Estratégias para trabalhar em casa: como se manter produtivo, equilibrado e conectado

Recentemente, nos pediram muitos conselhos sobre estratégias de trabalho em casa e nos sentimos confiantes em dá-los. A PMG é uma agência de marketing 100% virtual desde a nossa fundação em 2002.

Então, no mês passado, quando as empresas estavam lutando para fazer a transição para o trabalho remoto, nossa equipe conseguiu continuar suas rotinas normais de trabalho. (Bem, por mais normal que as rotinas de trabalho possam ser durante uma pandemia.)

Uma de nossas colegas nos pediu para ministrar um treinamento sobre estratégias de trabalho em casa para ajudar sua equipe a se ajustar ao novo normal. Ela compartilhou que desafios como distrações, isolamento e estabelecimento de limites estavam afetando a produtividade e a paz de espírito. Todos os obstáculos muito comuns ao trabalhar em casa e todos gerenciáveis ​​com a abordagem certa.

Aqui está um resumo de nossa apresentação para sua equipe. Esperamos que isso possa ajudar você e sua equipe a serem o mais eficazes possível ao trabalhar em casa, agora e no futuro.

Trabalhar em casa: o físico

1. Designe um espaço de trabalho.

Idealmente, você pode identificar uma sala – com uma porta que você pode fechar – onde você se concentrará em seu trabalho . Lembro-me de assistir a uma apresentação de uma líder da Trello/Atlassian, outra empresa 100% virtual, onde ela compartilhou que uma sala dedicada com porta é um requisito para o emprego.

Se você não pode dedicar um quarto ao seu trabalho, encontre um espaço dedicado em sua casa e certifique-se de que não seja um sofá! Por muitas razões, principalmente seu bem-estar físico, o sofá é um lugar terrível para se trabalhar.

Configure uma mesa em um canto da sua sala de estar ou sala de estar, se puder, usando plantas ou uma tela para criar um limite visualmente atraente. Ou você pode criar um espaço na cozinha ou na mesa da sala de jantar onde você trabalha todos os dias. Você só vai querer limpá-lo e guardar o trabalho quando estiver pronto para quebrar o dia. Mais sobre pausas depois!

Os quartos não são ideais . Tente manter seu quarto um lugar para relaxar e dormir, não o estímulo de um prazo de projeto ou chamadas de Zoom. Falando em Zoom e outras videochamadas, lembre-se de seu histórico ao realizá-las. A visão de uma cama ou banheiro ao fundo pode parecer muito casual.

2. Observe sua postura.

Se você vem de um ambiente de escritório onde tinha todos os recursos ergonômicos, pode ser um ajuste surpreendente e desconfortável para trabalhar em casa.

Faça o seu melhor para criar um espaço de trabalho que não apenas o ajude a realizar seu trabalho, mas também proteja seu corpo. Isso pode significar investir em uma cadeira de escritório, uma mesa de apoio e iluminação adequada. Seu empregador pode estar disposto a oferecer reembolso total ou parcial para esses itens, nunca é demais perguntar.

3. Internet de alta velocidade em que você pode confiar

Você já ficou frustrado quando em uma chamada de vídeo ou web e seu chefe, colega de trabalho ou cliente atrasou ou repetiu o áudio ou um vídeo congelado durante a chamada? Faça o seu melhor para garantir que você não seja o culpado nessas situações, garantindo que você tenha uma internet confiável de alta velocidade.

Conecte-se com a equipe de tecnologia da sua empresa para obter orientação sobre como você pode ter certeza de ter um serviço de Internet estável, seguro e rápido ao trabalhar em casa.

4. Ferramentas Técnicas Prontas

Seu trabalho da pilha de tecnologia doméstica também é importante. Na PMG, dependemos muito do Slack, FunctionPoint, Google Suite e Zoom para manter nossa equipe conectada e colaborando. Mas essas ferramentas, entre outras, são tão boas quanto a estratégia empregada para usá-las.

Pense nas melhores maneiras de sua equipe fazer brainstorming, dar e receber atualizações e realizar o trabalho. Não faltam ferramentas disponíveis, mas é importante se comprometer a usar as que você escolher para não desperdiçar recursos com tecnologia não utilizada.

5. Vista-se!

Quando chega aquela manhã chuvosa de segunda-feira, pode ser muito tentador ficar de pijama, pegar seu laptop e rastejar para a cama para trabalhar. Evite esse cenário se puder. Vestir-se e arrumar-se fará você se sentir melhor e, em última análise, trabalhar melhor.

E embora você definitivamente possa ser mais casual do que precisaria se for ao escritório, ainda quer parecer apresentável e profissional para videochamadas. Há uma razão pela qual o WalMart está relatando vender mais camisas do que calças durante esses dias de trabalho em casa.

Trabalhar em casa: o mental

Se você está acostumado a trabalhar em um escritório, pode ser difícil manter o foco e gerenciar as novas e diferentes distrações que ocorrem naturalmente em casa. Para melhores resultados e melhor concentração, tente criar um dia típico de escritório em seu espaço de trabalho doméstico.

6. Faça pausas frequentes.

Sem o ritmo natural de deslocamento, horário de almoço no escritório e a rápida pausa para o café com os colegas de cubo, pode ser fácil ficar preso ao computador o dia todo, olhando para cima e percebendo que são 15h e você ainda não almoçou.

Mesmo que você tenha que definir um alarme, comprometa-se a se levantar e se movimentar (se possível fora de casa), almoçar e fazer lanches saudáveis ​​e fazer uma pausa mental. Acho que alongamentos de 90 minutos funcionam bem, mas existem várias outras estratégias, incluindo a técnica do pomodoro.

7. Defina o horário de expediente e cumpra-o.

Ironicamente, um dos maiores desafios que nossa equipe enfrenta não é relaxar, mas trabalhar muito. Ao definir um cronograma e se comprometer com ele, você garantirá que está mentalmente afiado no trabalho e bem equilibrado em sua vida em geral.

8. Desligue alertas e notificações.

É difícil se concentrar em uma tarefa, projeto ou telefonema quando você está vendo e ouvindo bipes e vendo alertas do Slack, e-mail e redes sociais. Incentivamos nossa equipe a desativar o Slack e as notificações por e-mail quando estiverem tentando fazer um trabalho profundo.

É tão importante para sua saúde mental desligar esses alertas quando você não está trabalhando, para que seu telefone não seja um lembrete 24 horas por dia, 7 dias por semana, do que está esperando por você no trabalho.

9. Use ou perca a música para foco mental.

Alguns de nossa equipe adoram música quando trabalham, outros precisam de silêncio. Acontece que gosto de música clássica ou do aplicativo Coffititivity quando estou tentando me concentrar.

10. Aproveite o poder do ar livre.

Um estudo incrível mostrou que passar apenas cinco minutos na natureza pode melhorar seu humor . E a natureza não precisa ser uma trilha remota. Um banco de parque na cidade ou uma cadeira na varanda funcionam tão bem.  

Saia o máximo que puder durante o dia de trabalho para aumentar a saúde mental.

Trabalhar em casa: o emocional

Trabalhar em casa pode ser solitário, especialmente se você está acostumado a ficar cercado por seus colegas de trabalho o dia todo. Nossa equipe é composta por indivíduos que prosperam na solidão e indivíduos que obtêm sua energia estando com os outros.

As equipes virtuais mais bem-sucedidas estão empenhadas em garantir que, juntamente com os eventos de equipe completos necessários, ofereçam oportunidades sociais para aqueles que precisam – e a permissão de não participar para aqueles que não precisam.

11. Verificações e atualizações regulares.

Agendar check-ins regulares – em pares, como equipes – mantém as pessoas conectadas e engajadas na empresa como um todo. Nossa equipe tem quintas-feiras pensativas todas as semanas para treinamentos em toda a agência e atualizações de negócios. Esta é uma oportunidade para toda a equipe estar junta e estar na mesma página.

12. Pratique a escuta dos funcionários.

Se você supervisiona trabalhadores virtuais, crie maneiras de manter o dedo no pulso de como eles estão se sentindo e fazendo em seus trabalhos. Nosso cliente escreveu um ótimo artigo sobre como manter os funcionários trabalhando em casa engajados durante o COVID-19.

Pedimos à nossa equipe que nos envie por e-mail seus altos e baixos mensais como forma de manter contato. Esses e-mails nos ajudam a ver tendências, bandeiras vermelhas e coisas para comemorar regularmente. As pesquisas de NPS de funcionários também são uma ótima ferramenta para ouvir sua equipe. Isso pode ser feito com um simples formulário do Google ou ferramenta Survey Monkey. Pegamos emprestadas nossas perguntas do NPS da HubSpot, que pergunta a todos os funcionários, em uma escala de 1 a 10, (1) Quão feliz você está trabalhando na HubSpot? e (2) Qual a probabilidade de você indicar alguém para se candidatar a trabalhar na HubSpot?

13. Use o vídeo o máximo possível.

Escolha vídeo em vez de áudio apenas com a frequência que puder ao trabalhar em casa. Esteja você hospedando ou atendendo uma chamada de cliente ou um atendimento virtual após o expediente com colegas de trabalho, ligue sua câmera. É a maneira mais fácil e eficaz de se conectar com os outros. Lembre-se da dica de se vestir acima!

14. Indique um canal divertido no Slack.

Criar um espaço online ou discussão de e-mail onde sua equipe possa compartilhar piadas de sexta-feira ou bobagens aleatórias faz maravilhas para o relacionamento. Na PMG, temos os canais #Random, #Recipes e #FridayFunny Slack que são muito populares entre nossa equipe e nos mantêm rindo e conectados durante a semana.

15. Reúna-se pessoalmente quando puder.

Embora sempre tenhamos sido 100% virtuais, valorizamos o poder do presencial e agendamos dias regulares de coworking para membros da equipe que moram próximos uns dos outros trabalharem no mesmo local. Também temos um retiro de equipe de 3 dias em maio e outubro para desenvolvimento profissional e formação de equipe. Nada pode substituir a energia e as boas vibrações de estarmos fisicamente juntos.

Considerações finais sobre estratégias para trabalho remoto

Vale a pena notar que trabalhar em casa agora está acontecendo em tempos extraordinariamente incomuns. As pessoas estão se sentindo ansiosas com sua saúde e de seus entes queridos, sobrecarregadas por crianças pequenas em casa em tempo integral e incertas sobre finanças e seu futuro.

Entender que nenhum de nós está no seu melhor fisicamente, mentalmente ou emocionalmente ajudará você e sua equipe a trabalhar em casa com mais sucesso. E quando esse tempo acabar e as circunstâncias normalizarem um pouco, você poderá descobrir que, embora tenha resistido ao trabalho em casa no passado, poderá ver os benefícios reais e o equilíbrio que isso pode trazer.

Finalmente, não é surpresa que muito conteúdo tenha sido publicado sobre estratégias de trabalho em casa nos últimos dias.

Aqui estão alguns bons que encontramos:

• 8 dicas para fazer trabalhar em casa trabalhar para você
• 32 dicas WFH que você pode fazer agora
• 20 dicas para trabalhar em casa
• Como se concentrar em meio às distrações
• Blog do Trello – Ótimo recurso como empregador virtual
• Onde sentar ao trabalhar em casa

Procurando mais? Dirija-se ao nosso Centro de Recursos COVID-19 para obter mais conselhos, dicas e recursos de negócios.

E, se você estiver curioso – veja como a equipe do PMG está passando a quarentena.