O que é ERP (Enterprise Resource Planning) e por que você precisa dele

O Enterprise Resource Planning é um dos termos mais usados ​​quando se trata de gestão de negócios e operações. Seja uma pequena empresa ou uma multinacional, o ERP é o ponto focal para eficiência, lucratividade, crescimento e sobrevivência por toda parte. Neste post, vamos discutir o que realmente é ERP, por que é importante e como pode beneficiar o seu negócio.

Qual é a forma completa de ERP?

A forma completa do ERP é o Enterprise Resource Planning. O ERP é baseado em aplicativos integrados para automatizar diferentes processos relacionados a tecnologia, serviços e recursos humanos.

É composto por 3 palavras principais:

• Empresa: É uma organização ou empresa que compreende vários processos de negócios operando sob um guarda-chuva. Muitas vezes, as organizações têm grandes sistemas, pessoas e procedimentos e precisam de um sistema ERP para gerenciar todos os aspectos do negócio.
• Recurso: Todas as pessoas, dinheiro, material e tempo que uma empresa tem à sua disposição são chamados de recursos. Para gerenciar esses recursos de forma eficaz e rastreá-los, as empresas precisam de uma solução de ERP.
• Planejamento: Para atingir seus objetivos, uma empresa precisa ter um plano. Um bom planejamento pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. O planejamento de recursos empresariais ajuda as organizações a planejar e tomar decisões baseadas em dados.

O ERP usa aplicativos, fluxos de trabalho e dados integrados para gerenciar todas as operações e recursos de negócios para uma eficiência ideal.

Entendendo o Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais  

Um sistema de planejamento de recursos empresariais é uma solução de software abrangente e integrada que ajuda as empresas a automatizar e gerenciar suas funções operacionais e de back-office. As soluções de ERP geralmente são compostas por módulos que atendem a uma necessidade ou processo de negócios específico, como gerenciamento da cadeia de suprimentos, recursos humanos, gerenciamento financeiro e manufatura.

As soluções de ERP fornecem um banco de dados centralizado que permite visibilidade em tempo real e compartilhamento de dados em todos os departamentos e locais de negócios. Esse banco de dados centralizado é o coração das soluções ERP e é onde todos os dados são armazenados e acessados.

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Por que uma empresa deve implementar um sistema de planejamento de recursos empresariais

Existem muitas razões pelas quais uma empresa deve implementar um sistema ERP.

• Banco de dados centralizado: Uma das maiores vantagens deste sistema é que ele fornece um banco de dados centralizado para todos os seus dados. Os dados podem ser acessados ​​por usuários autorizados de qualquer lugar do mundo. Isso ajuda a reduzir os silos de dados e garante que todos trabalhem com as mesmas informações.
• Tomada de decisão orientada por dados: Um sistema ERP fornece às empresas os dados de que precisam para tomar melhores decisões. Com todas as informações em um só lugar, as empresas podem tomar decisões com base em dados em vez de adivinhar.
• Simplificação de fluxos de trabalho: os fluxos de trabalho em uma organização podem ser complexos e geralmente envolvem vários departamentos. Um sistema ERP pode ajudar a otimizar fluxos de trabalho automatizando tarefas e fornecendo uma visão geral clara de todo o processo.
• Melhor atendimento ao cliente: ajuda as empresas a melhorar o atendimento ao cliente, fornecendo as informações necessárias para resolver problemas rapidamente. Com um sistema ERP, as empresas podem fornecer aos seus clientes o melhor serviço possível.
• Colaboração perfeita: o sistema de planejamento de recursos corporativos pode ajudar funcionários, departamentos, filiais e partes interessadas a colaborar melhor, fornecendo a eles as ferramentas necessárias para compartilhar informações e trabalhar juntos em projetos. Com um sistema ERP, as empresas podem eliminar a necessidade de documentos em papel e facilitar a colaboração.
• Integração de dados financeiros: Com um sistema ERP, as empresas podem conectar sua contabilidade, folha de pagamento e outros sistemas financeiros em um único repositório consolidado.
• Eficiência de desempenho: um sistema ERP pode ajudar as empresas a melhorar seu desempenho automatizando tarefas e reduzindo a necessidade de entrada manual. Com um sistema ERP, as empresas podem melhorar sua eficiência e fazer mais trabalho em menos tempo.
• Redução de custos: as empresas podem reduzir seus custos automatizando tarefas e reduzindo a necessidade de entrada manual com um sistema ERP. As organizações também podem melhorar sua eficiência e fazer mais trabalho em menos tempo. Além disso, isso pode ajudar as empresas a economizar dinheiro, reduzindo a necessidade de documentos em papel e eliminando a necessidade de várias soluções de software.
• Automação e precisão: os sistemas ERP automatizam muitas das tarefas associadas à administração de um negócio, como relatórios financeiros, gerenciamento de estoque e processamento de pedidos. Essa automação pode ajudar as empresas a melhorar sua precisão e reduzir a probabilidade de erros.

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Quais funções de negócios podem se beneficiar do ERP

Esses sistemas afetam todas as áreas de uma empresa, mas alguns departamentos veem mais benefícios do que outros. Aqui estão algumas das funções de negócios que mais se beneficiam do ERP:

• Vendas e marketing: as soluções de ERP podem ajudar os departamentos de vendas e marketing, fornecendo as ferramentas necessárias para rastrear dados de clientes, gerenciar leads e criar campanhas. Ele também integra e agiliza todas as principais funções de vendas, como gerenciamento de pedidos, cobrança, cobrança de pagamentos, feedback, contabilidade, distribuição, estoque e assim por diante. Isso reduz o erro humano, a intervenção manual e os custos associados ao processo de vendas e marketing.
• Contabilidade e Finanças: O sistema de planejamento empresarial também beneficia os departamentos de contabilidade e finanças ao automatizar tarefas e fornecer visibilidade em tempo real dos dados financeiros da organização. Ele também ajuda a consolidar demonstrações financeiras, prever receitas, criar orçamentos e rastrear conformidades.
• Recursos Humanos: Os aplicativos de software ERP são extremamente importantes para os departamentos de recursos humanos de várias maneiras. Eles podem automatizar muitas das tarefas associadas ao gerenciamento de dados de funcionários, como rastreamento de funções e responsabilidades, remuneração e benefícios e processos de contratação e avaliação de desempenho. Além disso, as soluções de ERP também agilizam o processo de recrutamento, fornecendo as ferramentas necessárias para publicar vagas de emprego, rastrear candidatos e selecionar candidatos.
• Operações: O sistema integrado de negócios automatiza e integra tarefas como planejamento de produção, gerenciamento de estoque, controle de qualidade, expedição e logística. Ele também fornece às empresas visibilidade em tempo real de suas operações para que possam identificar gargalos e ineficiências.
• Atendimento ao cliente: Com uma solução de ERP, as empresas podem automatizar seus processos de atendimento ao cliente, como gerenciamento de pedidos, devoluções e suporte ao cliente. Além disso, seus representantes de atendimento ao cliente podem acompanhar todo o histórico de comunicação, integrar todos os canais de comunicação e responder às consultas dos clientes em tempo real.
• Cadeia de suprimentos: as empresas podem gerenciar sua cadeia de suprimentos de forma eficaz usando o ERP e obter visibilidade em todas as etapas do negócio. Ele permite que eles acompanhem seu nível de estoque, planejem a produção, criem um plano de distribuição, acompanhem o trabalho em andamento e muito mais.
• Produção: as soluções ERP podem automatizar e agilizar os processos de produção, como planejamento de requisitos de materiais, planejamento de capacidade, rastreamento de pedidos e controle de qualidade. Isso pode ajudar as empresas a melhorar a qualidade de seus produtos e o tempo de entrega, reduzindo os custos de produção.
• Gerenciamento de estoque: automatiza as tarefas de gerenciamento de estoque, como reposição de estoque, reordenação e previsão. Também ajuda as empresas a reduzir seus níveis de estoque e melhorar o giro de estoque.
• Gerenciamento de aquisições: Os processos de aquisição podem ser aprimorados por meio de automação, integração e melhor visibilidade. As organizações podem tomar decisões de compra mais inteligentes rastreando e gerenciando todo o processo de aquisição, incluindo planejamento, rastreamento, gerenciamento de fornecedores e análise de gastos.

Implementando o Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais

Há algumas coisas a serem lembradas ao implementar sistemas de planejamento de recursos empresariais:

• Escolha o fornecedor certo: é importante fazer sua pesquisa e escolher um fornecedor que seja respeitável e tenha um bom histórico. Leia as revisões e verifique o histórico do fornecedor de software para obter uma melhor visão.
• Defina metas e objetivos realistas: Antes de iniciar o processo de implementação, é importante definir metas e objetivos realistas. Isso ajudará você a mapear o processo de implementação e garantir que ele seja bem-sucedido.
• Treine seus funcionários: os sistemas ERP podem ser complexos e exigir muito treinamento. É importante treinar seus funcionários nas maneiras de usar o sistema para que possam ser mais eficientes.
• Gerencie a mudança: os sistemas ERP podem interromper fluxos de trabalho e processos de negócios existentes. É importante gerenciar cuidadosamente a mudança e garantir uma transição suave.

Benefícios do sistema ERP

Aqui estão alguns dos principais benefícios de usar uma solução ERP:

• Eficiência e produtividade aprimoradas: as soluções de ERP podem ajudar as empresas a automatizar e otimizar seus processos principais e melhorar a eficiência e a produtividade gerais da organização.
• Visibilidade em tempo real: os sistemas ERP fornecem às empresas visibilidade em tempo real de suas operações e dados para que possam identificar gargalos e ineficiências.
• Custos reduzidos: As empresas reduzem seus custos automatizando tarefas e reduzindo a mão de obra. O ERP Enterprise Resource Planning também rastreia ineficiências e ajuda na tomada de decisões baseadas em dados.
• Melhor tomada de decisão: permite que gerentes e TCWG (Aqueles Encarregados de Governança) tomem melhores decisões, fornecendo informações precisas e oportunas.
• Processos simplificados e eficientes: O ERP Enterprise Resource Planning pode ajudar as empresas a automatizar e agilizar seus processos, como planejamento de requisitos de materiais, planejamento de capacidade, rastreamento de pedidos e controle de qualidade.
• Maior satisfação do cliente: as soluções de ERP podem ajudar as empresas a automatizar seus processos de atendimento ao cliente, como gerenciamento de pedidos, devoluções e suporte ao cliente. Com um ERP de Planejamento de Recursos Empresariais, as empresas podem oferecer a seus clientes a melhor experiência possível.
• Maior segurança: as empresas precisam garantir que seus dados estejam seguros e protegidos. Os sistemas ERP ajudam as empresas a manter seus dados seguros e protegidos, fornecendo-lhes um teste de auditoria detalhado, banco de dados centralizado à prova de violação e acesso baseado no usuário.

Limitações do sistema ERP

Existem algumas desvantagens de usar este sistema também que não devem ser ignoradas. Estes são os seguintes:

• Alto custo de implementação e manutenção: os sistemas ERP podem ser bastante caros para implementar e manter. Os custos de hardware e software geralmente são altos e as empresas precisam investir no treinamento de seus funcionários para usar o sistema com eficiência.
• Módulos complexos: os sistemas ERP podem ser bastante complexos e exigem muito treinamento e conhecimento para serem usados. Isso pode levar à frustração entre os funcionários e a uma alta curva de aprendizado.
• Treinamento e gerenciamento de mudanças: os funcionários geralmente precisam de treinamento extensivo para usar os sistemas ERP. E as empresas precisam gerenciar cuidadosamente a mudança para garantir uma transição suave, caso contrário, aumenta a ineficiência.
• Integração e fluxos de trabalho defeituosos: A integração defeituosa do ERP pode interromper os fluxos de trabalho e processos de negócios existentes, criando muitos erros e ineficiências.

Para concluir

Os sistemas ERP oferecem muitos benefícios que podem ajudar as empresas a melhorar suas operações. Quando implementados corretamente, esses sistemas podem ajudar as empresas a automatizar seus processos, melhorar a eficiência e tomar melhores decisões.

No entanto, existem algumas desvantagens de usar sistemas ERP que não devem ser ignoradas. No geral, se você está pensando em implementar um ERP de Planejamento de Recursos Empresariais, é importante fazer sua pesquisa e garantir que está tomando a melhor decisão para o seu negócio.

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