O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que confirma a transação. Isto aplica-se tanto à prestação de serviços como ao fornecimento de bens, incluindo o fornecimento de conteúdos digitais. Pode ser em papel ou eletrônico. A fatura determina o valor dos bens e serviços e é a base de cálculo dos impostos devidos. Embora a fatura apareça frequentemente nas relações B2B (business to business), não é apenas uma área de empreendedores. As pessoas físicas também se reúnem com faturas emitidas no modelo B2C (business to consumer). Neste artigo, explicaremos o que é uma fatura e qual é a sua finalidade.

O que é uma fatura? Qual é seu propósito? – índice:

1. Informações básicas sobre uma fatura
2. Fatura como confirmação de venda
3. Fatura como documento para contabilidade
4. É necessária uma fatura para usar uma garantia?
5. Como você pode facilmente emitir uma fatura?

Informações básicas sobre uma fatura

A fatura é um documento que confirma a conclusão de uma transação entre um vendedor e um comprador. Por esse motivo, a fatura deve conter todos os detalhes de ambos. Deve ser emitido em duas vias, uma para cada uma das partes da transação.

Outro elemento importante da fatura é seu número único e data de emissão. Ele contém informações sobre bens e serviços vendidos, como quantidade, preço e valor. Para os países onde é cobrado o IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado), a fatura também mostrará a taxa e o valor deste imposto.

A fatura indica a forma de pagamento dos bens e serviços fornecidos. Pode ser um pré-pagamento, pagamento em dinheiro, transferência bancária ou cartão de crédito. No caso de venda com data de pagamento diferido, a fatura incluirá também a data em que tal obrigação deve ser liquidada.

Uma fatura pode ser emitida em papel, mas também pode ser emitida em formato eletrónico, que tem a mesma força legal. De acordo com o E-Invoicing / E-Billing. Relatório de Digitalização e Automação, mais de 370 bilhões de faturas são emitidas todos os anos, sendo apenas 10% eletrônicas.

No entanto, devido ao facto de o serviço de fatura eletrónica ser muito mais barato do que o seu homólogo em papel, tal solução torna-se cada vez mais popular a cada ano. Ao usar a automação no faturamento, você pode reduzir os custos em até 30%.

Fatura como confirmação de venda

Ao vender quaisquer bens ou serviços, você deve documentar tal evento em um formulário apropriado. Ao vender para pessoas físicas, geralmente é necessário ter uma caixa registradora e emitir recibos. No entanto, a pedido do cliente, deverá emitir uma fatura a confirmar a compra. Ao administrar um negócio no modelo B2B, o documento básico que confirma a venda é a fatura.

Muitas empresas que vendem em vários marketplaces emitem faturas em formato eletrônico para seus clientes por padrão. Esta é definitivamente uma solução mais conveniente do que imprimir recibos ou faturas em papel. O envio desses documentos é fácil de automatizar, para que você não precise lidar com papelada e possa se concentrar em administrar seus negócios.

Fatura como documento para contabilidade

De acordo com o IFRS (International Financial Reporting Standards) , a fatura é um dos documentos contábeis mais importantes que contém informações detalhadas sobre a transação concluída. Entre outros, as faturas calculam sua renda e o imposto que você deve pagar sobre ela. As faturas também documentam os custos que você suportou para administrar seus negócios. Dependendo da forma de tributação escolhida, podem afetar o valor dos impostos devidos. Como as faturas podem ser controladas pelas autoridades fiscais, elas devem ser mantidas por um período de tempo previsto na lei de um determinado país.

Os escritórios de contabilidade, ao prepararem as listas de preços dos seus serviços, referem-se frequentemente ao número de faturas. Isso se aplica tanto às faturas emitidas por você, denominadas faturas de vendas, quanto às faturas emitidas por seus contratados para bens e serviços fornecidos a você. Estes últimos são referidos como faturas de custo.

Os escritórios de contabilidade no preço do pacote básico de serviços costumam oferecer a reserva de um número pré-determinado de faturas, mas para cada documento subsequente que ultrapasse esse limite, eles podem cobrar taxas adicionais. Se você não emitir muitos documentos, o uso de serviços de contabilidade pode representar um custo considerável associado à administração de um negócio. No entanto, você pode usar o aplicativo que permite emitir e reservar faturas por conta própria. Torna-se mais conveniente por modelos predefinidos e listas de dados suspensas. Graças a esta solução, pode otimizar de forma eficiente os custos de gestão do seu próprio negócio.

É necessária uma fatura para usar uma garantia?

Você não precisa ter uma fatura para usar a garantia. Para este efeito, qualquer confirmação de compra é suficiente. Pode ser um recibo, um extrato de conta ou uma confirmação de pagamento com cartão de crédito. É importante ter um documento que confirme a transação. No entanto, um grande número de pessoas, principalmente na compra de bens de maior valor, opta por uma fatura. Por quê?

É muito fácil perder recibos. Além disso, se forem mal armazenados, rapidamente desbotam e ficam ilegíveis. Não há esse problema com as faturas. Eles geralmente têm um formato maior e geralmente é uma página A4. Graças a isso, eles podem ser facilmente armazenados em pastas padrão. As faturas em formato eletrónico são uma solução ideal. O acesso a esses documentos é muito mais fácil e, caso precise usar a garantia, você pode encontrar rapidamente a fatura necessária.

Como você pode facilmente emitir uma fatura?

Você pode encontrar muitas soluções que suportam a emissão de faturas, desde sistemas contábeis e financeiros, passando por CRMs (Customer Relationship Management System) ou sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) mais complicados, até aplicativos dedicados, como o Firmbee, que é um sistema de faturamento gratuito aplicativo. Graças a essas ferramentas, você pode facilmente fazer faturas e até automatizar certos processos, como enviar lembretes sobre pagamentos recorrentes.

Isso nem sempre envolve despesas consideráveis ​​para a compra de tal software. Vale a pena usar soluções comprovadas que oferecem total funcionalidade na emissão de faturas e, ao mesmo tempo, são gratuitas. Para isso, você pode usar o App de Faturamento Gratuito, que facilita muito a emissão de faturas, mesmo para quem ainda não lidou com contabilidade.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

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