Por que usar um software de gerenciamento de projetos? | #10 Introdução ao gerenciamento de projetos

A implementação de cada projeto requer o uso de software? Provavelmente não. Porém, vale a pena fazer cálculos complicados na memória com uma calculadora em mãos, quando o tempo e a precisão do resultado são importantes? Vale a pena chegar a uma reunião com uma pasta cheia de anotações quando os participantes querem ler uma apresentação interessante e concisa?

Por que usar um software de gerenciamento de projetos? - índice:

1. Introdução
2. Economizando tempo
3. Acompanhe o status do projeto
4. Disponibilizar informações
5. Garantir a continuidade do projeto
6. Resumo

Por que usar um software de gerenciamento de projetos? Introdução

É provável que ninguém precise ser convencido a usar o software de gerenciamento de projetos. Principalmente se estivermos falando de projetos grandes e complexos que simplesmente não podem ser executados no papel. No entanto, vale a pena esclarecer quais são os benefícios de usar um software de gerenciamento de projetos . Em primeiro lugar, considere se em nossa prática de PM temos todas essas áreas sob controle. Em segundo lugar, podemos escolher o software que melhor se adapta às especificidades dos nossos projetos e trabalho em equipe.

Gostaríamos de destacar quatro áreas cuja melhoria é crucial para usuários de software de gerenciamento de projetos. Estes são:

• economizando tempo
• acompanhamento do status do projeto
• consagrando a disponibilidade de informações
• garantindo a continuidade do projeto

Vamos analisá-los um a um abaixo, seguidos por uma discussão sobre os recursos de software dignos de nota, bem como algumas das soluções mais populares disponíveis no mercado.

Economizando tempo

Os benefícios de economia de tempo do software residem principalmente na organização aprimorada do projeto. Isso porque significa planejamento simples e esboço flexível da estrutura do projeto. Elaborar um project charter ou gráfico de Gantt é muito mais simples e prático quando feito logo no programa que usaremos posteriormente para gerenciar o projeto.

De fato, em vez de empregar ferramentas externas, os planos podem ser complementados à medida que o projeto avança com tarefas detalhadas postadas em quadros Kanban ou no backlog do projeto. Isso fornecerá uma medição totalmente realista do tempo gasto em tarefas específicas por membros concretos da equipe do projeto.

No entanto, quando se trata de gerenciamento de tempo do projeto, a escolha do software em si e se ele já é familiar para a equipe é de grande importância. Afinal, os programas de gerenciamento de projetos variam significativamente em complexidade e a curva de aprendizado pode se tornar difícil de navegar. Enquanto o Firmbee é um ambiente transparente contendo todas as ferramentas necessárias para gerenciar um projeto, o Jira é uma ferramenta colossal e muito complexa que permite a automatização de tarefas e integrações com programas externos.

Acompanhe o status do projeto

A segunda área de foco do software de gerenciamento de projetos é o monitoramento em tempo real do status do projeto. Cada programa inclui ferramentas analíticas para visualizar estatísticas. Eles mostram, entre outras coisas:

• o status atual da implementação de tarefas – quantas tarefas foram concluídas e a que horas, quem concluiu quais tarefas,
• comparando resultados reais com suposições – por exemplo, usando um gráfico comparando o tempo médio de uma tarefa com seu curso real,
• o estado da execução orçamental, bem como
• ferramentas preditivas para avaliar se as coisas estão indo na direção certa.

Disponibilizar informações

Outra questão que o software ajuda a resolver é a disponibilidade em tempo real das informações do projeto para a equipe e as partes interessadas. As principais vantagens do software de gerenciamento de projetos são a capacidade de fazer login a qualquer momento, bem como a diferenciação de permissões – por exemplo, para editar tarefas ou visualizar as estatísticas de desempenho de membros individuais da equipe. Por exemplo, um cliente pode ter a capacidade de visualizar as tarefas concluídas em uma determinada semana, mas não a autoridade para editar a lista de tarefas a serem concluídas nos dias seguintes.

Em suma, a terceira área importante é facilitar a manutenção da ordem adequada no projeto, bem como a transparência da comunicação. Por último, mas não menos importante, o uso de um documento de projeto colaborativo, editado e dinâmico ajuda a criar um senso de participação na equipe e responsabilidade pela conclusão das tarefas atribuídas que contribuem para a meta do projeto.

Garantir a continuidade do projeto

Uma vantagem importante, mas muitas vezes negligenciada, do uso de software de gerenciamento de projetos é que ele mantém a continuidade no caso de mudanças de pessoal. Isso pode afetar o gerente de projeto e outros membros da equipe. Graças à disponibilidade de dados históricos do projeto e ferramentas analíticas, uma nova pessoa pode ter uma ideia da situação com relativa facilidade e ser rapidamente apresentada a novas tarefas. Sem revisar toda a documentação do projeto, ela também pode saber, entre outras coisas, o que já foi feito, quais tarefas estão causando dificuldade para a equipe e se o projeto está sendo executado de acordo com o cronograma e o orçamento.

Resumo

O software de gerenciamento de projetos reduz o tempo necessário para concluir os projetos. Desde o planeamento à delegação de tarefas, passando pela verificação da sua conclusão pelos membros da equipa, que não tem de ser registado de cada vez pelo Gestor de Projeto. Todas essas etapas são realizadas com mais eficiência. Portanto, vale a pena investir tempo aprendendo o programa certo.

Também facilita o monitoramento da situação atual e garante que todas as partes interessadas tenham acesso a informações relacionadas ao projeto a qualquer momento. Devemos acrescentar a isso a significativa conveniência de ter todos os dados reunidos em um só lugar, onde é fácil manipulá-los. Esses recursos também facilitam a continuidade do projeto, mesmo em caso de mudanças radicais de pessoal.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?