O que são ferramentas de automação de escritório e 7 tipos de ferramentas de automação de escritório

As ferramentas de automação de escritório surgiram como um ativo valioso para empresas que buscam agilizar suas operações e otimizar processos de fluxo de trabalho. Essas ferramentas oferecem uma ampla gama de softwares e tecnologias projetadas para automatizar tarefas repetitivas, aprimorar a comunicação, melhorar a produtividade e auxiliar na melhor tomada de decisões no escritório.

Da simplificação da comunicação à automatização de tarefas repetitivas, estas ferramentas revolucionaram o local de trabalho moderno. Mas o que são exatamente as ferramentas de automação de escritório e como elas podem beneficiar sua organização? Neste artigo, falaremos sobre automação de escritório e veremos ferramentas essenciais para remodelar o trabalho de escritório.

Vamos lá!

O que é automação de escritório?

A automação de escritório refere-se ao processo de coleta, análise, gerenciamento e armazenamento de dados com o uso de tecnologia em vez de depender de humanos.

Para melhor compreensão, vamos dar um exemplo de sistema de automação de escritório. Suponha que você trabalhe em uma agência de marketing. Você foi designado para enviar propostas, gerar relatórios e agendar reuniões com clientes. Veja como a automação de escritório pode agilizar sua tarefa.

• Forma manual: Você deve preencher manualmente os dados do cliente e do projeto em cada proposta, documentá-la e enviar um email. Isso pode custar muito tempo e também está sujeito a erros.
• Forma automatizada: agora imagine que você usa um software de automação de escritório, e ele o ajudará a criar um modelo com a marca da sua agência e preencher previamente informações como dados de contato. Quando um novo cliente chega, você pode escolher o modelo relevante, adicionar informações específicas e enviar e-mail. O software irá gerar automaticamente uma proposta personalizada em segundos e entregá-la instantaneamente.

Benefícios de usar software de automação de escritório

Ao usar ferramentas de automação de escritório, você pode economizar seu precioso tempo, reduzir erros humanos e até melhorar a experiência do cliente. Aqui estão alguns dos motivos pelos quais você deve usar software de automação de escritório:

• Crescimento dos Colaboradores: Não é segredo que tarefas de alto valor promovem melhores competências e contribuem para o crescimento dos colaboradores. Quando os funcionários se concentram em outros trabalhos importantes em vez de tarefas repetitivas, eles terão tempo para trabalhar em empregos mais valiosos e gratificantes. Isso também permitirá que os gestores analisem seus pontos fortes e os ajudem a crescer em suas carreiras.
• Comunicação fácil: as ferramentas de automação geralmente vêm com recursos que facilitam a colaboração entre os membros da equipe. Recursos como acesso compartilhado a arquivos, atualizações em tempo real e fluxos de trabalho colaborativos contribuem para melhorar a comunicação e o trabalho em equipe.
• Gerenciamento eficiente de dados: a automação ajuda a agilizar os processos de entrada, recuperação e análise de dados. O armazenamento e o gerenciamento centralizados de dados contribuem para uma melhor organização e acessibilidade das informações.
• Escalabilidade: o software de automação costuma ser escalonável, permitindo que as organizações se adaptem às mudanças nas cargas de trabalho e nos requisitos de negócios. À medida que o negócio cresce, as ferramentas de automação podem ser facilmente ajustadas e expandidas de acordo com as mudanças nos volumes de trabalho.

7 tipos de ferramentas de automação de escritório

As ferramentas de automação de escritório ajudam os escritórios de diferentes maneiras, como gerenciamento de projetos, integração de funcionários, gerenciamento financeiro, comunicação e colaboração, segurança e muito mais. Abaixo estão alguns dos tipos a serem observados.

1. Gerenciamento de tarefas e automação de fluxo de trabalho

O software de gerenciamento de tarefas e automação de fluxo de trabalho ajuda as equipes a rastrear suas atribuições ou tarefas. Esses sistemas de automação de escritório podem ajudá-lo na atribuição, rastreamento e conclusão de tarefas, melhorando a eficiência geral do fluxo de trabalho.

Muitas vezes vem com quadros kanban que consistem em “ A fazer ”, “ Em andamento ” e “ Conclusão ”. Você pode mover as tarefas de acordo com seu status.

Alguns dos melhores softwares de gerenciamento de tarefas e automação de fluxo de trabalho são:

• Clique para cima
• Fluxo de beijo
• Ásana
• Trello
• Zapier

2. Integração de funcionários e folha de pagamento

O software de integração de funcionários e automação de folha de pagamento foi projetado para agilizar o processo de novas contratações em uma organização. Ajuda os RH no gerenciamento de tarefas como papelada, treinamento, indução, salário e conformidade para uma transição tranquila de novos funcionários.

Algumas das melhores ferramentas de automação de escritório para integração de funcionários e gerenciamento de folha de pagamento são:

• BambuHR
• Pessoas Zoho
• GreytHR
• Kika RH
• HRMS de bolso

3. Ferramentas de automação de escritório de finanças e orçamento

Cada escritório possui uma equipe financeira e orçamentária que controla a entrada ou saída de qualquer dinheiro. As ferramentas de automação financeira e orçamentária ajudam no gerenciamento de tarefas financeiras, como controle de despesas, faturamento e alocação de orçamento, reduzindo erros manuais e melhorando a visibilidade financeira.

Algumas das melhores ferramentas de automação para gerenciar finanças e orçamento são:

• Xero
• QuickBooks
• FreshBooks
• Flexcubo

4. Automação de segurança

A automação de segurança refere-se ao uso de tecnologia que executa tarefas com assistência humana reduzida para integrar processos, aplicativos e infraestrutura de segurança.

Essas ferramentas de automação de escritório automatizam protocolos de segurança, como detecção de ameaças, controle de acesso e resposta a incidentes, para proteger dados confidenciais e garantir um ambiente de trabalho seguro.

Lista dos melhores softwares de automação de segurança:

• Splunk
• Sprinto
• LogicHub
• LogPoint

5. Comunicação

Ferramentas de automação de comunicação são programas que ajudam os escritórios a aprimorar a comunicação dentro da organização. Inclui automação de e-mail, chatbots e assistentes virtuais que melhoram os processos de comunicação interna e externa.

As principais ferramentas de automação de escritório para comunicação são:

• Zendesk
• Remetente
• Robô terrestre
• Omnienviar
• Pardot do Salesforce

6. Análise e relatórios

Esses tipos de ferramentas de automação automatizam a coleta, análise e relatórios de dados, fornecendo insights sobre vários aspectos do negócio para uma tomada de decisão informada.

Principais ferramentas de análise e automação de relatórios:

• Google Analytics
• Marketing HubSpot
• Zoho Analytics
• Adobe Analytics
• SEMrush
• QlikView

7. Gestão de Relacionamento com o Cliente

O gerenciamento de relacionamento com o cliente ou automação de CRM refere-se a um conjunto de ferramentas que ajuda os escritórios a agilizar o marketing, as vendas e o atendimento ao cliente. As ferramentas de automação de CRM também ajudam as equipes a rastrear e gerenciar seu envolvimento com os clientes.

Principais ferramentas de automação de CRM:

• CRM HubSpot
• Zoho CRM
• LeadSquared
• Frescos 360
• Salesforce CRM

Quais são os desafios das ferramentas de automação de escritório?

Embora o software de automação de escritório ofereça vários benefícios, também existem vários desafios associados à sua implementação. Os escritórios enfrentam desafios como treinamento de funcionários, altos custos iniciais e de manutenção, dependência técnica e muito mais.

• Altos custos de investimento inicial
• Sua equipe pode se tornar excessivamente dependente de processos automatizados
• A integração de diferentes ferramentas e software pode ser complicada e demorada

Conclusão

No final das contas, as ferramentas de automação de escritório são a melhor forma de agilizar e otimizar diversas tarefas e fluxos de trabalho.

Ao utilizar estas ferramentas, as organizações podem reduzir custos operacionais, minimizar erros e, em última análise, aumentar a produtividade geral. Com o software de automação de escritório, as equipes podem trabalhar de maneira mais inteligente e não mais difícil.

Perguntas frequentes relacionadas ao uso e ferramentas de automação de escritório