Estrutura analítica do trabalho – como delegar efetivamente o trabalho em um projeto? | #30 Introdução ao gerenciamento de projetos

Durante o planejamento do projeto, o gerente de projeto decide como atribuir objetivos, quais tarefas concluir, quando e quais especialistas incluir. Ao fazer isso, ele ou ela cria a Work Breakdown Structure (WBS).

Estrutura analítica do trabalho - sumário:

1. Introdução
2. TrabalhoDemolirEstrutura
3. Responsabilidade na equipe (Equipe/Propriedade Coletiva)
4. Resumo

Introdução

Uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) adequadamente concebida se traduz em um fluxo de trabalho de equipe tranquilo. Cada pessoa envolvida saberá o propósito de realizar determinadas tarefas, de quem receberá as atribuições e a quem deverá repassá-las. Isso facilitará a identificação de quem está sobrecarregado com muito trabalho, porque, por exemplo, três membros da equipe precisam da ajuda de uma pessoa simultaneamente. Assim, o WBS permite otimizar o processo de fluxo de trabalho já no estágio de planejamento. Isso fornece um aspecto muito importante do trabalho do projeto: a responsabilidade da equipe pela conclusão da tarefa. Mas como planejar a melhor estrutura de trabalho para o projeto?

TrabalhoDemolirEstrutura

A estrutura da divisão do trabalho geralmente é visualizada por meio de uma árvore, na qual são marcadas as fases do ciclo de vida do projeto divididas em objetivos cada vez mais detalhados. Isso facilita o planejamento da duração das tarefas e o custo de sua conclusão, bem como a distribuição adequada de responsabilidades entre os membros da equipe.

Ao fazer isso, lembre-se de que a EAP especifica o que implementar, mas não responde à pergunta “como”. Também vale a pena observar o princípio de limitar o nível de detalhe. Depende do tipo e requisitos formais do projeto. Um nível diferente de planejamento é necessário para a produção de equipamentos médicos ou reagentes químicos e outro para a organização de eventos ou campanhas de marketing.

A estrutura analítica do projeto é definida no PMBOK da seguinte forma:

“Uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias.”

A palavra “total” é muito importante aqui, e a “regra dos 100%” está relacionada a ela. Isso porque uma WBS bem elaborada leva em consideração todos os objetivos do projeto: exatamente tudo a ser realizado. Incluindo a própria gestão do projeto. Ou seja, ao ler as tarefas do nível mais baixo da árvore, listamos todos os componentes do nível superior. Este é um princípio que é muito difícil de seguir na prática. No entanto, é frequentemente citado como uma ferramenta eficaz para evitar o chamado Scope creep. Especificar tudo para realizar impede a adição de novas tarefas que não se encaixam nas metas predefinidas do projeto.

Responsabilidade na equipe

As tarefas realizadas pela equipe fazem parte de um objetivo final criado por um esforço conjunto. No entanto, em muitas empresas e projetos, a visibilidade ou mesmo a existência desse objetivo não é óbvia. Portanto, uma estrutura de tarefas e um fluxo de trabalho bem planejados e claros para a equipe do projeto são a base para a construção da responsabilidade coletiva.

Construir um senso de propriedade da equipe (propriedade coletiva/equipe) permite que os membros da equipe entendam melhor os objetivos do projeto e como o trabalho realizado contribui para atingir esses objetivos. Isso aumenta a motivação e o comprometimento e melhora o desempenho da equipe. O compromisso com o projeto maior e sua conclusão bem-sucedida também se traduz na lealdade dos funcionários à empresa e em um bom ambiente. Em outras palavras, o senso de responsabilidade dentro da equipe pode contribuir para melhores resultados comerciais para a empresa como um todo.

Resumo

A tarefa de delegar em um projeto é uma tarefa para um gerente de projeto ao planejar o alcance eficaz das metas. Primeiro, a WBS ajuda a organizar o escopo do projeto – isolar grupos de tarefas semelhantes, perceber as dependências entre eles, que determinarão a ordem em que serão concluídas, e também construir a responsabilidade da equipe pelas tarefas executadas por apresentando-os no contexto dos objetivos menores e maiores perseguidos pela empresa.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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