O que é sourcing: definição, como encontrar fornecedores e adquirir produtos

Uma estratégia de sourcing bem desenvolvida pode fazer uma enorme diferença em seus resultados.

Para facilitar as coisas, esta postagem detalhará tudo o que envolve o sourcing – desde encontrar produtos até encontrar as melhores pessoas para comprar esses produtos até os tipos de entrega envolvidos, desde o fornecedor até o cliente.

A criação de um pipeline contínuo para adquirir e levar esses produtos aos consumidores manterá seu processo de vendas funcionando com eficiência.

Vamos mergulhar de cabeça!

O que é Sourcing?

No gerenciamento de estoque, o sourcing refere-se à identificação, avaliação e estabelecimento de um relacionamento com fornecedores ou fabricantes que podem fornecer os bens ou matérias-primas necessários para um negócio.

Isso inclui determinar as fontes mais econômicas e confiáveis ​​para esses itens, negociar termos e preços e gerenciar o processo de pedido e entrega para garantir um fluxo de estoque consistente e eficiente para atender às demandas de negócios.

O que é aquisição e o que ela tem a ver com sourcing?

Aquisição é a obtenção de bens e serviços que uma empresa precisa para realizar suas operações.

Envolve atividades como identificação de necessidades, fornecimento de fornecedores, negociação de preços, acordo sobre contratos e gerenciamento de relacionamentos com fornecedores para garantir a entrega pontual de bens e serviços de qualidade.

Por outro lado, o sourcing é um componente do processo de aquisição que se concentra especificamente na identificação de fornecedores ou fornecedores adequados que possam fornecer os bens ou serviços necessários e estabelecer relacionamentos com esses fornecedores.

O sourcing e o procurement estão estreitamente interligados e são cruciais para uma gestão eficaz da cadeia de abastecimento.

Por que o sourcing é importante?

Cadeias de abastecimento não existiriam sem sourcing. Como você pode vender o que você não tem?

Além desse ponto óbvio, aqui estão algumas razões pelas quais o sourcing é essencial.

Gestão de Custos

O sourcing estratégico oferece benefícios tanto para compradores quanto para fornecedores. Os compradores normalmente podem negociar preços unitários mais baixos para compras de alto volume.

Isso reduz os custos das mercadorias e mantém os preços de varejo competitivos. Os fornecedores se beneficiam porque têm uma saída consistente para seus produtos, tornando o planejamento e o fluxo de caixa mais confiáveis.

Estabilidade

Quando você encontra a fonte certa para seus produtos, torna-se realmente uma parceria. Ambas as empresas dependem uma da outra para manter intacta a cadeia de suprimentos.

Desenvolver um relacionamento próximo pode levar a maior qualidade (e eficiência), pois fornecedores e clientes trabalham juntos para identificar e minimizar as causas básicas dos defeitos que prejudicam tanto o comprador quanto o vendedor.

Gestão de risco

Além de identificar e resolver problemas, um forte relacionamento construído de confiança pode ajudar a mitigar riscos. Quando ambas as partes sabem que podem depender uma da outra, abre-se a porta para uma conversa honesta.

Por exemplo, se uma das partes tiver preocupações temporárias com o fluxo de caixa, elas podem ser discutidas abertamente. Isso reduz o risco para ambas as partes.

Como começar a terceirizar

Se as próprias empresas cuidarem do abastecimento, não há atalho. A escolha de um fornecedor requer pesquisa e estratégia adequadas.

Selecionando um Fornecedor

Selecionar um fornecedor como fonte de seus produtos significa investir tempo e esforço para conhecê-lo e fazer as perguntas difíceis.

Afinal, você estará entregando esses produtos aos seus clientes – a reputação da sua empresa está em jogo. As empresas precisam fazer negócios com fornecedores para garantir que seus produtos ofereçam os melhores resultados.

O QUE PROCURAR AO ESCOLHER UM FORNECEDOR

Aqui estão algumas características a serem observadas ao selecionar um fornecedor:

• Anos de experiência
• Flexibilidade em tempos de pedidos alterados
• Ampla gama de produtos e/ou serviços disponíveis
• preços negociáveis
• Avaliações de Clientes
• Prazos de entrega rápidos
• Atendimento ao cliente acomodado
• Estabilidade financeira

É importante lembrar que, ao escolher um fornecedor, você está escolhendo um parceiro de negócios. Isso precisa ser alguém em quem você pode confiar e alguém em quem você pode confiar agora e no futuro.

Os fornecedores causam um impacto monumental em seus negócios, portanto, escolha com sabedoria.

Protegendo um fornecedor

Se você puder visitar um fornecedor pessoalmente, suas chances de conseguir esse fornecedor aumentam exponencialmente.

Quer seja uma possibilidade ou não, aqui estão algumas das etapas críticas a serem consideradas ao pesquisar e garantir um fornecedor:

FAÇA SUA PESQUISA

Comece fazendo pesquisas online sobre a reputação do fornecedor. Você pode verificar o Better Business Bureau, as Câmaras de Comércio locais nas áreas onde eles fazem negócios e os mecanismos de pesquisa on-line para reclamações de clientes.

Estes podem fornecer pistas importantes e fornecer áreas para investigar.

Verificar as contas de mídia social do fornecedor pode ser esclarecedor. Os clientes não têm vergonha de deixar comentários negativos online.

Certifique-se de verificar os registros, licenças comerciais e quaisquer certificações necessárias. Existem muitos operadores obscuros por aí e você quer garantir que não se queime.

NEGOCIE UM NEGÓCIO JUSTO

A negociação com fornecedores vai além da negociação de preços e exige o equilíbrio entre suas necessidades e as do fornecedor.

Pesquise seu mercado, orçamento e valor do produto para fortalecer sua posição de negociação.

Promova a transparência discutindo seus requisitos, volumes, cronogramas e expectativas de qualidade com antecedência. Entenda as restrições do fornecedor, como quantidades mínimas de pedidos ou prazos de entrega, e trabalhe em conjunto para uma solução.

Uma boa negociação forma a base de uma relação com fornecedores que beneficia o seu negócio a longo prazo.

ESPECIFICAR EXPECTATIVAS DE ENTREGA

A importância de um forte relacionamento fornecedor-empresa também se aplica aos prazos de entrega. Dependendo da estrutura e das necessidades do seu negócio, existem várias opções.

Ao negociar um acordo, discuta suas necessidades completamente. Você pode achar que o fornecedor não é capaz de atender às suas necessidades.

Você também pode negociar preços ou condições melhores adaptando suas expectativas de entrega para funcionar da maneira que o fornecedor preferir. Se você tiver flexibilidade em sua cadeia de suprimentos ou cronograma, poderá concluir um negócio melhor.

Gerir o seu inventário de forma eficaz ajuda a reduzir os custos de manutenção e a imobilizar o capital que poderia ser utilizado noutras áreas do seu negócio.

Quer você escolha reabastecimento contínuo, estoque just-in-time ou entrega sob demanda, tudo requer a cooperação de empresas e fornecedores confiáveis.

Entenda os modelos de entrega do fornecedor

MODELO DE REPOSIÇÃO CONTÍNUA

No modelo de reabastecimento contínuo, os fornecedores fazem entregas fora de um cronograma predeterminado, geralmente em períodos curtos, com base nos dados de estoque da empresa e/ou na demanda em tempo real.

Quando as empresas empregam reabastecimento contínuo, elas incentivam níveis de estoque reduzidos porque estão solicitando pequenos lotes em vez de grandes lotes, que são mais caros e reduzem a flexibilidade dos fornecedores.

Dependendo do fornecedor, entregas mais frequentes, mas consistentes, podem ser preferíveis. Para outros, eles podem ser mais caros e podem aumentar seu preço.

MODELO DE ENTREGA JUST-IN-TIME

Sob um modelo de entrega just-in-time, as empresas recebem suprimentos conforme a necessidade. Ao fazer isso, eles reduzem os níveis de estoque e os custos porque just in time entregam apenas o que é necessário para aumentar a eficiência e diminuir o excesso de desperdício.

Com a ajuda do software de gerenciamento de estoque, você pode prever melhor a demanda de estoque com ferramentas de previsão para ter a quantidade certa de mercadorias.

MODELO DE ENTREGA SOB DEMANDA

Em um modelo de entrega sob demanda, os fornecedores entregam mercadorias quando o cliente exige. Isso lhe dá a flexibilidade de esperar para receber a entrega – e acionar o pagamento – até que seu estoque atinja o nível em que é hora de fazer um novo pedido.

Neste modelo, é especialmente para escolher um fornecedor com abundância de produtos e flexibilidade quando os tempos de pedidos mudam rapidamente.

Se uma empresa exigir, o fornecedor deve estar pronto e pontual com pronta entrega.

Criar um contrato

Depois de negociar os termos, é hora de redigir um contrato. Não economize em um advogado. Se você cometer um erro ou deixar isso para o fornecedor, poderá limitar seu recurso caso algo dê errado.

Acordos verbais ou faturas deixam espaço para erros. Embora eles possam ter alguma aplicabilidade, provar isso pode ser caro e demorado se você precisar de uma ação legal.

Escreva um contrato por escrito que inclua todas as partes envolvidas, estabeleça condições de pagamento e comprometa-se com todos os detalhes importantes, como entrega pontual.

Um contrato padrão deve cobrir o que é esperado e o que acontece quando uma das partes não cumpre o acordo.

O QUE INCLUIR NO SEU CONTRATO

Um contrato de fornecedor deve cobrir o seguinte:

• Detalhes do trabalho que o fornecedor concorda em fornecer
• A qualidade dos bens fornecidos ou dos serviços prestados
• Duração do prazo do contrato
• Termos de pagamento
• Indenização, em caso de prejuízo decorrente de negligência
• Quais ações podem ser tomadas em caso de violação

Um contrato só é legalmente executável depois que o cliente e o fornecedor o assinam, demonstrando um acordo para cumprir seus termos e condições. Além das razões legais, também é importante estabelecer um relacionamento baseado em expectativas mútuas.

Normalmente, o cliente inclui uma declaração no contrato descrevendo a qualidade e a quantidade das mercadorias. Os pagamentos efetuados ao fornecedor são baseados no cumprimento bem-sucedido desta declaração.

Perguntas comuns sobre fornecimento e gerenciamento da cadeia de suprimentos

Aqui estão as respostas para algumas perguntas comuns quando você começa a terceirizar.

Qual é uma boa maneira de encontrar fornecedores de qualidade no processo de sourcing?

Existem várias maneiras de iniciar o processo de sourcing. Algumas empresas procurarão primeiro empresas que tenham boa reputação em seu setor específico e vejam como elas usam como fornecedores.

Eles também solicitam referências de outras pessoas no negócio. Verifique publicações do setor, organizações comerciais do setor e feiras comerciais para obter fontes.

Normalmente, você pode contar com os fornecedores líderes do setor para serem testados e comprovados, mas também pode estar pagando por um nome. Independentemente de quem você procura, faça a devida diligência para garantir que eles sejam quem dizem ser.

E, lembre-se do ditado: se parece bom demais para ser verdade, provavelmente é.

O que é sourcing tático?

O sourcing tático , ou compra pontual, é uma estratégia de aquisição com foco em compras transacionais de curto prazo para atender a necessidades específicas.

Ao contrário do sourcing estratégico , que envolve relacionamentos e contratos de longo prazo com fornecedores, o sourcing tático é frequentemente usado para compras únicas ou quando surgem necessidades imediatas.

Envolve identificar e engajar rapidamente fornecedores que possam atender à demanda, negociar os termos e executar a compra.

Embora o sourcing tático possa atender com eficiência às necessidades imediatas ou itens com baixo gasto, ele pode não fornecer o mesmo nível de controle de custos, gerenciamento de relacionamento com fornecedores ou valor geral do sourcing estratégico.

No entanto, é importante observar que o sourcing estratégico e tático têm suas próprias vantagens e devem ser usados ​​de acordo com as necessidades e situações específicas de uma empresa.

O que é uma equipe de compras?

Uma equipe de compras é um grupo de profissionais dentro de uma organização responsável por adquirir ou adquirir os bens e serviços necessários para atingir as metas de negócios.

Os departamentos de compras são fundamentais para gerenciar e otimizar o processo de compras, que envolve seleção de fornecedores, negociação, gerenciamento de contratos e gerenciamento da cadeia de suprimentos.

As funções e responsabilidades específicas dentro de uma equipe de compras podem variar dependendo do tamanho e da natureza do negócio.

Por exemplo, empresas menores podem ter uma única pessoa ou uma pequena equipe lidando com compras junto com outras funções.

Em organizações maiores, o departamento de compras pode incluir especialistas responsáveis ​​por diferentes partes do processo, como fornecimento estratégico, gerenciamento de contratos, gerenciamento de relacionamento com fornecedores e gerenciamento de riscos.

Como sei se preciso de uma equipe de sourcing e procurement?

Se você precisa ou não de uma equipe de compras, depende do tamanho, complexidade e requisitos operacionais da sua empresa. Aqui estão algumas coisas a considerar:

1. Tamanho e Complexidade : Grandes empresas ou aquelas com alto grau de complexidade em suas operações ou linhas de produtos geralmente se beneficiam de uma equipe de compras dedicada. Eles podem ajudar a gerenciar uma ampla rede de fornecedores, lidar com contratos complexos e lidar com desafios logísticos.
2. Eficiência de custos : uma equipe de sourcing pode trazer economias de custo significativas para o seu negócio, negociando melhores condições com os fornecedores, reduzindo o desperdício e identificando oportunidades para compras em massa ou contratos de longo prazo.
3. Gerenciamento de riscos : os profissionais de compras também podem ajudar a gerenciar riscos, como interrupções na cadeia de suprimentos, problemas de não conformidade e volatilidade de preços, que podem afetar significativamente seus negócios.
4. Fornecimento estratégico : uma equipe dedicada pode se concentrar no fornecimento estratégico, garantindo que sua empresa trabalhe com os melhores fornecedores possíveis em termos de qualidade, preço e confiabilidade. Eles também podem construir relacionamentos fortes com esses fornecedores, o que pode ser benéfico a longo prazo.

Devo pedir referências?

Sim. Você pode aprender muito sobre potenciais fornecedores de seus clientes.

Embora você possa esperar que quaisquer referências que eles derem, você provavelmente dirá coisas boas sobre eles, isso permite que você discuta com uma parte neutra para ver se a fonte é uma boa opção para a forma como você faz negócios.

Você também deve pedir amostras de produtos. Isso lhe dá uma maneira de ver em primeira mão como uma empresa atende a um pedido, a qualidade do produto que fornece e a forma como é embalado.

Quais são as outras partes do processo da cadeia de suprimentos?

O processo da cadeia de suprimentos é uma rede complexa que inclui muitas atividades, pessoas, entidades e recursos, todos os quais devem funcionar harmoniosamente para levar um produto ou serviço do fornecedor ao cliente.

Após o sourcing, que é a etapa inicial, os seguintes componentes formam as partes integrantes do processo de gerenciamento da cadeia de suprimentos:

1. Aquisição : Após o sourcing, a aquisição é o processo de compra dos bens e serviços adquiridos. Envolve a negociação de contratos, a emissão de ordens de compra e a garantia de pagamentos pontuais.
2. Gerenciamento de estoque : envolve acompanhar os produtos disponíveis e entender a rapidez com que eles são entregues. O gerenciamento de estoque eficaz ajuda a minimizar os custos e garante que produtos suficientes estejam disponíveis para atender à demanda, mas não tantos que ocupem muito espaço ou recursos.
3. Armazenagem e Armazenamento : Esta etapa envolve o armazenamento seguro e organizado dos bens adquiridos, garantindo que sejam facilmente acessíveis e recuperáveis ​​quando necessário.
4. Planejamento e previsão de demanda : esse processo preditivo ajuda as empresas a antecipar a demanda por seus produtos e planejar adequadamente. Ele usa dados históricos e insights de mercado para estimar a demanda futura.
5. Cumprimento de Pedidos : Este processo inclui receber, processar e entregar pedidos de clientes. Requer coordenação entre o depósito, as transportadoras e o atendimento ao cliente.
6. Logística e Distribuição : Nesta etapa, as mercadorias são transportadas do armazém para os locais de varejo ou diretamente para os consumidores. Pode envolver coordenação complexa de vários modos e rotas de transporte.
7. Gerenciamento de devoluções : também conhecido como logística reversa, envolve o manuseio de produtos devolvidos, determinando sua disposição (como reabastecer, reciclar ou descartar) e gerenciar reembolsos ou trocas.
8. Atendimento ao cliente : este componente final envolve a resolução de dúvidas do cliente, o tratamento de reclamações e a garantia da satisfação do cliente após a venda.

Cada uma dessas etapas do processo está inter-relacionada e pode influenciar significativamente o sucesso de uma empresa e a satisfação do cliente.

Existem diferentes tipos de sourcing?

Dependendo das mercadorias que você está tentando adquirir, você pode trabalhar diretamente com os fabricantes, comprar de distribuidores ou usar atacadistas. Aqui estão alguns exemplos de como esses relacionamentos podem funcionar:

• Trabalhar diretamente com empresas de manufatura elimina o intermediário e pode permitir que você obtenha produtos pelo preço mais acessível. No entanto, nem todo fabricante trabalhará diretamente com todos os fornecedores, ou eles podem ter MOQs que excedem suas habilidades.
• Trabalhar com um atacadista pode permitir que você obtenha produtos de vários fornecedores. Dessa forma, se um determinado fabricante não puder fornecer o que você precisa, ele ainda poderá atender seu pedido mudando para outro fornecedor. Você pagará uma margem sobre as mercadorias para trabalhar por meio de um atacadista, mas também obterá preços melhores do que no mercado aberto - a menos que possa comprar diretamente.
• Alguns fabricantes só vendem através de distribuidores . Nesse caso, peça ao fabricante uma lista de distribuidores recomendados para garantir que você pode confiar na cadeia de suprimentos.

Quais são algumas das melhores práticas para fornecimento global?

Global sourcing é a prática de aquisição de bens e serviços através de fronteiras geopolíticas. É uma maneira eficaz de obter vantagens competitivas, como redução de custos, acesso a talentos globais e melhoria de processos.

No entanto, também vem com desafios, incluindo barreiras linguísticas, diferenças culturais e questões logísticas. Aqui estão algumas práticas recomendadas para um sourcing global bem-sucedido:

1. Entenda o mercado : entender os mercados internacionais de onde você está adquirindo é crucial. Isso inclui conhecimento dos costumes comerciais locais, taxas de câmbio e estabilidade econômica.
2. Garantir a conformidade regulatória : a conformidade com as leis e regulamentações internacionais é essencial no fornecimento global. Cada país tem seu próprio conjunto de regras sobre importações, exportações e operações comerciais. A não conformidade pode resultar em pesadas multas, ações legais e danos à reputação de sua empresa. É aconselhável contratar ajuda jurídica ou consultar um especialista para garantir que você atenda a todos os requisitos de conformidade regulamentar.
3. Estabeleça uma comunicação clara : uma comunicação clara é fundamental devido às possíveis barreiras linguísticas e culturais. Certifique-se de que todas as expectativas, incluindo especificações de produtos, cronogramas de entrega e padrões de qualidade, sejam claramente definidas e compreendidas por ambas as partes.
4. Desenvolva relacionamentos fortes com fornecedores : Construir relacionamentos fortes com seus fornecedores pode levar a um melhor poder de negociação, qualidade aprimorada e cronogramas de entrega confiáveis.
5. Gestão de riscos : entenda os riscos potenciais envolvidos no sourcing internacional e implemente uma estratégia de mitigação. Isso pode envolver a diversificação de sua base de fornecedores ou planos de backup em caso de interrupções na cadeia de suprimentos.
6. Use a tecnologia : o software de aquisição pode ajudar a simplificar o processo de fornecimento, melhorar a comunicação e fornecer informações valiosas sobre o desempenho do fornecedor.
7. Aquisição sustentável : considere o impacto social e ambiental de suas decisões de fornecimento. Optar por fornecedores sustentáveis ​​pode melhorar a reputação da marca e a fidelidade do cliente.

O sourcing global bem-sucedido envolve muito mais do que encontrar o menor custo. Envolve um planejamento cuidadoso, forte construção de relacionamento e adesão estrita aos padrões de qualidade e conformidade regulatória.

O que mais devo saber?

Manter suas prateleiras abastecidas com o número certo de produtos é o objetivo. Se você tiver muitos produtos em seu depósito, aumentará seus custos de manutenção e corre o risco de ficar preso a produtos que não estão vendendo. Poucos produtos nas prateleiras podem levar a rupturas de estoque e clientes frustrados.

Criar uma cadeia de suprimentos forte significa gerenciar seus fornecedores existentes e potenciais, além de seu estoque. O uso de software de compras como o SkuVault oferece acesso a informações em tempo real para gerenciar seu estoque com precisão.

Você pode rastrear seus fornecedores e automatizar novos pedidos quando os níveis de estoque caírem para limites pré-definidos. Você pode gerenciar o estoque de segurança que precisa manter até que os produtos de reposição cheguem. E você pode usar relatórios, como o relatório de reabastecimento, para tomar melhores decisões de negócios.

Pensamentos finais

O fornecimento de fornecedores adequados exigirá um investimento inicial, mas é fundamental para criar uma cadeia de suprimentos eficiente.

Pense desta forma: você não deve se apressar em um relacionamento de compromisso de longo prazo (pessoal ou profissionalmente). A mesma lógica se aplica aos relacionamentos com fornecedores.

Não se apresse, considere sua estratégia de sourcing e processos de negócios e priorize parceiros de compras sustentáveis ​​– não relacionamentos pontuais.

O desenvolvimento de um processo de sourcing estratégico é crucial para a cadeia de suprimentos de qualquer organização.

É apenas o começo da cadeia de suprimentos, pois você consegue fornecedores que podem fornecer a qualidade dos produtos de que você precisa a um preço que funciona para o seu negócio.

Todos nós já vimos o que acontece quando a cadeia de suprimentos é interrompida. Leva à perda de vendas, clientes insatisfeitos e pode prejudicar a reputação de uma empresa.

Reserve um tempo para examinar minuciosamente os fornecedores em seu processo de sourcing. Vai compensar a longo prazo – e talvez a curto prazo também.

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