Quando você deve emitir uma fatura?

A emissão de faturas é uma das partes mais agradáveis ​​de ser um empreendedor. Por quê? Porque é o passo final para ser pago. Mas surge a pergunta – quando emitir uma fatura para que seja legal? Acontece que não há uma resposta única para essa pergunta. Tudo depende das circunstâncias. Na maioria das vezes, uma fatura é emitida após a entrega de bens ou serviços. No entanto, existem algumas exceções. Este artigo explicará quando você deve emitir faturas. Depende principalmente do tipo de fatura, por isso discutiremos aqui as que ocorrem com mais frequência.

Quando você deve emitir uma fatura? - índice:

1. Fatura de vendas
2. Fatura final
3. Fatura de progresso
4. Fatura antecipada
5. Fatura proforma
6. Fatura recorrente

Fatura de vendas

Esta é uma forma bastante comum de emissão de faturas. É especialmente encontrado em lojas. Quando você, como fornecedor, entrega pessoalmente os itens comprados ao cliente, também pode emitir uma fatura imediatamente. Nesse caso, geralmente está relacionado à aceitação de pagamento, seja na forma de dinheiro ou pagamento com cartão de crédito. No entanto, pode acontecer fora da sua empresa que você entrega mercadorias diretamente ao cliente.

Parece que, estando fora do seu escritório, você não poderá faturar seu cliente imediatamente. Felizmente, você pode usar um aplicativo de faturamento móvel. Isso permite que você fature usando seu smartphone. E a impressão? Você não precisa, porque você pode enviar a fatura por e-mail. Uma fatura eletrônica tem o mesmo valor legal que uma fatura em papel.

Fatura final

Para serviços, é comum ver faturas emitidas após a conclusão do trabalho. Em que diferem das faturas emitidas no dia da venda? Teoricamente, no momento em que você terminar seu serviço, poderá emitir uma fatura. Esta é uma boa maneira de fazer isso se você tiver contato pessoal com o cliente. Neste caso, o cliente vê imediatamente os resultados do seu trabalho e pode aceitar e aprovar a fatura.

No entanto, se o cliente ainda não viu o trabalho que você fez para ele, é melhor verificar se ele está satisfeito com o resultado final. Se eles tiverem algum comentário, você poderá fazer correções antes de emitir uma fatura. Caso contrário, pode acontecer que o cliente não aceite a fatura porque comentou sobre o projeto. Isso prolongaria o processo de pagamento. Você pode evitar isso enviando ao cliente uma mensagem perguntando se ele aceita o trabalho realizado e, se não, quais correções ainda são necessárias.

Fatura de progresso

Faturas parciais podem ser encontradas especialmente para projetos maiores. Nesse caso, o trabalho pode ser dividido em etapas. Após a sua conclusão, é emitida uma fatura que cobre o trabalho concluído. Onde você pode atender esse tipo de faturamento? Toda vez que todo o trabalho é esticado ao longo do tempo.

Isso acontece, por exemplo, durante a construção de uma casa. A empresa que executa o trabalho pode emitir faturas após a conclusão de etapas individuais. Essa forma de faturamento garante o fluxo de caixa e evita gargalos no pagamento, além de uma fatura alta após a conclusão de tudo. Para projetos de longo prazo, é uma boa ideia estabelecer um cronograma de pagamento no início. Pode indicar certos marcos após os quais serão emitidas faturas parciais.

Fatura antecipada

Se os serviços que você fornece exigirem que você comprometa fundos significativos para a compra de componentes necessários para executar o trabalho contratado, você poderá se oferecer para pagar antecipadamente. Nesse caso, você emite uma fatura antes que o trabalho seja concluído.

Esta solução é útil quando seus serviços são muito caros e o cancelamento inesperado de seus serviços pelo cliente teria um efeito financeiro negativo sobre você. Quando pode ocorrer tal situação? Por exemplo, quando você é fotógrafo de casamento e a tarefa envolve a captura de uma cerimônia de casamento em um local especificado pelo cliente. Se um cliente cancelar o serviço um dia antes do evento, você provavelmente não encontrará outra pessoa disposta a filmar lá naquele dia. O pagamento antecipado garantirá seus interesses para que, nesse caso, você não tenha prejuízo.

Fatura proforma

Uma fatura preliminar também é conhecida como fatura proforma. À primeira vista, uma fatura proforma e uma fatura antecipada podem parecer semelhantes. No entanto, eles não são a mesma coisa. Uma fatura antecipada obriga você a pagar, enquanto uma fatura proforma não cria tal obrigação. É antes um convite para celebrar um contrato.

Você emite tal fatura como proposta de preço para a venda de mercadorias ou prestação de serviços antes mesmo que o cliente concorde com a entrega. Os clientes solicitam essas faturas, por exemplo, para comparar ofertas de várias empresas ou verificar se uma determinada despesa caberá em seu orçamento. Se o cliente concordar com seus termos e condições, você poderá processar o pedido e emitir uma fatura regular, que, ao contrário de uma fatura preliminar, implicará na obrigação de pagar pelos bens ou serviços entregues.

Fatura recorrente

Em alguns tipos de negócios, as faturas recorrentes são comuns. É popular que eles assumam a forma de uma fatura de taxa fixa, ou seja, uma que tenha uma taxa definida antecipadamente, independentemente da quantidade de trabalho incorrido. Onde você pode encontrar essas faturas? Por exemplo, se você administra uma empresa de limpeza e acordou com seu cliente uma taxa fixa para a limpeza semanal do escritório, você cobrará do cliente o mesmo valor por cada semana, não importa quanto tempo leve.

Nesse caso, um programa de faturamento pode ser de grande ajuda na emissão de faturas recorrentes. Basta inserir os dados de seus clientes, indicar o dia em que a fatura deve ser emitida, inserir o valor e o programa emitirá faturas cíclicas e as enviará aos seus clientes.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

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