O que é comunicação assíncrona?

Comunicação assíncrona – você sabe o que é? Os últimos anos trouxeram muitas mudanças, mas além dos desafios há benefícios. As empresas foram obrigadas a trabalhar remotamente e algumas delas mantiveram esse estilo de trabalho até hoje. Os proprietários das empresas notaram que o trabalho remoto tem muitas vantagens, mas algumas delas podem ser conectadas diretamente à comunicação assíncrona e não apenas ao trabalho remoto.

O que é comunicação assíncrona? - índice:

1. Comunicação assíncrona – o significado?
2. Vantagens da comunicação assíncrona
3. Comunicação assíncrona na sua empresa
4. Resumo

Comunicação assíncrona – o significado?

Os funcionários que podem trabalhar em casa podem economizar muito tempo porque não precisam se deslocar nos horários de pico. É muito razoável, especialmente em uma situação em que a distância de casa ao escritório é grande. Mas o trabalho remoto não torna o funcionário mais eficaz.

O que importa é o estilo de trabalho, onde os resultados e as conquistas são importantes em vez de horas passadas atrás da mesa. A comunicação assíncrona permite liberdade para a criatividade dos funcionários e dá a eles uma sensação de controle sobre a situação. Além de muitas preocupações, as pessoas que estão sendo liberadas de seus lugares nos escritórios realizam suas tarefas com mais zelo, pontualidade e melhores resultados.

A comunicação assíncrona é tal que não requer uma resposta imediata. Um exemplo ideal de comunicação assíncrona é um e-mail que pode aguardar uma resposta. Uma resposta imediata ao e-mail é um exemplo de comunicação síncrona.

As mensagens instantâneas são o melhor exemplo de comunicação síncrona porque permitem a conexão em tempo real. A maioria dos funcionários recebe notificações em suas contas de e-mail e responde aos e-mails imediatamente após o recebimento do e-mail, o que significa que sua comunicação também é síncrona.

A maioria das mensagens não requer uma resposta imediata – mais rápido nem sempre significa melhor. Responder a e-mails tira o foco e atrapalha o ritmo de trabalho. Distrações como mensagens de e-mail, notificações e telefonemas são um grande inimigo da produtividade. Às vezes, uma tarefa, que deveria ser feita em uma hora, leva muito mais tempo devido a problemas de eficácia.

A melhor resposta para esses problemas é a comunicação assíncrona. Para que funcione, as regras devem ser estabelecidas em toda a organização. Caso contrário, alguns dos funcionários podem perceber a falta de respostas como um sinal de desrespeito e desconhecimento, não como uma tentativa de melhorar a eficiência.

Vantagens da comunicação assíncrona

A maioria das tarefas atribuídas aos funcionários pode ser realizada no sistema de comunicação assíncrona. Existem setores, como o de atendimento ao cliente, que exigem disponibilidade em determinados horários. Mas tarefas criativas, preparação de declarações ou apresentação podem ser movidas para um ambiente assíncrono.

O funcionário recebe as tarefas com o prazo, e cabe a ele quando terminar a tarefa. Esse modo de operação permite um aumento na eficácia e permite ajustar as tarefas comissionadas a outras tarefas diárias. Os funcionários que trabalham em horário flexível geralmente estão mais satisfeitos com seu trabalho e realizam suas tarefas com mais vontade. Permitir que os funcionários ignorem as mensagens e liberá-los da obrigação de responder imediatamente a cada e-mail pode aumentar sua produtividade. Notificações e chamadas para o telefone não ajudam a focar e cada interrupção pode causar problemas para reorientar a tarefa.

A maioria das indústrias não pode abandonar completamente a comunicação síncrona, mas melhorias e mudanças são possíveis. Se você precisar fazer uma reunião com sua equipe, tente organizá-la de forma diferente. Permita que a equipe termine todas as outras tarefas de forma assíncrona antes da reunião. Como? Dê à sua equipe todos os materiais e tarefas de aprendizado antes e defina a data da reunião. Essa abordagem permite que seus funcionários aprendam e adquiram conhecimento no melhor momento para eles.

A reunião será mais eficiente e proporcionará maior satisfação para todos. Forçar todos os participantes a assistir a longas apresentações com outros membros da equipe não é eficaz. Ao contrário da crença popular, mais liberdade resulta em mais vontade de trabalhar e maior ambição.

Comunicação assíncrona na sua empresa

Se você planeja introduzir um novo modelo de comunicação para sua empresa, comece por etapas menores. Um dos problemas mais notórios da comunicação assíncrona é o fato de que alguns indivíduos esperam uma resposta imediata às suas perguntas, comentários ou mensagens.

É importante introduzir mudanças menores e estabelecer regras claras. A maioria das ferramentas digitais usadas para comunicação tem a opção de configurar status. Informe aos seus colaboradores que eles devem usar essas funcionalidades quando estiverem trabalhando em suas atribuições e precisarem se concentrar. Outros funcionários não devem esperar receber respostas imediatas. Isso nos permitirá evitar estresse desnecessário para ambos os lados do canal de comunicação.

Se você usa mensagens de e-mail para se comunicar, tente compartilhar seus calendários, onde todos os funcionários definem os blocos de tempo . Com esta função, todos os colaboradores têm a informação de quando podem esperar respostas aos seus e-mails.

Resumo

Comunicação assíncrona ou comunicação síncrona – qual modelo escolher? Não existe uma receita para aumentar a eficácia da equipe. A comunicação assíncrona parece ser uma ideia interessante para combater distrações e problemas com falta de foco entre os funcionários. Vale lembrar que abandonar reuniões em tempo real não é um meio-termo que pode ser usado sem consideração. As reuniões devem ser dedicadas à criação de tarefas e resolução colaborativa de problemas para trazer benefícios para a empresa.

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Autor: Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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