Por que você não pode levar a sério a produtividade a menos que você otimize como seu pessoal usa seu espaço
Publicados: 2019-08-04O ambiente do seu espaço de trabalho determina a sua produtividade.
A produtividade diminui quando há falta de espaço para reuniões.
As startups têm optado cada vez mais por espaços compartilhados como o WeWork.
Eu fundo startups para ganhar a vida e antes disso eu administrei duas startups de software que fundei. Passei inúmeras horas olhando para finanças históricas, orçamentos, previsões e projeções futuras. Com uma startup de tecnologia padrão, posso dizer em meu sono que seus dois maiores itens de custo são pessoas (entre 60 a 75% dos custos totais) e espaço (10 a 20% dos custos totais). O único outro item de custo significativo que vejo em algumas startups em estágio inicial é o estoque (para empresas de hardware ou comércio eletrônico).
Nos estágios iniciais de uma empresa, uma startup geralmente lota o maior número possível de pessoas em pequenas salas para economizar nos custos de escritório. Quando uma empresa levanta o capital, inevitavelmente começa a procurar espaço de escritório para aumentar a produtividade e a felicidade do trabalhador. Como é difícil prever quanto espaço você precisará à medida que expande (ou, engula, desvantagem), as startups se voltaram cada vez mais para espaços compartilhados como o WeWork, que agem um pouco como hospedagem em nuvem, pois permitem que você aumente ou diminua a escala conforme seu negócio se expande ou diminui.
Qualquer um que tenha passado algum tempo com startups pode dizer que há um monte de drenos de produtividade que podem vir desses ambientes:
- Falta de espaço para reuniões para discussões
- Incapacidade de se concentrar devido a estar cercado por “falantes barulhentos”
- Enormes filas esperando em check-ins de segurança compartilhados, elevadores ou filas de almoço
Conhecer os problemas de “gerenciar pessoas em torno de espaços” foi uma das principais razões pelas quais apoiei a empresa Density, que construiu um “sensor de profundidade” que fica pendurado acima das portas e rastreia anonimamente os espaços, como visto no GIF abaixo.
A tecnologia agora está implantada em muitos clientes, incluindo LinkedIn, NYU, Dropbox, Envoy e muitos outros, por isso aprendemos muito sobre como as pessoas usam soluções como Density para aumentar a produtividade, melhorar a segurança física e combinar melhor o espaço com as pessoas. Abaixo estão alguns ótimos exemplos de problemas e soluções comuns que vimos:
O campista da sala de reuniões / o squatter/fantasma da sala de reuniões
O Gartner estima que o funcionário médio gaste 27 horas/ano procurando espaços disponíveis para se reunir – isso raramente ocorre porque as empresas não têm espaço suficiente. Na maioria das vezes, é porque eles não têm a combinação certa de espaço de trabalho pequeno / grande / flexível e, como resultado, as pessoas tendem a ocupar espaço quando ele está disponível.
Uma vez que as organizações escalam, elas inevitavelmente implementam sistemas para tornar a reserva de espaços compartilhados mais simplificada e geralmente mais democrática – o procedimento geral é que você “reserva uma sala de reunião” por hora por meio de um sistema de agendamento. Todos nós já experimentamos o “invasor” que simplesmente entra em uma sala de reuniões e as startups que estão trabalhando fazem uma reunião de 1 a 1 em uma sala construída para 12 e não se incomoda em reservá-la. Algumas pessoas fazem o caminho oposto e reservam horas a fio para que possam “acampar” em uma sala de reuniões para realizar longos períodos de trabalho silencioso ou fazer 1-1 reuniões às custas das necessidades do grupo.
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Igualmente problemático é o “fantasma” que reserva a sala de reuniões por horas a fio para bloquear a sala, usando-a apenas periodicamente. Eu vi esse tipo de comportamento até 20 anos atrás, quando eu trabalhava na Accenture, onde a equipe estava principalmente nas instalações dos clientes, mas quando eles voltaram ao escritório, houve uma corrida para reservar as salas de reunião limitadas.
Na Density, trabalhamos com clientes para integrar em seu sistema Outlook para que o gerenciamento pudesse avaliar melhor quando as equipes reservavam o espaço da sala de reunião e, em seguida, comparar com os dados do sensor Density para ver quando a sala foi realmente usada. Ele pode comparar horas reservadas versus usadas, bem como o número de pessoas reservadas versus atendidas com o objetivo de ajudar a empresa a gerenciar melhor seus recursos de espaço limitados.
O enigma do almoço
Outro grande dreno de produtividade à medida que as empresas crescem (ou à medida que os espaços de trabalho compartilhados se enchem) são as filas de almoço. Vimos o aumento de empresas usando o Density para acompanhar melhor o fluxo de pessoas pelas comissárias no café da manhã, almoço e jantar. Eles integraram isso a sistemas internos no Slack ou no Facebook Messenger para permitir que os funcionários verifiquem os tempos de espera em tempo real e planejem seus dias de acordo. Isso também ajudou a gerência a descobrir como contratar funcionários do restaurante nos horários de pico. Já vimos algumas companhias aéreas e empresas de viagens com visão de futuro usarem esses sensores para rastrear melhor os níveis de funcionários dos lounges ao longo do dia.
O porta-malas
A maioria dos escritórios emprega segurança física para proteger tanto os ativos quanto a segurança, mas todos nós já testemunhamos o “tabagista” que espera que outra pessoa escaneie seu cartão e depois caminha rapidamente atrás deles e obtém acesso. Isso é muito mais difícil de fazer em arranha-céus com guardas de segurança suficientes, mas mesmo assim os problemas após o expediente persistem. Como você verá no vídeo abaixo, o Dropbox usou o Density emparelhado com seu sistema de controle de acesso para sinalizar a segurança sempre que houver um tailgater. No vídeo, eles mostram uma situação da vida real (rostos desfocados) em que um funcionário se passando por apenas outro funcionário olhando para seu smartphone, que então invadiu e roubou vários laptops. Este problema é ainda mais pronunciado em campi onde os edifícios têm mais pontos de entrada e saída. O Dropbox estava tendo mais de 100 eventos de tailgating / semana e, embora a maioria deles provavelmente não seja nefasta, ter funcionários cientes do problema é a primeira linha de defesa.
O espaço desperdiçado / as salas de reuniões superdimensionadas
Talvez o grupo que mais valoriza a capacidade de saber como as pessoas usam os espaços são os grupos de gestão de instalações responsáveis pelo planejamento do espaço. À medida que os negócios se expandem, você naturalmente encontra salas de reunião construídas para 12, mas usadas principalmente para 2 a 4 pessoas por vez, que seriam construídas com mais eficiência em 2 salas de reunião. Vemos empresas que fazem grandes aquisições e precisam descobrir como consolidar empresas e funcionários. Durante um piloto de cliente, uma empresa da Fortune 1000 descobriu que uma sala de conferência para 8 pessoas era usada por 3 ou menos pessoas em 78% de todas as horas de expediente; foi usado por 8 pessoas (sua capacidade pretendida) apenas 3% do tempo. Ao expandir o estudo e dimensionar corretamente seu mix de salas de conferência, essa empresa provavelmente resolverá seu problema de sala de reuniões e economizará dezenas de milhões de dólares em custos de expansão imobiliários evitados.
O risco de seguro
Você já reparou quando você entra em um bar, sala de concertos, estádio ou local semelhante e há uma pessoa com um balcão que clica quando você passa? Quase certamente o que eles estão fazendo é monitorar manualmente o tamanho da multidão para fins de seguro (e, finalmente, para segurança).
Agora temos locais usando Densidade para controlar o tamanho da multidão e garantir que eles não estejam violando suas apólices de seguro. Um bar com o qual trabalhamos estava recebendo várias multas de US $ 1.000 do Corpo de Bombeiros todos os meses por excesso de capacidade - isso apesar de ter funcionários disponíveis para contar manualmente. Depois de instalar o Density, o bombeiro olhou para a contagem no iPhone do gerente do bar e disse: “isso é muito legal”. Ele então os deixou em paz porque eles poderiam provar que estavam em conformidade com o código.
Casos de uso não intencionais
Até agora, vimos muito! De pessoas que querem que o Density rastreie se os pacientes de Alzheimer não estão saindo de um espaço pré-acordado para empresas de economia gig que desejam rastrear anonimamente se seus funcionários ou se seus clientes estão iniciando contato físico indesejado. As pessoas costumam me perguntar: “por que eles não usam câmeras?” Claro que existem alguns bons usos para câmeras em campos como vigilância, mas no mundo moderno há muitos lugares onde queremos rastrear o fluxo de pessoas (uso do banheiro, apenas um exemplo!), mas não queremos gravar pessoas. Além disso, a capacidade de interpretar os dados e lidar com os volumes de informações é muito mais econômica quando você lida com “polígonos” (formas de um laser) do que com imagens de vídeo completas.
[Este artigo apareceu primeiro em ambos os lados da tabela e foi reproduzido com permissão.]