O que é fast-tracking em gerenciamento de projetos? Principais vantagens e desvantagens

O que é fast-tracking?

Fast-tracking é uma técnica de gerenciamento de projetos que envolve a redução da duração de um projeto trabalhando em tarefas específicas em paralelo. Na prática, isso significa que tarefas que não estão logicamente relacionadas são executadas simultaneamente. Isto é o oposto da abordagem tradicional, onde são realizadas sequencialmente – uma tarefa começa após a conclusão da anterior. O objetivo deste método é acelerar o cumprimento dos objetivos do projeto, eliminando ou reduzindo atrasos causados ​​pela execução sequencial de tarefas. Você pode acelerar um projeto de duas maneiras:

• iniciando uma tarefa pouco antes da conclusão de uma tarefa anterior relacionada a ela,
• aumentando os recursos ou o número de pessoas que trabalham em uma tarefa para acelerar a implementação.

Os benefícios do rastreamento rápido

Uma das principais vantagens da utilização desta técnica é sem dúvida a redução da duração do projeto, o que é especialmente útil quando um projeto tem um prazo apertado. Este método também garante um melhor aproveitamento dos recursos – realizar algumas tarefas simultaneamente reduz a necessidade de esperar que outras sejam concluídas. Além disso, o acompanhamento rápido permite alcançar mais rapidamente as principais entregas do projeto, o que pode ser importante quando essas entregas são necessárias para atender a outros objetivos de negócios. Este método pode ser aplicado a projetos em diferentes indústrias ou áreas (incluindo construção, marketing, TI, etc.).

O rastreamento rápido tem alguma desvantagem?

Embora o fast-tracking tenha muitas vantagens, pode acarretar alguns riscos, como conflitos entre membros da equipa ou dificuldades de gestão que podem surgir quando as tarefas são executadas simultaneamente. Com isso, o custo de um projeto pode crescer, por exemplo, pela necessidade de contratar novas pessoas ou aumentar os recursos. Além disso, o número de erros pode aumentar, afetando a qualidade do produto ou serviço desenvolvido. Ao mesmo tempo, este método reduz a flexibilidade no planeamento e execução do projeto – a execução simultânea de tarefas pode deixar pouca margem para adaptação às mudanças durante o projeto.

Como usar o rastreamento rápido?

O acompanhamento rápido pode ser uma estratégia eficaz quando você está sem tempo ou quando precisa encurtar o cronograma do projeto (por exemplo, em projetos de construção onde quaisquer atrasos geram custos elevados). No entanto, alguns princípios-chave devem ser seguidos para garantir que esta técnica de gerenciamento de projetos produza os resultados desejados. O mais importante deles descrevemos a seguir.

• Seleção de tarefas – nem todas as tarefas podem ser concluídas utilizando esta técnica. Por isso, é necessário compreender a fundo as dependências entre as diversas tarefas e etapas do projeto e eliminar aquelas que precisam aguardar a conclusão de outras.
• Avaliação de risco – pelas razões acima descritas, é necessário realizar uma análise de risco cuidadosa e determinar se a utilização desta técnica é totalmente justificada.
• Monitoramento e controle – é necessário monitorar o andamento do projeto e comunicar-se com a equipe do projeto para garantir que as atividades executadas simultaneamente não causem conflitos ou atrasos indesejados.

Resumo

Em projetos onde o tempo é um fator chave, o fast-tracking pode revelar-se uma estratégia inestimável, acelerando o prazo de entrega do resultado pretendido, o que sem dúvida irá satisfazer o público-alvo. Contudo, deve ser utilizado com cautela para evitar, em primeiro lugar, aumentar os custos e, em segundo lugar, comprometer a qualidade do projeto. Por esse motivo, antes de aplicar esta técnica, decida quais tarefas podem ser executadas simultaneamente. Em seguida, planeje-os adequadamente e monitore continuamente seu progresso para minimizar possíveis consequências negativas.

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Autora: Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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