da organização. Caso esteja enviando uma cópia impressa, assine seu nome no espaço com tinta azul ou preta.
• Anexos: Abaixo disso, você precisa anexar documentos e listá-los aqui corretamente.

Dicas para escrever cartas comerciais

Ao escrever uma carta de comunicação comercial, certifique-se de verificar se todas as informações estão corretas antes de enviá-la. Além disso, tente ser preciso e preencher sua carta em uma única página. Aqui estão mais algumas dicas que você pode seguir para escrever uma carta comercial eficaz:

• Mantenha a carta curta e simples e evite usar jargões técnicos
• Use o tom certo dependendo do tipo de carta, como formal, informal, assertivo ou bem-humorado.
• Verifique as letras algumas vezes em busca de erros ortográficos e gramaticais
• Planeje cuidadosamente sua carta, anotando todos os pontos importantes a serem abordados na carta
• Revise o conteúdo da carta e remova palavras e frases desnecessárias
• Evite usar linguagem discriminatória relacionada a qualquer gênero, raça ou religião.

Modelos de cartas comerciais

Aqui estão alguns dos modelos de cartas comerciais mais comuns que você pode usar para criar cartas de comunicação comercial com aparência profissional.

1. Modelo de carta de vendas

Uma carta de vendas é usada para convencer o leitor a realizar uma ação específica, por exemplo, comprar um produto ou serviço. Uma carta de vendas bem escrita pode ser uma ótima ferramenta para as empresas aumentarem as vendas e gerenciarem relacionamentos comerciais.

2. Modelo de carta de oferta

Uma carta de oferta é como um documento formal que consiste nos termos de emprego. Serve como um acordo entre o empregado e o empregador com detalhes como salário, benefícios e outros detalhes do trabalho.

3. Modelo de carta de recomendação

A carta de recomendação é um documento escrito por alguém que pode atestar as habilidades, qualificações e características de um indivíduo. Esta carta é usada principalmente para apoiar bolsas de estudo, empregos e programas acadêmicos.

4. Carta de rescisão

A carta de rescisão ou carta de rescisão ou aviso de rescisão é um documento que trata do fim do emprego ou de qualquer outra parceria comercial entre duas partes. Por exemplo, um empregador pode entregar uma carta de demissão ao seu empregado declarando que ele/ela foi demitido do emprego.

5. Modelo de carta de reclamação

A carta de reclamação é uma comunicação escrita que levanta quaisquer preocupações sobre os produtos ou serviços ou quaisquer outras reclamações. O objetivo desta carta é buscar resolução para qualquer problema.

6. Carta de apresentação

Carta de apresentação ou currículo é uma carta de uma página (250-350 palavras) que você anexa ao seu currículo ao se candidatar a um emprego. Este documento persuasivo explica por que você é adequado para essa posição ou trabalho.

7. Modelo de carta de agradecimento

Como o nome sugere, uma carta de agradecimento é um documento formal que expressa o seu agradecimento pela ajuda ou ações de alguém. Você pode enviar uma carta de agradecimento após qualquer entrevista, reunião ou após receber qualquer presente ou qualquer outro ato de gentileza.

8. Convites de negócios

Convites de negócios ou carta convite de negócios são uma forma formal de convidar pessoas, grupos, empresas ou qualquer indivíduo para participar de uma reunião ou evento.

Melhor software para escrever cartas de comunicação empresarial

Existem diferentes tipos de software que fornecem várias ferramentas e modelos para escrever cartas comerciais com aparência profissional. Os modelos fornecidos por essas ferramentas facilitam a criação rápida de cartas comerciais. Aqui estão alguns dos recomendados:

• Microsoft Word
• documentos Google
• Escritor do LibreOffice
• Páginas da Apple
• Escritor OpenOffice

Conclusão

Perguntas frequentes