O que é um organograma?

O que é necessário para que uma empresa ou instituição – independentemente da sua dimensão – funcione de forma eficaz e harmoniosa, atingindo cada um dos objetivos definidos? Provavelmente irá citar uma variedade de elementos que vão desde uma equipa bem escolhida e com as competências necessárias, uma estratégia de ação personalizada para satisfazer as necessidades do grupo-alvo ou a aquisição de todos os recursos necessários.

Ainda assim, há mais um elemento de extrema importância que você pode ter omitido – a estrutura eficiente que uma empresa ou organização estabelece. Essa estrutura é composta por dependências e responsabilidades que são efetivamente visualizadas pelo chamado organograma. A seguir explicamos o que é exatamente essa ferramenta, bem como apontamos quais benefícios seu uso traz para empresas e instituições que atuam em diversos setores.

Organograma – ou o quê?

Um organograma não é apenas um desenho simples e direto, mas uma ferramenta de gestão complexa para representar – mas, o mais importante, compreender – a estrutura de uma determinada empresa, instituição ou outra entidade. É uma visualização gráfica da hierarquia (do nível mais alto ao mais baixo), da divisão de responsabilidades, bem como das ligações entre diversas entidades (diferentes equipas ou indivíduos).

É um meio útil para os colaboradores (principalmente os que estão começando), pois os ajuda a visualizar a estrutura de uma empresa ou instituição, definindo claramente as funções de cada unidade e seu escopo de responsabilidades e competências. Também pode ser prático para pessoas de fora (como potenciais investidores ou parceiros) que queiram saber como funciona uma empresa ou instituição. A essência de um organograma, portanto, reside em garantir a transparência e a gestão eficaz dos recursos disponíveis.

O que contém o organograma?

Existem diferentes tipos de ferramentas descritas (desde hierárquicas, passando por funcionais, até matriciais, ou seja, focadas em projetos em andamento). Exatamente quais elementos são incluídos depende do caso específico (especialmente do tamanho da entidade e do setor em que opera). Na maioria das vezes, porém, inclui informações sobre elementos como:

• executivos – na parte mais alta da visualização estão colocados os cargos executivos mais importantes, responsáveis ​​pela tomada de decisões-chave relativas a toda a empresa ou instituição. Aqui geralmente aparecem pessoas como o presidente, vice-presidente, gerentes gerais (de áreas como RH, marketing, desenvolvimento, vendas, etc.) e, às vezes, gerentes de topo,
• divisões ou departamentos individuais – cada departamento (por exemplo, marketing, RH, TI, vendas, jurídico e conformidade, etc.) é representado por um bloco separado, e nele existem cargos e funções individuais (dentro dos departamentos também pode haver equipes responsáveis para uma área específica, por exemplo, o departamento de marketing, a equipe de comunicação, desempenho e divulgação),
• Discriminação de cargos – dentro de cada departamento ou divisão também são listados os cargos específicos existentes na empresa ou instituição (desde diretores a especialistas seniores e juniores, até estagiários e trainees), muitas vezes com as responsabilidades atribuídas,
• linhas de comunicação e subordinação – como parte da representação gráfica da estrutura, também é indicado quem é o responsável por reportar suas atividades e a quem tal relatório deve ser submetido,
• chave/legenda – uma visualização gráfica geralmente também inclui uma chave ou legenda que explica o significado de vários símbolos e linhas usados ​​no diagrama. Isso torna mais fácil para todos os usuários verem a estrutura e compreenderem o significado de todos os diferentes elementos.

Por que uma empresa deveria ter um organograma?

De que adianta preparar um organograma? Em primeiro lugar, desta forma os colaboradores podem compreender mais facilmente o seu lugar na estrutura – sabem quais são as suas tarefas, a quem exatamente são responsáveis ​​(tanto nos níveis básico como superior) e a quem podem recorrer em caso de problema.

Além disso, se necessitarem do apoio de uma pessoa de outro departamento, podem verificar no organograma quem é responsável por uma determinada área e ter a certeza (na maioria dos casos) de que encaminharam o problema para a pessoa certa. Desta forma, linhas de comunicação e responsabilidade claramente definidas ajudam a evitar confusões e paralisações de trabalho. Ao mesmo tempo, a visualização gráfica descrita permite também identificar áreas onde existem lacunas ou demasiada carga de trabalho, permitindo uma distribuição mais eficiente das atividades.

Organograma – resumo

Dados os benefícios listados acima, podemos afirmar com segurança que gerir uma empresa, instituição ou outra entidade sem um organograma seria uma tarefa assustadora e extremamente difícil. A comunicação seria mais demorada, as decisões seriam menos bem pensadas (devido à falta de conhecimento completo da estrutura e dos relacionamentos internos) e os recursos seriam distribuídos de forma não otimizada.

Um organograma facilita a gestão, ao mesmo tempo que permite compreender a empresa ou instituição como um todo e identificar áreas onde melhorias e mudanças podem ser implementadas para maior crescimento e sucesso. Assim, cada empresa e instituição – mesmo uma pequena – deve ter o cuidado de criar um organograma preciso e (crucialmente) atualizado.

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Autora: Klaudia Kowalczyk

Um designer gráfico e UX que transmite para o design o que não pode ser transmitido em palavras. Para ele, cada cor, linha ou fonte utilizada tem um significado. Apaixonado por design gráfico e web.

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