O que é conhecimento tribal em uma organização?

Durante os primeiros dias de trabalho (no âmbito do processo de onboarding), um novo colaborador passa por uma série de sessões de formação e recebe a informação necessária – sobre a empresa, a equipa, responsabilidades, objetivos a atingir, formas de fazer as coisas, etc. Essa expertise geralmente compreende documentos meticulosamente refinados, apresentações, instruções disponíveis na empresa e unidade de equipe.

No entanto, para além dos princípios oficiais de uma empresa ou organização, existe outro know-how, menos formal e mais encoberto, que tem um impacto semelhante na eficácia das actividades implementadas como quaisquer procedimentos acordados – o chamado conhecimento tribal. No artigo de hoje, focaremos no conhecimento tribal no contexto organizacional. Mostraremos seus benefícios e limitações, bem como formas de extraí-lo para melhorar o desempenho do seu negócio.

O que é conhecimento tribal?

O conhecimento tribal refere-se a informações práticas e informais, habilidades ou dicas que são acumuladas dentro de uma organização ou comunidade, mas não de forma documentada ou amplamente disponível. Normalmente é transmitido verbalmente durante as interações entre membros individuais do grupo.

No caso dos negócios, o conhecimento tribal se desenvolve como resultado de experiências, práticas, crenças e hábitos dentro de um grupo de pessoas, muitas vezes baseados em relacionamentos e cooperação de longo prazo. Pode envolver, entre outras coisas, nuances, casos incomuns, problemas complexos, soluções valiosas ou truques práticos que os membros de uma organização adquirem no decorrer do seu trabalho e nas interações com outros (por exemplo, nas relações com os clientes).

Quais são os benefícios do conhecimento tribal?

A informação informal e não documentada frequentemente molda as práticas, decisões e desempenho de uma organização num grau semelhante ao das notícias oficiais. Aqui, devemos ressaltar que envolvem principalmente formas de lidar com questões inusitadas ou complexas não listadas em documentos formais, o que pode ajudar a resolver situações difíceis de forma rápida e eficiente. Ao mesmo tempo, facilitam o fluxo de trabalho e afetam a qualidade dos produtos entregues ou dos serviços prestados. Os benefícios adicionais associados ao conhecimento tribal incluem:

• Uso eficiente de recursos (economizando tempo, dinheiro e energia),
• Melhor desempenho no trabalho (evitando cometer os mesmos erros dos funcionários anteriores).
• Fortalecer o relacionamento entre os colaboradores (a transmissão de informações requer interação),
• Aumentar a flexibilidade (buscar abordagens e cursos de ação alternativos em situações em que os métodos padrão não são eficazes),
• Fornecer contexto (informações informais geralmente incluem histórias que ajudam a entender por que a empresa adota certas práticas ou toma decisões específicas).

Quais são as limitações do conhecimento tribal?

Embora não haja dúvidas de que o conhecimento tribal – uma vez que contém um contexto não disponível em documentos oficiais – é extremamente valioso, ele apresenta certas limitações. Os mais cruciais envolvem:

• A possível saída de um funcionário – se a informação informal não for repassada a terceiros (por exemplo, na forma de treinamento interno ou reuniões de mentoria), é muito provável que, com a saída de um funcionário valioso, a própria informação desapareça do organização.
• Falta de consistência – os membros individuais do grupo podem ter interpretações e abordagens diferentes para os mesmos problemas, o que pode levar à falta de consistência nas atividades da organização.
• Dificuldades de escalabilidade – com informações e competências transferidas oralmente ou de outras formas informais, podem ser encontradas dificuldades quando um grande número de funcionários necessita de transferência.
• Falta de inovação – as pessoas que dependem de práticas tradicionais e familiares podem expressar resistência à mudança e impedir novas ideias, soluções e inovações.
• Aplicação limitada em novos contextos – a informação detida é muitas vezes adaptada a condições específicas, tornando difícil ou inadequada a transferência para novas situações (especialmente no caso de um ambiente de negócios em mudança dinâmica e das expectativas e necessidades dos clientes).

Como você obtém conhecimento tribal de seus funcionários?

Uma das ferramentas de gestão de projetos e equipes para obter esse conhecimento tribal em sua empresa é o Firmbee. Com seus recursos de check-in, você pode criar perguntas recorrentes e automatizadas para enviar aos membros da sua equipe (todos eles ou apenas alguns selecionados). Essas perguntas o ajudarão a acompanhar as experiências e percepções de cada funcionário e permitirão que você crie uma base de conhecimento atualizada.

Resumo

Gerenciar o conhecimento tribal é um desafio fundamental para as organizações que desejam fazer uso eficaz da inteligência informal acumulada nas equipes. A este respeito, medidas como a implementação de programas de mentoria (para transferir experiência de funcionários seniores), a organização de reuniões e debates regulares (para garantir que a informação pode ser transferida, por exemplo, através de estudos de caso), ou a procura de formas de documentar (por exemplo, na forma de FAQs, estudos de caso ou guias internos), entre outros, certamente ajudarão.

No entanto, todas as atividades implementadas devem ter como objetivo criar uma cultura de partilha e valorização da diversidade de competências e perspetivas. Só assim a empresa poderá utilizar eficazmente os tipos disponíveis, minimizando os riscos envolvidos.

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Autora: Nicole Mankin

Gerente de RH com excelente capacidade de construir uma atmosfera positiva e criar um ambiente valioso para os funcionários. Ela adora ver o potencial de pessoas talentosas e mobilizá-las para se desenvolverem.

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