O que é um POP? O roteiro da sua agência para consistência e crescimento

Dimensionar uma agência não é fácil.

É impossível se tudo gira em torno de você. Você está fazendo malabarismos com vendas, integração de funcionários, resultados e muito mais.

É por isso que você precisa de POPs.

Um SOP é uma maneira padronizada de fazer algo. Ele oferece instruções detalhadas e passo a passo sobre como realizar uma tarefa.

Usamos SOPs o tempo todo para ajudar a fornecer serviços consistentes e escaláveis.

Com os SOPs em vigor, você pode delegar com mais eficiência, agilizar seus fluxos de trabalho e fornecer sempre o mesmo excelente serviço aos seus clientes.

Neste guia, revelaremos como você pode criar SOPs para sua agência.

Abordaremos:

• O que é um POP
• Por que os SOPs são importantes para as agências
• As tarefas para as quais você pode criar SOPs
• Como escrever um SOP eficaz

O que é um POP?

Um procedimento operacional padrão (SOP) é ​​um conjunto de instruções escritas passo a passo sobre a execução de uma tarefa ou processo específico. É uma lista de verificação detalhada que garante que todos que executam a tarefa a façam da mesma maneira.

Os POPs tratam de determinar e documentar a melhor maneira de fazer as coisas.

Isso minimiza o risco de mal-entendidos ou erros. Também ajuda sua agência a manter uma qualidade de trabalho consistente.

Por que os procedimentos operacionais padrão são importantes para as agências?

Ter documentos SOP pode ser uma virada de jogo para sua agência. Aqui está o porquê:

Consistência

Descrever as melhores maneiras de lidar com as tarefas ajuda os membros da equipe a atingir padrões elevados de forma consistente. Esteja você trabalhando em um projeto para o Cliente A ou para o Cliente Z, a execução é realizada com o mesmo nível de precisão.

Isso émuito útil se você terceirizar qualquer uma de suas entregas. Freelancers e parceiros externos têm diretrizes claras a seguir .

Eficiência

Os POPs ajudam a agilizar processos repetitivos. Em vez de perder tempo descobrindo ou fazendo as coisas de maneira diferente a cada vez, os membros da sua equipe têm um conjunto direto de instruções a seguir.

Isso torna muito mais fácil expandir sua agência, aumentar sua equipe e conquistar mais clientes.

E se alguém não estiver disponível ou sair, ter um SOP minimiza a interrupção. Sua equipe pode intervir e executar as tarefas pelas quais foi responsável com o mesmo padrão.

Crie SOPs para TUDO na sua agência. Nunca fique na dúvida quando um empreiteiro desaparecer. Nunca passe semanas integrando alguém novo.

POPs.

-Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 de julho de 2022

Treinamento e integração

Agilizar as novas contratações pode ser um desafio.

Num inquérito da Zippia a pessoas que deixaram o emprego após 6 meses ou menos, receber orientação clara e formação mais eficaz foram classificadas como as duas principais coisas que as empresas poderiam ter feito para que o novo funcionário permanecesse:

Os POPs oferecem diretrizes claras e auxiliam no treinamento. Novos funcionários podem compreender suas responsabilidades e o que precisam fazer sem orientação constante.

Exemplos de procedimentos operacionais padrão para agências

Há uma série de tarefas que sua equipe executa regularmente. Depois de descobrir a melhor maneira de realizar uma tarefa, você pode criar um SOP.

Depois de definir um processo que funcione em seu negócio, crie um SOP que padronize o processo. À medida que você cresce, isso se tornará fundamental.

- Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 de fevereiro de 2022

Aqui estão alguns exemplos de POP para processos que podem ser padronizados:

Integração do cliente

Embora cada cliente tenha necessidades únicas, você pode agilizar o processo de integração implementando procedimentos sistemáticos.

Você pode criar SOPs para estabelecer o escopo do trabalho, comunicação, contratos, NDAs e outras documentações. A estrutura básica para sua avaliação inicial de SEO também pode ser padronizada.

Dessa forma, cada cliente terá o mesmo ótimo começo.

Pesquisa de palavras-chave

A pesquisa de palavras-chave é uma das atividades mais demoradas para qualquer SEO. Você pode agilizar o processo com um SOP.

Ele pode detalhar as ferramentas necessárias, como usá-las e como avaliar o valor das palavras-chave.

Essa também é uma tarefa que você pode terceirizar. Se sua equipe está lutando para acompanhar, considere usar um serviço de pesquisa de palavras-chave de marca branca.

SEO na página

Existem muitos elementos diferentes que você precisa abordar em uma auditoria de SEO na página.

Um SOP pode fornecer uma lista de verificação cobrindo tudo, desde tags de título e meta descrições até legibilidade do conteúdo e links internos.

SEO fora da página

O edifício da ligação é difícil. E se você errar, links de baixa qualidade podem prejudicar a classificação de pesquisa de um site.

Você pode criar procedimentos operacionais padrão para ajudar sua equipe a construir backlinks relevantes e de qualidade. Isso pode incluir tudo, desde a identificação de sites-alvo e análise de concorrentes até o alcance de blogueiros.

Auditoria técnica de SEO

Uma auditoria técnica de SEO pode ser complexa. Uma abordagem sistemática pode agilizar o processo de auditoria. Pode ajudar as equipes a identificar erros técnicos que podem afetar as classificações dos mecanismos de pesquisa.

Você pode incluir quais ferramentas usar, o que procurar e como criar recomendações técnicas de SEO.

Como criar um SOP para sua agência

Veja como criar SOPs claros e acionáveis ​​para sua agência.

Identifique a necessidade

Comece fazendo uma lista de tarefas que sua equipe realiza regularmente.

Você deseja priorizar os processos que têm grande impacto na satisfação do cliente ou onde erros acontecem com frequência. Estas são as tarefas onde os POPs serão mais benéficos.

É uma boa ideia consultar sua equipe. Há algum processo interno que eles consideram complicado ou áreas específicas que eles acreditam que deveriam ter uma maneira definida de fazer as coisas?

Reúna informações relevantes

A próxima etapa é reunir as informações necessárias para criar um guia passo a passo.

Seu melhor recurso são membros da equipe com experiência direta na tarefa. Eles podem oferecer uma perspectiva prática sobre o que funciona e o que evitar.

Isto garantirá que o documento POP seja baseado na prática real e resolva um problema do mundo real.

Também vale a pena verificar se existem recursos informais existentes. Você pode encontrar guias improvisados, notas e até memorandos que podem fornecer uma base para o seu SOP.

Antes de começar a desenvolver seu SOP, compare seus métodos atuais com as melhores práticas do setor. Pode haver maneiras mais eficientes de executar a tarefa.

Estruturar o POP

Usar o mesmo formato SOP simplifica o processo de criação. Também torna mais fácil para os membros da equipe seguirem qualquer novo POP que escolherem – eles sabem o que esperar.

Veja como estruturar seu modelo SOP:

Título

Um título claro e descritivo facilita aos membros da equipe a compreensão do que o POP cobre. Por exemplo, se o SOP detalha todo o processo de pesquisa de palavras-chave, você pode intitulá-lo “Procedimentos de descoberta e análise de palavras-chave”.

Propósito

Aborde brevemente por que o POP é necessário. O objetivo é mostrar aos membros da equipe por que eles deveriam usá-lo.

Explique o impacto que você deseja que o POP tenha e como ele ajudará sua equipe em suas responsabilidades.

Escopo

Defina quando o POP deve ser utilizado. Quando os membros da equipe devem consultar o guia?

Para pesquisa de palavras-chave, o escopo pode ser “Aplicável a todas as estratégias de conteúdo de novos clientes e ao otimizar o conteúdo existente”.

Procedimento

Este é o núcleo do POP. Deve detalhar todo o processo de como realizar a tarefa do início ao fim.

Descreva cada etapa em uma sequência lógica.

Para pesquisa de palavras-chave, você pode começar definindo o nicho do cliente e, em seguida, criando uma lista de palavras-chave iniciais, usando ferramentas de SEO, analisando o volume de pesquisa e a concorrência e assim por diante.

Papéis e responsabilidades

Esclareça quem é responsável por cada etapa. Uma pessoa pode realizar algumas palestras, enquanto outras precisarão da contribuição de vários membros da equipe.

Por exemplo, um especialista júnior em SEO pode cuidar da pesquisa inicial de palavras-chave, com um analista sênior confirmando a seleção final de palavras-chave.

Ferramentas e recursos

Especifique quaisquer ferramentas e recursos necessários para concluir a tarefa. Isso pode incluir modelos internos de agência e ferramentas de terceiros.

Escreva o POP

O próximo passo é dar corpo à estrutura.

É importante manter o texto prático e fácil de entender. Se houver siglas ou termos de SEO que nem todos em sua equipe conheçam, forneça uma definição rápida.

Você pode tornar as instruções mais claras adicionando recursos visuais. Por exemplo, capturas de tela anotadas podem ser úteis se o seu SOP abranger o uso de uma ferramenta como Semrush ou Ahrefs.

Os fluxogramas podem funcionar muito bem para processos mais complexos, como auditorias técnicas de SEO. Você pode ilustrar o processo e como cada etapa flui para a próxima.

Nosso CEO Joe Davies tem um ótimo processo para criação automatizada de SOP que realmente reduz o tempo necessário para produzir um SOP confiável, além de você sempre poder incorporar o vídeo de você concluindo as etapas para realmente ajudar a deixar tudo muito claro.

O POP de 60 segundos

Os POPs são uma chatice. Mas eles mudam SÉRIO o jogo se você estiver escalando.

Este método torna a criação de SOP super rápida e viciante.

Garanto que você vai usar. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

-Joe Davies (@fatjoedavies) 24 de maio de 2023

Depois de criar POPs para seus processos internos, você pode adaptá-los em guias, tutoriais e postagens de blog incríveis. Esse tipo de conteúdo acionável funciona muito bem como iscas digitais.

Crie SOPs para sua agência

Em seguida, transforme-os em conteúdo:

-Guias detalhados
-Tópicos
-Vídeos
-Listas

Você tem mais conteúdo existente do que imagina.

-Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 de janeiro de 2023

Revise o POP

Depois de terminar seu primeiro rascunho, compartilhe-o com as principais partes interessadas. O feedback deles pode ajudá-lo a garantir que você não omitirá nenhum detalhe importante.

Antes de implementar seu POP, teste-o em alguém não familiarizado com a tarefa. Veja se eles enfrentam algum problema ou ficam presos.

Isso pode revelar quaisquer etapas que precisem de mais explicações ou se alguma coisa estiver faltando.

Esta semana finalmente comecei a delegar em minha nova agência.

O que eu aprendi?

Meus processos não eram tão restritos quanto eu pensava.

A melhor maneira de melhorar seus POPs é começar a entregá-los a outras pessoas. Lacunas e erros tornam-se flagrantemente óbvios, REALMENTE rápido.

-Shane Martin (@Shane___Martin) 12 de junho de 2023

Avaliações regulares

A implementação do SOP não envolve apenas redigir o documento e seguir em frente.

As melhores práticas evoluem, sua agência pode começar a usar novas ferramentas e a forma como sua equipe trabalha em conjunto pode mudar.

Um POP desatualizado pode desperdiçar tempo e recursos.

Agende revisões regulares para garantir que seus POPs forneçam a orientação correta e ajudem sua equipe a fazer o melhor trabalho.

Amplie sua agência com SOPs

Sem processos estruturados implementados, o crescimento da agência pode rapidamente tornar-se caótico.

Os POPs ajudam você a fornecer qualidade consistente. À medida que você expande e conquista uma gama mais ampla de clientes, sua equipe tem os recursos necessários para ter sucesso.

E se você tirar férias de duas semanas da rotina da agência, sua caixa de entrada não estará repleta de “AJUDA!” e-mails quando você retornar.