O que é gerenciamento de projetos? | #2 Introdução ao gerenciamento de projetos

Quase todo mundo já conseguiu algum tipo de projeto em suas vidas. Talvez estivesse organizando uma festa de aniversário, uma viagem de classe ou talvez assumindo o papel de líder de equipe no trabalho. Todas essas atividades podem ser chamadas de gerenciamento de projetos. Isso porque é necessário alinhar várias tarefas e sincronizar as atividades de pelo menos algumas pessoas cooperantes para alcançar um determinado valor, por exemplo, uma boa festa de aniversário ou uma viagem relembrada com um sorriso. O que é gerenciamento de projetos? Leia nosso artigo e saiba mais.

Gerenciamento de projetos - índice:

1. O que é gerenciamento de projetos?
2. O padrão para gerenciamento de projetos
3. O valor do gerenciamento de projetos
4. Resumo

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento profissional de projetos é parte integrante do negócio. Requer o conhecimento, as ferramentas e as técnicas corretas. Mas, acima de tudo, requer a capacidade de combiná-los de forma eficiente. O gerenciamento de projetos garante que o projeto possa ser concluído no prazo e dentro do orçamento. Graças ao gerenciamento de projetos, a equipe do projeto que trabalha com o gerente do projeto se comunica de forma eficaz e atinge com eficiência as metas estabelecidas.

Com a gestão de projetos, um projeto termina com a entrega de algum valor que é de grande importância para a empresa ou para o cliente – algo mais do que apenas passar por todas as etapas do processo terminando com a entrega de um produto acabado que está em conformidade com o contrato inicial . Embora o valor associado a um projeto possa ter um caráter puramente empresarial, muitas vezes sua finalidade tem uma dimensão social ou ambiental.

Hoje, gostaríamos não apenas de responder à pergunta sobre o que é gerenciamento de projetos. Também veremos como é o novo padrão baseado em valor, em vez de baseado em processo, para gerenciamento de projetos e responderemos à pergunta de por que o gerenciamento de projetos é importante.

O padrão para gerenciamento de projetos

O padrão de gerenciamento de projetos do Project Management Institute (PMI) foi criado porque, apesar de anos de prática e melhores ferramentas, ainda:

• 48% dos projetos não são finalizados a tempo
• 43% dos projetos ultrapassam o orçamento
• 31% não conseguem atingir seu objetivo

Tudo isso levou pesquisadores e profissionais de gerenciamento de projetos a olhar mais de perto o que está faltando na prática diária de gerenciamento de projetos. Os relatórios indicam que lidar com mudanças ao realizar tarefas complexas como projetos, portfólios e programas é um problema. Isso porque as realidades em que os projetos precisam ser gerenciados estão mudando tão rapidamente que as empresas que operam de acordo com processos esquemáticos muitas vezes não conseguem acompanhar sua dinâmica. Os fatores contribuintes são:

• a digitalização dos negócios – ou seja, a necessidade de melhorar a capacidade de organização do trabalho de uma equipe híbrida ou remota, muitas vezes operando de forma assíncrona e usando ferramentas na nuvem com níveis variados de acesso,
• crescente dinâmica do mercado – ou seja, a necessidade de realizar alterações nos projetos em andamento para que seus resultados respondam à demanda atual.

A resposta dos profissionais de gerenciamento de projetos é enfatizar:

• gerenciamento flexível de projetos – ou seja, uma mudança global do planejamento detalhado de tarefas para o trabalho contínuo na melhoria das formas de trabalhar em equipe e responder dinamicamente às necessidades das partes interessadas,
• cultura da organização na retenção de talentos e, sobretudo,
• resultado, em vez do resultado do projeto (entregável) que corresponde ao plano e, consequentemente, cada vez mais se dá mais importância ao valor e à resposta à pergunta “por quê?”

Acontece que o principal objetivo do gerenciamento de projetos é criar valor. Envolve enfatizar constantemente a importância e o significado do trabalho que está sendo feito e do produto que está sendo criado, e responder ao “porquê” e “para quê?” questões relativas não só à visão da empresa, mas também ao dia a dia dos envolvidos no projeto. Tudo isso torna não apenas as partes interessadas, mas também os gerentes de projeto e membros da equipe profundamente envolvidos no projeto.

O valor do gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos pode entregar excelentes resultados, mesmo que a equipe seja bem pequena. No entanto, não precisa ser uma gestão formal que abranja todos os aspectos do projeto e gere relatórios sobre cada detalhe do desempenho da equipe. Afinal, o gerenciamento de projetos moderno não é um valor em si, como muitas vezes foi no século passado. Destina-se principalmente a ajudar a implementar projetos. Portanto, ele usa apenas as ferramentas que trazem benefícios reais. E define o gerente de projeto como um administrador atencioso, não um gerente ou líder autoritário.

Em outras palavras, o gerenciamento de projetos deve criar a espinha dorsal necessária para guiar um projeto por momentos novos, mais difíceis ou arriscados em relação a:

• planejar, organizar e tomar decisões baseadas em conhecimento – que geralmente é suportado por software dedicado, como Firmbee, Asana ou Jira
• criando condições ideais para a colaboração em equipe
• elaboração e controle de orçamento
• monitoramento contínuo e análise do status do projeto
• responder a mudanças e gerenciar riscos

Este backbone é especificado de acordo com as necessidades da equipe e do projeto em questão com a ajuda de ferramentas que se mostram úteis em um determinado momento. Vale a pena gerenciar projetos por vários motivos. Primeiro, porque melhora a eficiência da equipe. Segundo, porque a gestão cria uma estrutura organizacional para colaboração que, se bem implementada, torna-se conveniente e invisível para quem a utiliza. Terceiro, porque a gestão cria ordem para que o plano que está sendo implementado fique claro para todos os envolvidos. Isso torna mais fácil garantir que todos estejam “na mesma página”.

Resumo

A gestão de projetos tradicional era baseada na padronização de processos. Isso significava criar uma estrutura que pudesse ser usada repetidamente, melhorando assim a eficiência da empresa. No entanto, essa abordagem não funciona no século 21. É por isso que o Project Management Institute introduziu um novo padrão de gerenciamento – o padrão baseado em valor.

Permite maior flexibilidade e enfatiza o papel da equipe que trabalha no projeto. Ou seja, aproximou-se significativamente dos princípios de gestão ágil (Agile) originados do desenvolvimento de software e que até agora eram tratados pelo PMI como um fato curioso.

Acabamos de responder à pergunta: O que é gerenciamento de projetos? Confira nossa outra série sobre Python e Javascript!

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autor: Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

Ver todas as postagens

Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Ágil vs. Scrum
5. Ágil vs Cachoeira
6. 4 exemplos de projetos