Tudo sobre mapeamento de processos de negócios. Pode ser usado em e-commerce?

As operações comerciais são baseadas em muitos procedimentos complexos. Todos os dias, em cada um deles, podem ocorrer erros e deficiências que são percebidos tarde demais, o que acaba levando a prejuízos financeiros. Você sabe detectar irregularidades precocemente e evitar o desperdício de recursos? Aproveite o mapeamento de processos de negócios. Continue a ler para saber mais.

Mapeamento de processos de negócios – sumário:

1. O que é mapeamento de processos de negócios?
2. Tipos de mapas de processos de negócios
3. Software de mapeamento de processos de negócios
4. Os benefícios do mapeamento de processos de negócios
5. As desvantagens do mapeamento de processos de negócios
6. Mapeamento de processos de negócios no comércio eletrônico
7. Resumo

O que é mapeamento de processos de negócios?

Todo processo que ocorre na empresa (gerenciamento de produtos, processo de vendas etc.) pode ser decomposto em atividades específicas que levam ao alcance do objetivo definido . O mapeamento de processos de negócios é a exibição visual do que está acontecendo na empresa e quem é responsável por cada tarefa.

É uma ferramenta útil que permite olhar a empresa de uma perspectiva mais ampla. Graças ao mapeamento de processos de negócios , você consegue detectar irregularidades nos processos, eliminar ou reduzir seu impacto, aumentar a produtividade e reduzir custos. Todas essas etapas são fundamentais para obter lucro.

Tipos de mapas de processos de negócios

Para ilustrar o andamento de cada processo , você pode utilizar algumas ferramentas criadas para esse fim. Listaremos abaixo as que são mais utilizadas na prática:

Fluxograma básico

Certos símbolos do fluxograma são usados ​​para criá-lo, por exemplo, retângulos que representam qualquer etapa do processo, setas que indicam a direção da ação e losangos que simbolizam as decisões necessárias para seguir em frente. Fazer esse gráfico é bastante simples e permite visualizar vários processos, por exemplo, vendas e produção.

Mapa do fluxo de valor

É semelhante ao fluxograma básico descrito acima e é frequentemente usado como parte das estratégias de gerenciamento enxuto. Um fluxo de valor pode ser entendido como todas as atividades realizadas pela empresa em seus processos operacionais. Criar um mapa de fluxo de valor, por sua vez, envolve comparar o estado atual com o estado futuro.

Ao analisar o estado atual, preste atenção especial ao tempo que leva para realizar determinadas atividades. O estado futuro (o estado ideal pelo qual devemos nos esforçar) representa o momento em que o produto deve estar pronto e chegar ao cliente para atender às suas necessidades. Discrepâncias emergentes entre o estado atual e o estado futuro são os chamados gargalos, levando a um desperdício de recursos e produtividade reduzida.

raia

Esta é uma versão um pouco mais elaborada do fluxograma básico. Além de descrever as atividades individuais dentro do processo, também delineia as funções pelas quais determinados departamentos ou funcionários são responsáveis. Graças a ele, fica mais fácil ver a conexão entre as partes que participam do processo.

SIPOC

SIPOC significa Fornecedor, Entradas, Processos, Saídas, Clientes . Chama a atenção para os públicos selecionados envolvidos nos processos da empresa e para as atividades decorrentes desses processos.

Software de mapeamento de processos de negócios

Existem diversas ferramentas de BPM no mercado que facilitam significativamente a gestão do negócio. Como alguns dos mais populares, podemos citar Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard e muitos outros. Dependendo de suas necessidades, você pode procurar o melhor software para você.

Os benefícios do mapeamento de processos de negócios

Desenvolver um mapa de processos de negócios requer algum tempo e esforço. Porém, é um investimento cujos resultados você verá no andamento do seu negócio . Quais são os benefícios de usar o mapeamento de processos de negócios?

Olhando para o seu negócio de uma perspectiva mais ampla

Ilustrar processos individuais permite que você os veja de forma objetiva , o que o ajudará a tomar decisões estratégicas e melhorar os processos.

Solução de problemas

Identificar os gargalos que reduzem a eficiência do processo é o primeiro passo para remover ou reduzir seu impacto negativo.

Gerenciamento eficaz de riscos

Analisar seus processos de negócios ajuda a detectar irregularidades antes que ocorram grandes perdas financeiras e violações legais.

Definição de papéis e responsabilidades da equipe

Com o mapeamento de processos de negócios, é mais fácil atribuir responsabilidades a indivíduos , o que também é importante para manter os processos funcionando sem problemas.

Desenvolvendo e aplicando as melhores práticas

A técnica em questão é uma boa oportunidade de aprender com os próprios erros , aprimorar-se constantemente e definir um padrão de comportamento que contribuirá para o sucesso da empresa.

As desvantagens do mapeamento de processos de negócios

dados incompletos

As informações sobre o andamento do trabalho geralmente vêm de quem melhor conhece o processo – os funcionários. No entanto, suas opiniões ainda são subjetivas e não retratam adequadamente a situação real ou podem ser baseadas em suas atitudes (insatisfação, frustração, etc.).

É preciso muita precisão

A ausência de padrões para os mecanismos de coleta de dados torna os resultados obtidos menos confiáveis. Elaborar um mapa que represente com precisão o estado real do empreendimento exige paciência e disciplina. Além disso, investigar alguns componentes do processo pode parecer excessivamente complicado, levando a interpretações exageradas e confusão.

Mapeamento de processos de negócios no comércio eletrônico

O mapeamento de processos de negócios pode ser usado em vários setores . A seguir, mostraremos sua aplicação no comércio eletrônico com o auxílio do fluxograma básico e do SIPOC.

Defina o objetivo da criação do mapa

Pode estar relacionado ao processo que é ineficiente de alguma forma.

Destaque etapas importantes

Determinar o início e o fim de um determinado processo, por exemplo, Procura de produtos na loja online (início do processo de venda) e Envio da encomenda ao cliente (final do processo de venda). Em seguida, destaque a sequência restante de atividades necessárias para concluir o fluxo. Represente-os usando um dos tipos de mapas de processos de negócios mencionados anteriormente.

Consulte outras pessoas

Apresente o gráfico elaborado para sua equipe e discuta os pontos que precisam ser melhorados.

Introduzir mudanças

Identifique as áreas que precisam ser otimizadas . Você pode usar estratégias de gerenciamento enxuto para fazer isso. Olhando para os mapas elaborados, vamos pensar em quais etapas do processo podem ocorrer gargalos. Estes podem incluir:

• Atrasos no processamento de dados ao fazer pedidos.
• Atrasos na conclusão dos pagamentos.
• Na etapa de entrada de dados e finalização do pedido (que são realizadas pelos funcionários), existe o risco de erros e atrasos.
• Não adaptação da plataforma para dispositivos móveis – a maioria das pessoas usa o celular para fazer compras. Se o seu site não funcionar corretamente, os clientes em potencial desistirão de seus serviços.
• Um processo de pedido complicado – quanto menos subpáginas ou cliques necessários para fazer uma compra, melhor.
• Poucos métodos de pagamento e entrega – vale a pena ser flexível e oferecer várias opções de compra, por exemplo, parcelado ou à vista, entrega em endereço determinado, máquinas de encomendas, pontos de retirada e no exterior.
• Má comunicação com o cliente – não se esqueça do seu cliente após o término da venda. As pessoas que já tiveram uma experiência (positiva) com uma loja têm mais chances de comprar novamente, mas vale a pena lembrá-las de sua presença. Você pode enviar e-mails gerados automaticamente com atualizações, promoções, bem como solicitar que avaliem a qualidade do atendimento ao cliente e a satisfação com a transação.

Resumo

O uso do mapeamento de processos de negócios pode ser um elemento importante para melhorar o gerenciamento de projetos específicos não apenas no setor de comércio eletrônico, mas também na maioria dos outros setores de negócios . Ilustrar o curso interno e externo de certas atividades pode ser extremamente necessário. Em particular, vale a pena observar o tempo e a qualidade dos processos, possíveis riscos, envolvimento de funcionários e partes externas.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e reservas infinitas de motivação. Isso faz dele um empresário e gerente perfeito. Na procura de colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade do mundo são qualidades que mais valoriza.

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