O que é um cronograma de projeto e para que serve? | #18 Introdução ao gerenciamento de projetos

Uma vez que o projeto tenha recebido a aprovação das partes interessadas, é hora de preparar o cronograma. Antes mesmo de a equipe do projeto se reunir pela primeira vez, o gerente de projeto prepara a estrutura do projeto.

Cronograma do projeto – sumário:

1. Introdução
2. Como criar um cronograma de projeto?
3. Como o cronograma do projeto é diferente do plano do projeto?
4. Exemplo de um cronograma de projeto
5. Resumo

Introdução

Um cronograma de projeto é um documento geral que permite ter uma visão geral de tarefas individuais destinadas à execução contínua. Eles estão contidos em um backlog detalhado ou apresentados em um quadro kanban. O cronograma inclui marcos, tarefas e eventos-chave, bem como um senso de perspectiva de onde o projeto está no caminho para atingir a meta.

Na maioria das vezes, um cronograma é uma visualização de como os objetivos do projeto dependem uns dos outros e em que ordem prosseguir. O cronograma do projeto também mostra o cronograma com datas estabelecidas

Como criar um cronograma de projeto?

Ao criar um cronograma, é melhor adotar uma abordagem de baixo para cima. Divida o projeto geral em grandes blocos ou áreas de problemas. Podem ser áreas tão gerais quanto formação de equipe, design UX, trabalho de programação ou marketing. O cronograma do projeto é mais fácil de preparar usando um software dedicado. Isso tornará possível:

• fácil adição e agrupamento de eventos , além de fazer alterações – por exemplo, pode ser que dividamos tarefas separadas como design UX em grupos separados de design visual e preparação de texto. Com o software, podemos fazer isso com poucos cliques, ao invés de reorganizar um arquivo de texto ou planilha,
• visualização da duração de cada tarefa – para que possamos facilmente agendar tarefas tendo em conta a disponibilidade de pessoas e recursos necessários para as concluir,
• indicando interdependências entre tarefas – configurar avisos sobre dependências é um recurso muito útil disponível em alguns programas, graças a ele temos certeza de que ninguém assumirá o trabalho de acabamento em um prédio onde a instalação ainda não foi feita.

Isso tornará o cronograma legível para todos os envolvidos. atualizando-o e complementando-o.

A programação é mais frequentemente representada pelas seguintes visualizações:

• um calendário escalável – com tarefas marcadas para serem concluídas; usando o calendário, é mais fácil do que em outras visualizações entrar no planejamento, como atribuir trabalho a pessoas específicas e agendar reuniões,

• um gráfico de Gantt ou visualização semelhante de tarefas em uma linha do tempo – uma visão geral que mostra toda a duração do projeto é seu cronograma, enquanto uma versão expandida é usada para criar e detalhar o plano do projeto,
• mapas de épicos, também conhecidos como tarefas agregadas – ou seja, uma visualização que mostra, entre outras coisas, qual a porcentagem de tarefas relacionadas a uma área específica de execução do projeto, por exemplo, o épico de “teste” pode incluir tarefas relacionadas a testes internos de um protótipo de software, bem como testes finais no site do cliente.

Como o cronograma do projeto é diferente do plano do projeto?

Um cronograma difere de um plano de projeto principalmente em sua finalidade e nível de detalhe. Um cronograma é um esqueleto de um projeto que descreve principalmente suas principais áreas e marcos. Sua finalidade é delinear uma imagem clara e simplificada de todo o projeto. No entanto, um plano de projeto é criado para dissecar a implementação de cada tarefa, até os mínimos detalhes que valem a pena anotar.

O cronograma responde à pergunta sobre o que estamos implementando. Aí encontraremos orientações gerais para a duração das várias fases do projeto e a marcação dos momentos chave. O plano do projeto, por outro lado, serve para descrever como executar cada tarefa.

A partir de um bom cronograma, é fácil ler o caminho que leva à realização do objetivo do projeto, pois ele mostra apenas os marcos que apresentam os momentos mais gerais e importantes da implementação. No entanto, graças ao software de gerenciamento de projetos, a linha entre o cronograma e o plano do projeto tornou-se bastante fluida. Isso ocorre porque a multiplicidade de formas de visualizar dados torna possível alternar perfeitamente entre visualizações detalhadas de tarefas individuais e a imagem mais geral do cronograma de todo o projeto.

Exemplo de um cronograma de projeto

Vamos imaginar que queremos implementar um projeto para apresentar um jogo de aventura em realidade virtual em uma feira internacional.

Para criar um cronograma, precisamos marcar datas-chave – o início do projeto, o prazo de inscrição dos expositores à feira, bem como a data da feira e o término do projeto. A próxima etapa é definir os objetivos e inseri-los no programa selecionado como tarefas de resumo, épicos ou possivelmente tags. Em nosso exemplo, eles incluirão:

• Preparação do jogo – a epic incluirá tarefas como preparação de uma versão de teste estável do jogo que possa ser disponibilizada ao público, testes, instalação no hardware que será disponibilizado na feira
• Preparação de stands – preparação de equipamentos, materiais promocionais, concursos para visitantes, aquisição e angariação de equipamentos
• Planejamento da viagem – reserva de hotel, compra de ingressos para eventos, transporte
• Análise do sucesso da apresentação no regresso – se o jogo conseguiu captar o número de clientes presumido, se conseguiu estabelecer contactos e parcerias comerciais, bem como enquadrar-se no orçamento alocado para a promoção

Cada uma das epics pode ter um supervisor – designado para se responsabilizar por toda a sua execução. Em muitos projetos, no entanto, essa pessoa é o gerente de projeto, enquanto os membros da equipe assumem a responsabilidade apenas por tarefas individuais.

O próximo passo diz respeito à marcação de marcos. A conclusão de cada marco provavelmente consistirá em tarefas pertencentes a vários épicos. Se a primeira etapa for a aceitação da apresentação da feira pelos organizadores do evento, ela incluirá tarefas pertencentes aos grupos “networking”, “preparação do jogo” e “preparação da apresentação”, entre outros.

O cronograma de cada projeto é desenvolvido individualmente. Embora você possa se servir de um modelo pronto, provavelmente ainda exigirá modificações significativas. A maior melhoria será o uso de seu cronograma criado anteriormente em um projeto semelhante.

Resumo

Um cronograma bem elaborado no início do projeto facilita muito o trabalho. Serve não só o Gestor de Projeto, que graças a ele obtém uma visão da estratégia de ação, mas também a equipa do projeto, que pode facilmente ver em que fase se encontra o trabalho que está a ser executado e para que se destina. O cronograma também é uma ferramenta valiosa que dá suporte à transparência da implementação porque permite que as partes interessadas vejam a estrutura do projeto e comparem independentemente o status da implementação com as metas definidas do projeto.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
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12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
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