O que é relatório de vendas?

Publicados: 2021-05-24

Planejamento, execução e controle.

Todos esses três elementos são igualmente importantes para garantir o sucesso de um negócio.

Infelizmente, muitas empresas não entendem isso e não dão ao relatório todo o respeito que é devido. Esta, no entanto, é a abordagem errada. Você só pode desenvolver verdadeiramente seu negócio e ter uma estratégia confiável baseada em dados quando estiver totalmente ciente dos resultados de todas as atividades que ocorrem em sua empresa.

A primeira parada no caminho para a grandeza é o relatório de vendas.

O que é um relatório de vendas?

Um relatório de vendas , também conhecido como relatório de análise de vendas, é um registro abrangente de todas as atividades de vendas que ocorrem dentro de uma empresa durante um determinado período de tempo.

Essencialmente, ele fornece aos gerentes de vendas uma visão geral de todos os processos e operações de vendas realizadas pelo negócio. Ele atua como um reflexo das várias tendências que ocorrem no volume de vendas em um determinado período e fornece uma visão das diferentes etapas do funil de vendas. Além disso, também contém informações analíticas sobre o desempenho de todos os executivos de vendas da equipe.

Não existe um formulário estritamente definido que toda empresa precisa seguir na hora de criar seus relatórios de vendas. Dependendo das necessidades e fluxos de trabalho internos da empresa específica, os elementos incluídos no relatório podem variar. No entanto, tradicionalmente, os relatórios de vendas consistem nos seguintes recursos :

A visão geral do projeto

Antes de entrar no relatório real e cobrir os detalhes do período rastreado, você precisa fornecer à pessoa que está lendo seu relatório algumas informações básicas. Afinal, você nunca sabe quem vai acabar lendo seu relatório, por isso é essencial garantir que as informações contidas nele sejam acessíveis mesmo para as pessoas que têm pouco ou nenhum conhecimento das realizações de vendas anteriores da sua empresa.

A melhor abordagem aqui é incluir o objetivo do relatório e um lembrete das realizações de períodos anteriores.

Detalhamento de dados

Embora seja uma ótima ideia tornar seus relatórios o mais detalhados possível, para que todos que os leiam possam entender melhor seus processos de vendas. No entanto, incluir planilhas e tabelas intermináveis nem sempre é a melhor maneira de apresentar seus dados - muitas vezes é ineficiente e confuso.

Em vez disso, você deve pegar todas as informações coletadas e dividi-las em partes menores e mais gerenciáveis . Compile-o e apresente-o em pedaços digeríveis, com cada item mostrando um processo singular ou refletindo em uma única métrica. Não se esqueça de identificar claramente o que cada item está medindo e qual é o prazo exato que está sendo observado. Em seguida, certifique-se de explicar a possível flutuação nos dados e qualquer outra informação adicional que daria aos seus leitores uma melhor compreensão dos números em seu relatório.

interpretação de resultados

Depois de estabelecer seus objetivos e apresentar os dados coletados, é hora de explicar o que os dados significam para o seu negócio em geral. Em vez de simplesmente lançar um conjunto de números e gráficos aleatórios aos leitores do seu relatório de vendas, explique o que isso significa para sua empresa.

Por exemplo, se você acabou de implementar uma nova estratégia e está vendo algumas flutuações nos números de vendas, você pode avaliar se a estratégia em questão foi bem-sucedida ou não. Então, você pode ir ainda mais longe e tentar identificar o que exatamente levou às flutuações.

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Por que os relatórios de vendas são importantes?

Embora o relatório de vendas possa não ser tão empolgante quanto outras partes mais criativas do processo de vendas, é claramente uma parte importante de uma estratégia de vendas bem-sucedida.

A própria definição de um relatório de vendas sugere que é uma poderosa ferramenta de análise que permite que as empresas avaliem seu desempenho de vendas atual e sua estratégia de vendas mais ampla. No entanto, há mais nos relatórios de vendas do que apenas isso. Para entender melhor as inúmeras razões pelas quais os líderes de vendas de todo o mundo colocam seu tempo e energia na criação regular de relatórios de vendas, vamos dar uma olhada nos benefícios que os relatórios de vendas oferecem:

Ele permite localizar e remover gargalos no funil de vendas com sucesso. Não é incomum que as empresas atinjam o ponto de estagnação ou até mesmo vejam um declínio nas vendas e, portanto, no lucro. Na verdade, todos, mesmo os negócios mais bem-sucedidos, passam por isso ao longo da vida. Os gerentes de vendas eficientes mantêm o controle de todas as atividades de vendas que ocorrem em seus negócios, portanto, sempre que ocorre uma queda nas vendas, eles são capazes de localizar o problema e se livrar dele efetivamente. Ter um relatório de vendas detalhado e intuitivo oferece a oportunidade de identificar rapidamente quando exatamente o problema surgiu e qual poderia ter sido a causa dele.
Ele ajuda os representantes de vendas a fechar mais negócios. Os relatórios de vendas fornecem contexto aos gerentes de vendas e destacam quais processos resultaram em quais resultados. Por sua vez, os gerentes de vendas podem apontar exatamente o que os representantes de vendas podem melhorar para fechar mais negócios. Eles podem facilitar treinamentos e workshops para aumentar certas habilidades e ganhar mais experiência em áreas específicas que não as possuem.
Dá a chance de descobrir tendências positivas em territórios específicos. Quando você tem um registro extenso de sua atividade de vendas, você consegue ver quais leads vêm de onde. Isso significa que você pode identificar quais fontes de leads geram os leads de maior qualidade e quais práticas são as mais eficazes para nutri-los e escalá-los.
Atenua as desvantagens da rotatividade de pessoal. É uma coisa completamente normal que empresas maiores tenham altas taxas de rotatividade de pessoal. As pessoas vêm e vão à medida que descobrem novas oportunidades para si mesmas. No entanto, as trajetórias de carreira de seus funcionários não precisam afetar negativamente o desempenho de vendas da sua empresa. Você não quer que nenhuma de suas informações essenciais de vendas saia pela porta com a participação individual quando ela deixar a empresa. Para manter todos os seus dados seguros e bem organizados, você deve ter um sistema centralizado de relatórios de vendas.
Ele fornece à equipe de vendas um melhor senso de direção e os motiva. Embora os relatórios de vendas possam fazer com que seus funcionários se sintam observados de perto e até sobrecarregados, também podem torná-los mais motivados a trabalhar mais. Quando souberem que há uma maneira de acompanhar seu desempenho, tentarão atingir todas as metas de vendas.

Em suma, o relatório de vendas é um processo extremamente importante a ser descoberto. Você precisa tratá-lo de acordo e pensar em todas as métricas que precisa medir para refletir sobre os processos de vendas em sua empresa de forma completa e precisa.

Os diferentes tipos de relatórios de vendas

Como já foi referido, é você quem define o conjunto de métricas a acompanhar e, posteriormente, decide sobre a seleção dos diferentes relatórios a produzir. Ao criá-los, você precisa prestar atenção aos seus processos de negócios específicos, bem como aos recursos do seu sistema de relatórios de vendas. No entanto, se você está procurando alguns itens essenciais que são adequados para empresas de todas as naturezas e calibres, aqui estão alguns dos tipos mais difundidos de relatórios que você pode incluir em seu processo de relatórios de vendas.

Primeiro, vamos traçar uma linha entre dois tipos diferentes de relatórios - você pode ver relatórios de vendas ou relatórios de pipeline.

Os relatórios de vendas mais comuns incluem:

Todas as ofertas ganhas

Este relatório reflete sobre o número de negócios que você ganhou com sucesso (incluindo aqueles que estão atualmente no estágio de 100% de probabilidade) durante um determinado período de tempo. É considerado o relatório tradicional de receita fechada, pois você pode alternar a visualização do número de negócios ganhos para o valor da receita gerada.

Você pode usar esse tipo de relatório para analisar seu desempenho em termos de geração de receita e se está atingindo ou não suas metas de vendas. Além disso, o relatório All Deals Won é incrível para analisar a eficácia de diferentes fontes de leads. A maioria dos sistemas de relatórios de vendas permite que você alterne para o modo de visualização 'por fontes' para ver visualmente quais fontes mais contribuíram para o crescimento da receita em um determinado período.

Tradicionalmente, este tipo de relatório é produzido mensalmente, trimestralmente e/ou anualmente.

Todas as ofertas perdidas

Este relatório reflete o número de negócios perdidos por sua empresa em um determinado período.

Então, por que é importante saber quantos negócios foram perdidos durante o período de tempo rastreado? Há muitas razões, sendo a mais importante entender que sua estratégia de vendas atual é um pouco falha e requer atenção imediata.

É melhor analisar o relatório Todas as ofertas perdidas emparelhado com a conta de vendas anterior mencionada, Todas as ofertas ganhas. Dessa forma, você pode avaliar a extensão do problema e decidir sobre as próximas etapas a serem seguidas.

Além disso, você também pode ver em que ponto exatamente as coisas deram errado para entender quais ações de seus representantes de vendas levaram ao fracasso do negócio:

Acompanhamento ruim
Indecisão
Tomador(es) de decisão errado
Falta de Referências
Falta de perícia
Falta de recursos etc

Assim como todos os negócios ganhos, todos os negócios perdidos são produzidos mensalmente, trimestralmente e/ou anualmente.

Ganhou por representante de vendas

Outro tipo importante de relatório a ser produzido é o Won by Sales Rep. Eles permitem que você entenda melhor como cada representante de vendas individual está se saindo em termos de nutrição de leads e fechamento de negócios. Depois de saber onde estão seus representantes de vendas, você pode pensar em sua estratégia subsequente.

Você pode identificar os representantes que estão fazendo o melhor e motivá-los a trabalhar ainda mais, dando-lhes uma recompensa. Como alternativa, você pode destacar os representantes de vendas que não estão fechando negócios tanto quanto o esperado e observar mais de perto os obstáculos que estão enfrentando.

Progresso em direção à meta de vendas pelos representantes de vendas

Este relatório acompanha o anterior e define ainda mais os dados nele apresentados. Embora o número de negócios e a quantidade de receita gerada a partir deles sejam importantes, é ainda mais importante entender se seus representantes de vendas estão ou não atingindo suas metas de vendas.

Este relatório fornece informações sobre a quantidade de receita gerada por cada representante de vendas e como ela se correlaciona com o valor planejado.

Previsão de vendas ponderada

Nem toda oportunidade de vendas resulta em um negócio fechado. Você precisa reconhecê-lo e avaliar realisticamente suas posições para saber quanto dinheiro realmente vai gerar no período determinado. É por isso que você precisa prestar muita atenção à previsão de vendas ponderada que se refere à identificação do valor do negócio, atribuindo um valor de probabilidade a cada negócio com base em onde ele está no funil de vendas.

A fórmula usada neste tipo de relatório é bastante simples:

Probabilidade de fechamento * Valor do negócio = Valor ponderado

Não são apenas os relatórios de vendas que você precisa levar em consideração. Os relatórios de pipeline também são extremamente valiosos no processo de geração de relatórios de vendas e podem fornecer muitas informações valiosas:

Número de negócios em cada estágio do pipeline
O conteúdo deste relatório pode ser facilmente deduzido de seu nome. O número de negócios em cada estágio do pipeline mostra quantos negócios você tem atualmente em cada estágio do processo de vendas. Saber disso permite entender de quais estágios do funil de vendas são os mais desafiadores para converter e, portanto, pode ajudá-lo a se concentrar no desenvolvimento de estratégias mais eficazes para esses gargalos.
Quantidade de dinheiro em cada estágio do pipeline
Da mesma forma, você quer saber o número de negócios em cada estágio do pipeline, também quer saber quanto dinheiro eles estão gerando. Normalmente, para calcular esse valor, o software de relatórios de vendas multiplica o tamanho acumulado dos negócios em cada estágio do pipeline multiplicado por suas respectivas probabilidades. Dessa forma, você obtém a representação mais precisa de suas vendas atuais e previstas. Essas informações não são apenas extremamente importantes para o planejamento de vendas, mas também permitem identificar as áreas finas que exigem mais atenção.
Principais ofertas em andamento
Embora você definitivamente precise tratar cada cliente e lead igualmente e garantir que ambos tenham a melhor experiência possível, independentemente do tamanho do negócio, é justo notar que alguns negócios serão mais benéficos para o seu negócio do que outros. Isso significa que seus representantes de vendas precisam se esforçar mais para converter esses leads de alto nível para garantir que você atinja suas metas de vendas até o final do período determinado. Isso se torna possível com o relatório Top Deals in the pipeline. Isso ajuda a identificar os 10 ou os 20 principais negócios de maior valor que estão atualmente presentes em seu pipeline para que você possa prestar atenção suficiente a eles.

Há muitas coisas diferentes que você pode controlar usando os poderes dos relatórios de vendas. Comece pequeno, mas comece!