O guia fácil para criar uma carta de projeto bem-sucedida

Um dos primeiros passos nas fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é desenvolver o termo de abertura do projeto. Isso ajuda a informar a todos na equipe o que eles estão encarregados e o que precisa ser feito.

Vamos definir o termo de abertura do projeto e discutir como criar um. Adicionamos alguns modelos úteis de carta de projeto que ajudarão você a dar o pontapé inicial em seu projeto. Personalize-os ao seu gosto e exporte-os como imagens ou SVGs para adicionar a apresentações ou documentos.

O que é uma Carta de Projeto?

O termo de abertura do projeto é um documento que estabelece a visão, o escopo, os objetivos, a equipe do projeto e suas responsabilidades, os principais interessados ​​e como será realizado ou o plano de implementação. Também é conhecido como declaração do projeto e relatório de definição do projeto.

Ajuda a definir o nível de autoridade do gerente de projeto e a direção do projeto.

Uma carta de projeto

• Descreve o propósito e os resultados do projeto
• Autoriza legalmente o início de um projeto
• Ajuda a acompanhar os prazos do projeto
• Ajuda a identificar restrições e riscos e definir medidas preventivas
• Apresenta uma visão geral do orçamento
• Ajuda a alinhar os objetivos do projeto com os interesses das partes interessadas

Carta do Projeto vs Plano do Projeto

O termo de abertura do projeto é um documento de iniciação de alto nível que consiste em apenas algumas páginas. Ele lista os objetivos do projeto, escopo, visão, equipe e suas responsabilidades e partes interessadas.

Um plano de projeto, por outro lado, é um documento detalhado que descreve como atingir os objetivos do projeto. Ele elucida as entregas do projeto, o plano de ação, os recursos necessários e os marcos.

Como desenvolver uma carta de projeto

Aqui veremos como criar um termo de abertura do projeto enquanto identificamos seus elementos-chave.

1. Identifique a Visão do Projeto

A visão do projeto é expressa através de seu objetivo final e seu propósito. Pode ser dividido em,

Escopo: Explique os limites do projeto em termos de objetivos, entregas, custos, prazos e o trabalho a ser feito. Definir o escopo do projeto no início do ciclo de vida do projeto é importante, pois afetará o custo e o cronograma do projeto.

Objetivos: Ao definir objetivos, certifique-se de que eles sigam os critérios SMART, ou em outras palavras, que sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e oportunos. Levando em consideração os objetivos gerais da organização, estabeleça cerca de 5 objetivos a serem alcançados até o final do projeto.

Entregas: Liste as entregas que serão produzidas no final de cada realização bem-sucedida de um objetivo.

2. Identifique as Partes Interessadas e os Clientes

As partes interessadas são os indivíduos que têm uma participação ou interesse na conclusão bem-sucedida do projeto. Eles podem estar dentro ou fora da empresa e incluir aqueles que financiam seu projeto, bem como os membros da equipe e os clientes.

Você pode usar um mapa de partes interessadas como o abaixo para categorizar as partes interessadas e tornar as informações disponíveis mais apresentáveis ​​e fáceis de entender.

3. Crie um organograma

Agora que você identificou a equipe do projeto, esclareça suas responsabilidades.

Use um organograma para listar seus nomes, funções e responsabilidades. Ao mesmo tempo, você pode destacar as relações de subordinação entre o membro com a ajuda de linhas de conexão.

4. Defina os marcos do projeto

Os marcos representam eventos importantes dentro do ciclo de vida do projeto e incluem as datas de início e término do projeto, a conclusão bem-sucedida das principais entregas, etc.

5. Crie um Plano de Recursos

Liste todos os recursos que você precisa para o projeto; equipamentos, máquinas, pessoas, materiais, etc. Isso pode ajudá-lo na hora de alocar seu orçamento.

6. Defina o orçamento para o projeto

Liste as despesas que sua organização terá que arcar para realizar o plano. Como essas despesas podem mudar durante o projeto, você pode fazer estimativas aproximadas. Além disso, anote a pessoa que será responsável por autorizar a aprovação da despesa.

7. Liste as Dependências, Restrições e Riscos

Dependências: Identifique e liste as dependências do projeto ou as atividades que terão impacto no início ou na conclusão de outra tarefa.

Restrições: Descobrir os fatores que impediriam a progressão dos resultados do projeto. Por exemplo, falta de recursos ou tempo.

Riscos: Os riscos podem ocorrer durante qualquer estágio do ciclo de vida do projeto. É importante que você os identifique com antecedência e tenha tomado as devidas precauções. Aqui estão algumas ótimas técnicas de gerenciamento de risco que seriam úteis aqui.

8. Estabeleça o Plano de Implementação

É aqui que você montará um plano de ação, destacando as principais datas ou marcos.

Visualize sua carta de projeto

Normalmente, um termo de abertura do projeto abrange de 5 a 6 páginas. Esta é uma das principais razões pelas quais eles são negligenciados no processo de gerenciamento de projetos. Uma maneira mais fácil de escrever um termo de abertura que todos possam ler e entender rapidamente, com o mínimo de esforço, é através da visualização.

Os termos do projeto que incorporam elementos gráficos como os abaixo ajudam a reunir todos os elementos do termo do projeto em uma única página. Eles são fáceis de ler e visualmente agradáveis.

A seguir estão alguns exemplos de como você pode visualizar suas cartas de projeto. Você pode editá-los online para adicionar ou remover elementos e personalizá-los com base nas necessidades do seu projeto. Baixe-os como SVGs ou como imagens para adicionar a apresentações, sites, wikis da empresa, documentos, etc.

Modelo 1

Modelo 2

Modelo 3

Quais são seus pensamentos sobre o guia?

Ao longo do ciclo de vida do projeto, o termo de abertura desempenha um papel essencial para manter as coisas nos trilhos. Neste guia, abordamos o que é um termo de abertura do projeto, como criar um junto com alguns modelos de termo de abertura editáveis.

Alguma prática recomendada que você segue ao criar um termo de abertura do projeto? Compartilhe-os com nossos leitores na seção de comentários abaixo.