O que é o sistema 5S? Como esse método pode mudar a atmosfera no local de trabalho?

O sistema 5S permite manter a ordem e organizar os espaços de trabalho para maior eficiência. É usado principalmente em instalações de fabricação, onde os funcionários usam muitas ferramentas. O método é muito universal e pode ser usado com sucesso por diferentes indústrias e filiais, até mesmo escritórios e prestadores de serviços. O principal objetivo do método lean 5S é a prevenção do desperdício. Resíduos significam coisas diferentes em locais de trabalho diferentes, mas o efeito da redução de resíduos deve ser o mesmo. O método do sistema 5S aumenta a eficácia dos funcionários e traz melhores resultados de trabalho. O método 5S está diretamente ligado ao Lean Management e é percebido como um dos principais métodos utilizados para a organização adequada do ambiente de trabalho.

O que é o sistema 5S? - índice:

1. O que significa a abreviatura 5S?
2. Ordenar
3. Colocar em ordem
4. Brilhar
5. Padronizar
6. Sustentar
7. Benefícios do sistema 5S

O que significa a abreviatura 5S?

O sistema 5S foi usado no Japão por décadas, mas ganhou popularidade no início dos anos 80 no século XX. Foi espalhado por Takashi Osada. O nome do sistema vem das cinco atividades, que criam um ambiente de trabalho eficiente quando executadas consecutivamente. O nome inicial do sistema foi cunhado em japonês e posteriormente traduzido para o inglês. Possui os seguintes elementos:

• Seiri – classificar
• Seiton - definido em ordem
• Seiso – brilho
• Seiketsu – padronizar
• Shitsuke - sustentar

É muito importante executar todas as etapas do sistema em uma determinada ordem. Cada estágio está diretamente ligado ao próximo e eles criam um certo tipo de processo. Durante a seleção, deixamos o espaço pronto para colocar as ferramentas em ordem, removemos todas as ferramentas que não são necessárias. O próximo passo está brilhando – limpar o espaço de trabalho escolhido. Após as três etapas, há um momento de padronização dos processos para mostrar a todos como realizar todas as etapas. A sustentabilidade do próximo passo significa que todo o procedimento deve ser repetível.

Ordenar

A primeira etapa é a remoção de todos os elementos desnecessários da estação de trabalho. O principal fator na seleção é a utilidade do objeto. Em alguns casos, nesta fase, é necessário criar espaço adicional para o armazenamento temporário de ferramentas que não são classificadas e que podem ser úteis. Essas ferramentas devem ser assinadas com uma etiqueta especial e mantidas por um certo tempo. Se após um tempo pré-definido esses objetos não forem usados, eles devem ser removidos da área de trabalho. Apenas ferramentas úteis e necessárias devem ser mantidas no local de trabalho.

O que fazer com ferramentas que foram classificadas como inúteis?

Algumas das ferramentas que durante a seleção são classificadas como desnecessárias precisam ser retiradas do local de trabalho, mas não precisam ser jogadas fora. Alguns dos objetos devem ser mantidos em localizações diferentes, enquanto a identificação do local correto para esses objetos pode ser difícil. A melhor maneira de lidar com esse problema é o método dos 5 rótulos vermelhos. Uma etiqueta deve ser anexada ao objeto com as informações sobre o local onde o objeto foi encontrado. Todos os objetos com as etiquetas vermelhas afixadas devem ser armazenados em um local predefinido que servirá como área de espera.

O que fazer com os objetos deixados na sala de espera?

A abordagem popular prescreve deixar o objeto com a etiqueta vermelha por 30 dias na área de espera. Após esse período, se o objeto não for usado, podemos supor que ele não seja necessário neste local de trabalho principal e seja expansível. Neste momento, há a necessidade de considerar se pode haver necessidade do objeto no futuro, se a resposta for sim, o objeto deve ser armazenado e guardado no depósito. Caso contrário, deve ser vendido, reciclado ou jogado fora. Os objetos não essenciais não devem ser mantidos “só por precaução” porque isso leva ao caos.

Qual é a vantagem de classificar?

O principal benefício da triagem é a eliminação de problemas relacionados ao acúmulo excessivo de objetos desnecessários no local de trabalho. Os problemas parecem não ser essenciais, mas são o principal motivo do desperdício de tempo e recursos nas empresas. Uma quantidade excessiva de ferramentas mantidas no espaço de trabalho dificulta a localização das ferramentas necessárias, prolonga o tempo necessário para a tarefa e aumenta os custos para a empresa.

Colocar em ordem

Esta etapa trata de encontrar o lugar certo para cada objeto deixado na área de trabalho. O mais importante é disponibilizar cada ferramenta na quantidade necessária para um determinado momento. Todos os elementos necessários devem ser acessíveis e de fácil acesso. As localizações do objeto devem estar bem, visivelmente marcadas. Graças a isso, mesmo a pessoa que normalmente não trabalha nesta área de trabalho específica poderá limpar o espaço facilmente. A clareza deve ser a regra principal na organização da alocação dos lugares das ferramentas.

Para alcançar a clareza total, diferentes tipos de marcações visuais estão sendo usados. Essas marcações permitem a rápida identificação do local, onde o objeto está armazenado. De acordo com o tipo de empresa, podem ser rótulos, campos, cores ou símbolos. Quanto mais simples o sistema, melhor. Nas instalações de fabricação, as tabelas de tons são usadas com frequência. Este método requer fazer traços visíveis das ferramentas na mesa especial. Graças a este método, colocar as coisas de volta não leva muito tempo e pode ser feito de forma reflexiva.

Quais são os benefícios de colocar as coisas em ordem?

A configuração de itens em ordem ajuda na eliminação rápida de desperdícios na empresa. Existem vários tipos de resíduos como:

• Movimentos desnecessários necessários durante a busca de ferramentas
• Falta de saúde e segurança causada pelo caos no local de trabalho
• Erros e erros

Brilhar

Após a desobstrução do espaço de elementos desnecessários e encontrando-os nos locais certos para armazenar, há um tempo para iluminar o espaço. Na terceira etapa, pretendemos estabelecer um padrão para a limpeza do novo espaço de trabalho. Nesta fase, é necessário alocar a área de limpeza para o espaço de trabalho determinado. O brilho da área de trabalho passará a fazer parte das tarefas cotidianas do funcionário em um determinado cargo. A partir de agora o brilho da área de trabalho será realizado diretamente por este funcionário alocado.

O estágio de brilho permite verificar se todas as etapas anteriores foram feitas corretamente. Na abordagem 5S, brilhar significa manter a limpeza e não limpar do zero. Problemas com limpeza devem ser pesquisados ​​para avaliar qual pode ser a razão para eles – o funcionário ou a má implementação da abordagem 5S.

Por que cada funcionário deve limpar seu local de trabalho pessoalmente?

A atribuição da área de limpeza a cada funcionário tem um significado mais profundo. A limpeza diária do local de trabalho permite-nos conhecê-lo melhor. É possível descobrir problemas com os equipamentos e ferramentas durante a limpeza. Isso dá esperança para um reparo mais rápido.

Para incentivar os funcionários a cuidarem de seu posto de trabalho, podemos fornecer novas ferramentas. Cuidamos das coisas novas com mais entusiasmo, além disso, essa etapa ajuda a gerar um sentimento de propriedade do lugar.

Padronizar

A padronização conecta todas as etapas do método 5S em um processo estável. Durante a etapa de padronização, toda a atividade deve ser descrita em detalhes e ajustada a determinados padrões. Instruções claras e transparentes devem ser criadas nesta etapa, tais instruções devem ajudar a executar todas as tarefas com grande detalhe. A instrução deve conter também o escopo das funções de cada funcionário. Graças a instruções bem escritas, o funcionário deve ser capaz de assumir o posto de trabalho e seguir seu caminho.

Sustentar

Passar por todas as etapas dá muita satisfação aos colaboradores. Os efeitos são visíveis de forma clara e rápida, pois o local é limpo e organizado. Sem autodisciplina, alguns maus hábitos podem reaparecer. Este elemento é particularmente importante porque o desenvolvimento de novos e bons hábitos leva tempo. Neste momento é particularmente importante conscientizar os colaboradores de que o sistema 5S não é uma ação singular, mas sim um método que só tem sentido quando visto como processo.

Ferramentas para apoiar a autodisciplina

A última etapa do processo é a mais difícil de ser alcançada, pois prescreve uma mudança na cultura organizacional da empresa. Cada funcionário tem que mudar também. A TI é particularmente importante para usar ferramentas de apoio para aumentar e fortalecer a disciplina. A ferramenta mais utilizada é a auditoria do local de trabalho. A auditoria feita regularmente permite a rápida descoberta de irregularidades e problemas. Todas as irregularidades podem ser eliminadas rapidamente.

Para apoiar a autodisciplina, outros métodos também são usados:

• Representação visual de postos de trabalho que mostram o espaço antes e depois da introdução do sistema 5S
• Visitar outros departamentos para fazer comparações
• Suporte fornecido pela equipe gerencial
• Avaliação da produtividade, a tabela de resultados

O sistema 5S é um processo, portanto, após a última etapa, devemos voltar para a primeira. Precisamos lembrar que as regras e regulamentos, uma vez estabelecidos, podem mudar com o tempo. Desenvolvimento constante e melhoria constante são a base do Lean Management.

Benefícios do sistema 5S

Certamente cada empresa obterá benefícios diferentes com a implementação do sistema 5S. Da mesma forma, as razões para a introdução do sistema 5S são diferentes para cada organização. Mas alguns benefícios são os mesmos em todos os lugares e são:

• Melhor organização dos espaços de trabalho
• Melhor uso do tempo pelos funcionários
• Aumente os padrões de segurança
• Melhor identificação dos funcionários dentro da empresa
• Aumento da qualidade dos produtos (serviços)
• Redução de resíduos
• Aumente a criatividade dos funcionários

Resumo

O 5S é uma ferramenta que traz muitos benefícios não só para a empresa, mas também para o colaborador. Este método permite um aumento na estabilidade do trabalho e altera a atmosfera no local de trabalho. Os funcionários podem se concentrar em seus deveres em vez de cuidar de problemas organizacionais que dificultam seus esforços. O sistema 5S pode ser visto como uma grande oportunidade para a empresa melhorar os processos sem utilizar muitos recursos. O mais importante é a motivação e o engajamento de todos os colaboradores.

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Autor: Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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