Por que a escuta ativa é importante no local de trabalho?

A boa comunicação em equipe é a base para o uso eficaz dos recursos e para a construção de um clima amigável no ambiente de trabalho. Segundo as estatísticas, até 86% dos funcionários apontam a falta de comunicação e cooperação como a principal causa do fracasso. Que medidas devem ser tomadas para evitar isso? Como a escuta ativa no local de trabalho pode aumentar a produtividade da equipe? Continue a ler para saber mais.

Por que a escuta ativa é importante no local de trabalho? - índice:

1. O que é escuta ativa?
2. Sinais de escuta ativa
3. Escuta ativa no local de trabalho
4. Audição ativa em um ambiente remoto
5. Resumo

O que é escuta ativa?

A escuta ativa ocorre quando nos concentramos conscientemente no que a outra pessoa está dizendo. Ao contrário da escuta passiva, prestamos atenção às palavras da outra pessoa, em vez de nos concentrarmos no que nos rodeia ou nos nossos próprios pensamentos.

A definição desse termo pode ser encontrada na publicação de 1987 intitulada “Escuta ativa”. Os autores Carl R. Rogers e Richard E. Farson dão a seguinte explicação do conceito:

“A escuta ativa é uma forma importante de provocar mudanças nas pessoas. Apesar da noção popular de que ouvir é uma abordagem passiva, evidências clínicas e de pesquisa mostram claramente que ouvir com sensibilidade é o agente mais eficaz para mudança de personalidade individual e desenvolvimento de grupo. Ouvir traz mudanças nas atitudes das pessoas em relação a si mesmas e aos outros; também traz mudanças em seus valores básicos e filosofia pessoal. As pessoas que foram ouvidas dessa maneira nova e especial tornam-se mais maduras emocionalmente, mais abertas às suas experiências, menos defensivas, mais democráticas e menos autoritárias.”

De acordo com esta definição, a escuta ativa melhora a comunicação. A outra pessoa se sente ouvida, o que constrói um relacionamento melhor e cria um sentimento de confiança e apreço. Além disso, a escuta ativa permite que você aproveite ao máximo a conversa. Ao nos concentrarmos nas palavras da outra pessoa, podemos nos lembrar de mais informações e evitar distrações.

Sinais de escuta ativa

Como a outra pessoa saberá que você está ouvindo ativamente o que ela está dizendo? Eles vão ler suas dicas verbais e não verbais. Sinais verbais de escuta ativa incluem:

• Fazer as perguntas certas – ao fazer perguntas abertas, encorajamos a outra pessoa a continuar a conversa e mostramos que estamos realmente ouvindo o que ela está dizendo. No entanto, é importante não levantar questões que não sejam relevantes para o tópico em questão ou para as quais já foi dada uma resposta – caso contrário, apenas negaremos que somos ouvintes ativos.
• Parafraseando e resumindo – a outra pessoa notará seu envolvimento se você parafrasear as palavras dela, ou seja, reformular o que foi dito pela outra parte, ou se você decidir resumir o tópico em alguns pontos-chave.

Outros sinais verbais de escuta ativa incluem a interposição de frases curtas, como “sim”, “você está certo”. No entanto, não é aconselhável usá-los com muita frequência, pois nossas reações devem ser naturais, não forçadas.

Enquanto estiver ouvindo ativamente, não interrompa o orador, mude de assunto ou julgue e questione suas declarações – isso irá desencorajá-lo de uma discussão mais aprofundada e fazê-lo sentir-se desvalorizado.

É claro que as opiniões de ambas as partes podem diferir, portanto, manter a mente aberta e tentar entender a perspectiva da outra pessoa é essencial. Também é recomendável silenciar o telefone antes da conversa e lembrar o nome da pessoa com quem você falará.

Os sinais não verbais às vezes são mais fáceis de mostrar e incluem:

• Contato visual – evitar o contato visual com a outra pessoa pode confundi-la e fazê-la se perguntar se você está realmente ouvindo. Em vez disso, tente olhar para eles de maneira amigável e tente criar um vínculo com eles.
• Acenar com a cabeça e sorrir – apenas fazer contato visual pode ser um pouco estranho e distrair a outra parte. Então vale também sorrir e acenar com a cabeça – são reações naturais e não forçadas que indicam que estamos satisfeitos com a conversa. Dessa forma, mostramos que queremos que a outra pessoa continue falando.
• Postura – a maneira como você se comporta durante uma conversa diz muito sobre o seu envolvimento. Ficar parado ou se mexer excessivamente pode sugerir que você está entediado. Por outro lado, inclinar-se levemente na direção da pessoa mostra que você está concentrado no que ela está dizendo.

Escuta ativa no local de trabalho

Uma comunicação eficaz pode aumentar a produtividade da equipe em até 25%. A escuta ativa no local de trabalho também pode trazer outros benefícios, como:

• Construindo confiança – os funcionários são mais propensos a compartilhar suas ideias, observações ou problemas com uma pessoa que os ouvirá e não julgará ou interromperá o que eles estão dizendo. A confiança também se traduz em respeito mútuo e melhores relacionamentos. Trabalhar em um ambiente assim faz com que os funcionários se sintam mais motivados e conscientes de seus objetivos.
• Entender as necessidades do negócio – ouvir os funcionários e entender suas necessidades ajudará a gestão a fazer as mudanças necessárias e identificar áreas de melhoria, o que resultará em maior produtividade da equipe e crescimento do negócio. Às vezes, serão necessidades organizacionais e, às vezes, dizem respeito a um funcionário específico (por exemplo, seu treinamento adicional em uma área selecionada).
• Evitar mal-entendidos – a escuta ativa exige estar aberto aos outros, mesmo que tenham opiniões ou pontos de vista diferentes. Isso nos ajudará a evitar entender mal as intenções da outra pessoa ou dizer algo que realmente não quis dizer. Uma imagem completa da situação permitirá que você tome decisões inteligentes.

Audição ativa em um ambiente remoto

Fazer parte de uma equipe virtual não é mais uma surpresa. O trabalho remoto e híbrido domina o ambiente empresarial, com o qual não apenas os departamentos de RH e gerentes de projetos, mas também os próprios funcionários precisam lidar. Uma grande conveniência são as plataformas dedicadas, como o Firmbee, que permitem acompanhar o andamento do projeto, atribuir tarefas a membros individuais da equipe, controlar recebimentos e despesas e armazenar a documentação necessária em um só lugar.

No entanto, apenas delegar tarefas não é suficiente para que os funcionários se sintam parte da empresa. É preciso garantir uma boa comunicação, que muitas vezes falta em um ambiente virtual. Portanto, você deve aproveitar todas as oportunidades para usar os benefícios da escuta ativa. Como fazer isso?

• Planeje reuniões de vídeo – peça a todos que tenham suas webcams ligadas durante a reunião para que os participantes possam assistir às dicas não-verbais dos colegas de trabalho.
• Reduza as distrações – peça aos participantes para silenciar dispositivos que possam atrapalhar a conversa e não responder a mensagens (e-mail, SMS, etc.) durante a reunião.
• Peça para não ser interrompido enquanto fala – interromper alguém pode não só significar falta de respeito pela outra pessoa, mas também, principalmente em reuniões online, gerar confusão. Para evitar isso, peça aos colegas que não façam comentários até que o participante termine de falar.
• Faça uma recapitulação rápida – resuma tudo o que você aprendeu com seus colegas. Dessa forma, você provará que os ouviu ativamente e que está aberto às suas ideias, sugestões e pronto para ajudá-los em qualquer problema.

Resumo

A escuta ativa no local de trabalho é muito importante, pois promove o respeito mútuo e gera confiança. Essa atmosfera incentiva os funcionários a serem mais comprometidos com suas tarefas e mais produtivos. A escuta ativa tem impacto direto no estabelecimento de uma melhor comunicação, tornando mais fácil detectar riscos, problemas e tomar melhores decisões.

Leia também: O que é comunicação assíncrona?

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Autor: Piotr Pawlowski

Dono do produto com mais de 15 anos de experiência em marketing na Internet amplamente compreendido. Sem o menor problema ele consegue gerenciar um projeto e tudo fica em um só lugar. Apaixonado por growth hacking, suas áreas de interesse incluem gerenciamento de projetos, desenvolvimento de negócios e marketing de conteúdo. Ele também é um ávido entusiasta de RH.

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