Como gerenciar melhor seus projetos com quadros Kanban

Desenvolvido pela Toyota na década de 1940 como um sistema de programação para executar a fabricação just-in-time, os quadros Kanban tornaram-se uma ferramenta indispensável em quase todos os setores, particularmente no desenvolvimento de software.

Seja para planejar suas próximas férias ou criar seu próximo aplicativo, os quadros Kanban podem ajudar a manter seus projetos avançando e atingir suas metas de forma eficaz. Aqui está um guia completo sobre como usar os quadros Kanban para gerenciar melhor seus projetos.

O que é Kanban

Kanban é uma metodologia comum de gerenciamento de projetos ágil desenvolvida para tornar os processos mais eficientes. Trata-se de um método de controle de processos originalmente utilizado por empresas do setor produtivo para melhor gerenciar seu estoque e viabilizar a produção just-in-time.

Um quadro visual é usado para organizar todo o processo Kanban e encapsular o projeto ou fluxo de trabalho. Enquanto o quadro é dividido para representar as diferentes etapas ou etapas do processo, os cartões são usados ​​para anotar as tarefas. Esses cartões passarão pelos estágios do processo no quadro à medida que cada projeto for concluído.

As etapas de trabalho do quadro Kanban progredirão da esquerda para a direita, começando com o backlog e terminando com as tarefas concluídas. Embora as novas tarefas sejam adicionadas à parte inferior da coluna de pendências, as que estão no topo devem ser trabalhadas e movidas primeiro.

O quadro Kanban ajuda os gerentes de projeto a gerenciar as ineficiências de um projeto, ajudando-os a garantir que haja um limite para o número de tarefas rotuladas na coluna em andamento. A aplicação desses limites, por sua vez, ajuda a garantir que a equipe esteja trabalhando com a máxima eficiência e não seja multitarefa de uma maneira que possa prejudicar sua produtividade.

Os quadros Kanban ajudam as equipes de projeto;

• Identificar os diferentes processos que devem ser concluídos para atingir o objetivo final
• Veja os gargalos nos processos e encontre maneiras de resolvê-los desde o início
• Manter a transparência e alinhar as equipes com os objetivos organizacionais
• Acompanhe como o trabalho está progredindo entre os diferentes departamentos
• Simplifique as reuniões e comunicações da equipe com quadros Kanban exibindo claramente os status das tarefas, datas de vencimento e proprietários

Características do Kanban

As principais características que ajudam a distinguir o Kanban de outras metodologias de gerenciamento de projetos são as seguintes;

• Não há funções predefinidas em uma equipe; em vez disso, os membros da equipe são incentivados a ajudar sempre que outro membro da equipe está ficando para trás em suas tarefas.
• O produto é entregue conforme a necessidade e não há um período de tempo definido para a conclusão de um recurso. Embora existam datas de vencimento, elas são determinadas pelas necessidades reais e não por prazos estabelecidos.
• Os membros da equipe só começariam a trabalhar em um novo recurso quando concluíssem e entregassem o anterior.
• Como a maioria das alterações é feita no meio do Kanban, isso permite a melhoria contínua antes que o projeto seja encerrado.

Uma razão pela qual o Kanban se tornou popular entre as equipes de todo o mundo é que ele é muito visual. Embora a maioria das abordagens de gerenciamento de projetos ágeis inclua quadros visuais em sua prática, o Kanban coloca as técnicas visuais no centro de tudo em sua organização. Os quadros Kanban criam uma representação colorida e visual do progresso que você e sua equipe fizeram no projeto.

Como criar um quadro Kanban eficaz

Selecione sua ferramenta para criar o quadro

Você pode usar uma placa física ou criar uma em uma plataforma digital. Enquanto um quadro físico pode ser adequado para uma equipe que está localizada, um quadro digital pode ser mais benéfico para uma equipe remota.

Algumas das ferramentas online que você pode considerar são,

Criativamente

Creately é um espaço de trabalho visual para colaboração. É equipado com uma tela infinita e poderosos recursos de diagramação. Ele facilita a colaboração em tempo real por meio de edição síncrona, rastreamento de mouse ao vivo, visualizações de alterações sincronizadas, tópicos de discussão de comentários e videoconferência no aplicativo. Ele pode servir como um quadro branco online onde você pode criar e gerenciar seu quadro Kanban. Com ele é possível centralizar todos os documentos relacionados a um projeto para fácil acesso e colaboração; quadro Kanban intuitivo, vincule cartões a arquivos, incorpore facilmente seus quadros Kanban nas páginas do Confluence com alterações refletidas em tempo real e muito mais.

Trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos Kanban baseado na web. Ele oferece quadros, listas e funcionalidades de cartão que mapeiam perfeitamente o sistema Kanban. Você pode anexar arquivos a cartões, dividir tarefas em subtarefas com listas de verificação, atribuir tarefas a membros e mantê-los notificados e colaborar em tempo real com sua equipe enquanto trabalha em seu projeto.

Favro

Favro é uma plataforma ágil de planejamento e colaboração baseada em nuvem, usada por equipes para se organizarem em torno do que fazer e como fazer. Embora a ferramenta ofereça muitas maneiras de visualizar seus fluxos de trabalho, uma delas é a visualização Kanban, na qual você pode visualizar o trabalho com cartões fluindo da esquerda para a direita em um quadro. Você pode atribuir membros, adicionar listas de verificação e acompanhar facilmente o progresso do projeto.

Asana

O Asana é outro software popular de gerenciamento de projetos que você pode usar para criar e gerenciar quadros Kanban online. Com ele, você pode gerenciar solicitações de trabalho, organizar fluxos de trabalho e planejar roteiros de produtos.

Outras ferramentas para criar quadros Kanban online incluem Basecamp, Jira e Airtable.

Crie seu quadro Kanban

O quadro Kanban é dividido verticalmente em colunas que representam diferentes etapas do processo. Uma vez criado o quadro, especifique essas diferentes etapas do processo;

• To-do – contém a lista de pendências de tarefas a serem trabalhadas
• Em andamento – consiste nas tarefas que estão sendo trabalhadas no momento
• Concluído – as tarefas concluídas são movidas para esta coluna

Embora estes sejam os estados mais básicos que podem ser adicionados ao seu quadro Kanban, com base na natureza do projeto e sua equipe e como ele funciona, você pode incluir colunas adicionais como 'em revisão', 'cancelado' ou ' rejeitado'.

As tarefas na coluna de tarefas são organizadas por prioridade de cima para baixo. Quando um slot na coluna em andamento é aberto, a tarefa pendente de prioridade mais alta pode ser movida. Assim, seu Kanban fornece uma visão clara das tarefas do projeto e seu progresso, permitindo que você identifique facilmente os gargalos.

Defina um limite claro para o WIP

O limite de trabalho em andamento é um componente importante do sistema Kanban. O termo é autoexplicativo; refere-se ao limite do número de tarefas que podem estar na coluna em andamento do quadro Kanban a qualquer momento. Quando o limite de WIP for atingido, nenhuma nova tarefa deve ser adicionada. Isso ajuda a garantir que as equipes estejam trabalhando em todo o seu potencial sem multitarefa.

Embora o número exato varie de acordo com o número de membros de sua equipe, sua eficiência ou o tamanho de seu projeto, considere a capacidade de trabalho atual de sua equipe antes de decidir sobre um bom limite de WIP. O objetivo de um limite de WIP é garantir que todos tenham trabalho suficiente para fazer, mas não multitarefas ou parados enquanto seu trabalho está sendo revisado. No entanto, uma vez definido o limite, observe o processo de trabalho e ajuste o limite de WIP conforme necessário.

Adicionar cartões

Com o tabuleiro montado, o próximo passo é adicionar os cartões. Um cartão pode incluir informações como;

• Uma breve descrição do item
• Status
• Proprietário
• Datas de vencimento

Coloque cartões no quadro com base em sua prioridade e cronograma para tarefas ou projetos relevantes; com os itens mais críticos no topo da coluna e o restante fluindo com base em sua ordem de importância.

Um cartão deve representar apenas um único item. Se o escopo do cartão parecer muito amplo, divida-o em vários cartões.

Definir expectativas

Especifique quem tem autoridade para adicionar, reorganizar, remover ou mover cartões Kanban. Limite o número de pessoas que podem para evitar criar confusão. Embora você possa atribuir direitos de edição a uma única pessoa, se outras pessoas quiserem fazer uma alteração, elas poderão abordá-la.

Também é importante esclarecer os objetivos e o propósito do quadro Kanban. Para que sua equipe confie nele, eles devem primeiro reconhecer seu valor.

Colete comentários

À medida que as organizações crescem, os produtos mudam e as equipes se expandem, os processos podem precisar se adaptar.

Reflita sobre o processo Kanban de tempos em tempos. Colete comentários e sugestões das partes interessadas e faça ajustes em seu quadro Kanban para atender melhor às necessidades de sua equipe e organização.

Práticas recomendadas para usar quadros Kanban

Kanban é melhor aplicado a projetos com uma gama mais ampla de prioridades que podem mudar com frequência ao longo do tempo. A seguir estão algumas práticas recomendadas que você pode usar para executar seus projetos com mais eficiência com o Kanban.

Comece com o que você sabe

Ao configurar o processo Kanban em sua organização, comece com o que você já sabe. Embora o Kanban possa ser combinado com outros métodos de gerenciamento de projetos, pegue seu fluxo de trabalho existente e tente adaptá-lo ao conceito de usar um quadro Kanban. Você também pode continuar a usar os processos e títulos atuais.

Isso ajudará a melhorar ainda mais o próprio fluxo de trabalho, fornecendo à equipe uma representação visual clara do que eles estão trabalhando.

Simplifique as coisas

Evite adicionar muitas colunas ao quadro Kanban, tornando-o muito complexo e, em última análise, levando à confusão. Portanto, mantenha o número de colunas no mínimo para torná-lo mais atraente.

Ao mesmo tempo, evite adicionar ao quadro tarefas que ainda não foram totalmente discutidas com a equipe. Não fazer isso apenas criará mais confusão entre os membros da equipe e diminuirá seu foco e produtividade.

No entanto, um quadro Kanban muito simples também pode gerar confusão, pois um quadro muito simples – com falta de informações suficientes – pode deixar espaço para interpretações errôneas.

Trabalhe primeiro nas coisas mais importantes

Durante um projeto Kanban, as coisas são realizadas just-in-time. Ao garantir que a equipe tenha trabalho suficiente, você não deve planejar muito trabalho com antecedência. Isso permite que as partes interessadas e o proprietário do produto tomem decisões de priorização quase imediatamente e deixem espaço para a equipe se adaptar às necessidades em mudança.

Ao priorizar o trabalho nas tarefas mais importantes primeiro e realizar apenas o necessário, a equipe pode eliminar efetivamente o desperdício. Por exemplo, se os usuários não estiverem realmente empolgados com um recurso específico do produto no qual a equipe deve trabalhar, você poderá priorizar um recurso diferente que tenha mais demanda do cliente.

Envolva a equipe

Envolva membros de todas as equipes/departamentos na definição do fluxo de trabalho e das atividades correspondentes durante a configuração do quadro Kanban. Por exemplo, ao definir as colunas do quadro Kanban, além das óbvias, pode haver diferenciais com os quais outros departamentos estejam familiarizados ou subcolunas representando estágios internos de um determinado processo em seus fluxos de trabalho departamentais.

Isso permitirá que você crie um quadro Kanban que seja significativo para todas as partes interessadas.

Pronto para criar seu próprio quadro Kanban?

Os quadros Kanban aproveitam o poder do gerenciamento visual de projetos para maximizar sua eficiência, reduzir gargalos e fornecer produtos de alta qualidade continuamente. É um método fácil de implementar e combinar com quase todos os outros métodos de gerenciamento de projetos aos quais sua organização pode estar acostumada. Você pode implementá-lo facilmente para gerenciar seus processos com alterações mínimas nas atividades operacionais existentes da equipe.

Esperamos que este guia tenha ajudado você a aprender o que é um quadro Kanban e a criar um para sua organização de forma eficaz. Compartilhe sua experiência nos comentários abaixo.