O Guia Completo para Gestão Eficaz de Recursos para Inovar e Crescer

Com o crescimento dramático da tecnologia e mudanças frequentes no comportamento do consumidor, as organizações hoje estão sob crescente pressão para inovar constantemente. No centro da obtenção de uma vantagem competitiva em um mercado em constante evolução, a realização de objetivos estratégicos, mantendo-se relevante, atendendo às expectativas dos clientes e aumentando a receita, são os recursos da empresa.

No entanto, na maioria das vezes, as organizações acabam comprometendo seus lucros devido ao uso ineficiente dos recursos disponíveis. Para alcançar novos patamares de sucesso e evitar perdas maiores, qualquer organização deve praticar o gerenciamento de recursos eficaz.

Este post descreve maneiras práticas de gerenciar recursos organizacionais e fornece técnicas que podem ajudar a facilitar o processo.

O que é Gestão de Recursos?

A gestão de recursos refere-se à utilização adequada dos recursos organizacionais. Envolve planejamento, programação e alocação de recursos tangíveis e intangíveis para um melhor desempenho. Seu objetivo final é maximizar a eficiência dos recursos, aumentando assim as chances de sucesso de suas metas, projetos ou tarefas organizacionais.

Durante o processo, o proprietário ou gerente da empresa determina a melhor forma de utilizar os recursos disponíveis, identificar os recursos adicionais necessários e identificar os recursos que estão sendo desperdiçados.

Importância do Gerenciamento de Recursos

Um bom gerenciamento de recursos permite que uma organização conclua seu trabalho da maneira mais eficiente possível e permaneça competitiva com seus rivais. Veja por que o gerenciamento de recursos é essencial para sua organização.

• Minimize os custos e aumente a eficiência da entrega de projetos, alocando o recurso certo para o projeto certo no momento certo
• Prever a demanda por recursos e identificar possíveis desafios, como conflitos de agendamento ou escassez de recursos com antecedência, evitando assim falhas no projeto
• Permita a utilização ideal dos recursos, encontrando o equilíbrio certo entre maximizar a produtividade de sua equipe e, ao mesmo tempo, garantir que eles não se sintam sobrecarregados
• Melhore a transparência e a comunicação e evite conflitos no local de trabalho. Com uma visão geral da disponibilidade de recursos e da carga de trabalho planejada, você pode evitar a alocação excessiva.
• Permita um melhor planejamento estratégico e tomada de decisões, fornecendo visibilidade dos recursos da empresa, sua disponibilidade e cronograma.

Tipos de recursos organizacionais

Uma organização conta com diversos recursos para a execução de projetos, e estes se dividem em duas categorias; recursos tangíveis e intangíveis. Esses recursos normalmente incluem;

Processo de gerenciamento de recursos

O Ciclo de Vida de Gerenciamento de Recursos introduzido pelo Mavenlink lista 5 fases “que refletem o ciclo de vida de entrega do projeto desde o início até a análise: Estimar, Planejar, Executar, Analisar e Otimizar”.

A Fase de Estimativa

O gerenciamento eficaz de recursos começa com a estimativa de seus requisitos (tipos e quantidades) de recursos internos e externos para concluir um projeto. Uma vez que as tarefas do projeto tenham sido definidas, os recursos necessários para completá-las com sucesso devem ser identificados.

Há seis entradas que precisam ser usadas na estimativa dos recursos da atividade. Estes são

• Lista de atividades
• Atributos de atividade
• Ativos de processos organizacionais
• Os fatores ambientais da empresa
• Plano de gerenciamento de projetos
• Disponibilidade de recursos

Várias técnicas estão disponíveis para estimar os recursos da atividade,

• O julgamento de especialistas ; pergunte a especialistas que já realizaram tarefas semelhantes e obtenha sua opinião sobre o tipo de recursos necessários
• Análise alternativa ; isso implica considerar diferentes opções disponíveis para alocar recursos. Você pode alterar o número ou o tipo de recursos usados ​​e explorar diferentes maneiras de realizar uma tarefa e decidir entre diferentes alternativas.
• Dados de estimativa publicados ; entenda quantos recursos você precisa consultando estudos, artigos e pesquisas que tenham dados relevantes de outras pessoas e organizações.
• Software de gestão de projetos ; eles geralmente oferecem recursos para que os gerentes de projeto estimem facilmente os recursos necessários para um projeto e identifiquem quaisquer restrições.
• A estimativa de baixo para cima ; divida as tarefas complexas em tarefas menores e estime os recursos necessários para cada etapa individual. O custo das tarefas individuais pode ser somado para obter uma estimativa total.

A Fase do Plano

Durante esta fase do processo de gerenciamento de recursos, seu objetivo é identificar como utilizar os recursos identificados da maneira mais eficiente possível. Isso significa reservar seus recursos para projetos de alto nível com base em habilidades, funções e disponibilidade.

Durante esta fase, você precisa ter uma compreensão clara de seu pool de recursos, que engloba os recursos, suas habilidades, funções e experiência, disponibilidade, taxas de custo e taxas de faturamento. Você pode consultar esse pool de recursos à medida que aloca recursos disponíveis e adequados para tarefas do projeto.

O planejamento de recursos permite evitar a subutilização e a superalocação de recursos e minimizar as dependências de tarefas e recursos.

A Fase de Execução

Até agora os recursos estão agendados e o plano do projeto foi implementado. Durante esta fase,

• Acompanhe o desempenho dos recursos à medida que o projeto avança. Realocar recursos que são atribuídos incorretamente para melhorar o desempenho
• Faça check-in frequente dos recursos para garantir que eles tenham um bom desempenho e tenham as ferramentas necessárias para executar suas responsabilidades
• Crie uma lista de backups de recursos em caso de conflitos que possam surgir durante o projeto

A Fase de Análise

Esta fase é dedicada a analisar a precisão da alocação de recursos, seu desempenho e sua contribuição para o sucesso do projeto. Para executar esta fase de forma eficaz, você precisa coletar insights e dados em todo o ciclo de vida do gerenciamento de recursos; isso inclui informações como horas trabalhadas, datas de entrega de tarefas e datas de conclusão, aumentos nos níveis de habilidade, etc.

Realizar uma retrospectiva para refletir sobre as vitórias e falhas do gerenciamento de recursos durante o projeto pode ajudar a descobrir mais informações que podem ser utilizadas para futuros treinamentos ou propósitos de contratação e planejamento de recursos.

A fase de otimização

Com base na análise feita, você pode tomar medidas para otimizar ainda mais seu processo de gerenciamento de recursos. Identifique onde você precisa implementar mudanças para evitar problemas e onde no processo você precisa fazer melhorias.

Dicas de gerenciamento de recursos

As dicas mencionadas abaixo são para ajudá-lo a implementar melhor o gerenciamento de recursos em sua organização.

Obtenha uma visão geral dos recursos disponíveis

Uma visão geral clara dos recursos com os quais você está trabalhando atualmente facilita o planejamento de seus projetos em torno de seus objetivos. Além disso, o conhecimento de todos os recursos disponíveis para você ajudará,

• Identifique rapidamente os recursos certos para atribuir à tarefa de projeto certa
• Detecte possíveis gargalos antecipadamente e entenda melhor os compromissos futuros
• Faça planos de longo prazo mais precisos e preveja recursos de forma mais confiável

Criar um pool de recursos centralizado

Um pool de recursos fornece uma visão geral clara dos recursos disponíveis para serem atribuídos às tarefas do projeto. Ajuda o gerente de projeto na alocação de recursos e no planejamento de vários projetos. Um pool de recursos centralizado permite que todos na equipe entendam o “quadro geral”, onde eles se encaixam, qual papel eles têm a desempenhar e as limitações envolvidas. Isso, por sua vez, ajuda a motivá-los a dar o melhor de si para concluir suas tarefas individuais em tempo hábil.

Desenvolva um plano de contingência

Podem ocorrer eventos inesperados que podem resultar em conflitos e, eventualmente, levar ao fracasso do projeto. Tenha um plano de contingência proativo para estar preparado para escassez de recursos e circunstâncias negativas em caso de emergência.

Monitore continuamente o progresso do projeto

Acompanhe o desempenho de cada recurso individual ao longo do projeto para identificar situações de superalocação ou subalocação. Acompanhar o desempenho real em relação ao desempenho projetado permitirá que você compreenda melhor onde o tempo está sendo perdido e faça ajustes em sua alocação de acordo.

Garanta a transparência

Alinhe sua equipe e garanta que eles estejam trabalhando coletivamente para alcançar o mesmo objetivo para promover a transparência e a confiança. Isso também significa envolver toda a equipe durante o processo de planejamento e entrega do projeto, incentivando a comunicação aberta ao discutir os riscos potenciais aos recursos do projeto e garantindo que a equipe esteja ciente das prioridades do projeto.

Usando um espaço de trabalho visual para gerenciamento de recursos

Um único espaço de trabalho compartilhado para colaborar em brainstorming, planejamento, execução e análise em torno de seu plano de gerenciamento de recursos ajuda a centralizar seus fluxos de trabalho e ativos de gerenciamento de recursos. Isso, por sua vez, agiliza a colaboração e a comunicação entre equipes, permitindo um processo de gerenciamento de recursos mais suave.

Um espaço de trabalho visual infinito como o Creately permite que você tenha sua estrutura de detalhamento de trabalho, estrutura de detalhamento de recursos, carta de equipe e quadros de gerenciamento de tarefas lado a lado à medida que você planeja e executa seu projeto com sua equipe. O Creately oferece modelos personalizados para várias tarefas de gerenciamento de recursos e planejamento de projetos que as equipes podem usar imediatamente para acelerar seu trabalho.

Técnicas visuais para simplificar o gerenciamento de recursos

As ferramentas visuais a seguir podem ser usadas para entender melhor o status da utilização de recursos organizacionais e os requisitos de recursos, alocá-los melhor e acompanhar o progresso do projeto de forma eficaz.

TrabalhoDemolirEstrutura

A estrutura analítica do projeto ajuda a dividir grandes projetos em partes menores e mais gerenciáveis ​​que contêm as entregas ou resultados do projeto que serão concluídos. Isso ajudará a identificar rapidamente os recursos necessários para concluir cada entrega de projeto individual.

Consulte nosso Guia Fácil para Estruturas de Detalhamento de Trabalho para aprender como criar uma WBS passo a passo.

Estrutura de divisão de recursos

A estrutura de detalhamento de recursos representa a lista de recursos que serão necessários para executar um determinado projeto. Ele divide hierarquicamente os recursos que custarão dinheiro (ou seja, pessoas, equipamentos e materiais) por categoria e tipo, ajudando assim a estimar o custo do projeto e informar o orçamento.

Saiba mais sobre como usar a estrutura de divisão de recursos aqui.

Inventário de habilidades

O inventário de habilidades é uma ferramenta de gerenciamento de recursos humanos usada para registrar informações sobre as habilidades, educação e experiências dos funcionários atuais. Isso permite que você avalie rapidamente se a equipe atual pode atender aos requisitos do projeto e alocá-los adequadamente.

Leia nosso guia sobre Planejamento de Recursos Humanos para saber mais sobre o processo e as ferramentas de planejamento de mão de obra.

Quadro Kanban

O quadro Kanban permite visualizar seu fluxo de trabalho em vários estágios do projeto (ou seja, em execução, em andamento e concluído). Em termos de gerenciamento de recursos, o quadro Kanban é útil ao gerenciar um projeto com recursos escassos ou limitados que precisam ser utilizados com sabedoria.

Consulte nosso guia sobre Como gerenciar melhor seus projetos com quadros Kanban para saber mais sobre como criar e usar quadros Kanban.

Gráficos de gantt

Os gráficos de Gantt fornecem uma visão geral rápida das tarefas agendadas do projeto, seu progresso e quem está trabalhando nelas. A capacidade de assimilar rapidamente toda a carga de trabalho de toda a equipe facilita a detecção de áreas onde os recursos foram superalocados ou subutilizados.

Pronto para melhorar seu processo de gerenciamento de recursos?

A prática do gerenciamento de recursos é inestimável para todas as organizações, pois os recursos são cruciais para atingir as metas organizacionais, atender às necessidades dos clientes, aumentar a receita e expandir os negócios.

O gerenciamento adequado de recursos ajuda a aumentar a eficiência da equipe, evitando falhas de comunicação entre membros da equipe, gerentes e clientes, fazendo previsões precisas e eliminando gargalos antes que ocorram durante os projetos. Embora ofereça muitos benefícios, se não for feito corretamente, também pode custar muito.

Esperamos que este guia o ajude a entender melhor seu processo de gerenciamento de recursos e melhorar seus projetos.

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