Sete maneiras de trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil

Ouvimos isso o tempo todo, um dos ditados do empreendedorismo – trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil. Mas o que isso se traduz em nossas vidas diárias? Trabalhe menos tempo, mas tire mais proveito disso. Mas como você consegue isso? Como muitas coisas, em resumo, essa ideia parece difícil de ser alcançada, mas, quando decomposta, mostra que existem muitas maneiras de melhorar seu estilo de trabalho. Tente colocar pelo menos uma ou duas dessas ideias em prática todos os dias e, eventualmente, você se tornará o mestre da qualidade do seu trabalho.

Evite distrações

Pense no seu dia de trabalho típico. Você se permite longos períodos de tempo em que pode realmente afundar seus dentes em uma tarefa, ou tende a trabalhar apenas em pequenos intervalos de tempo entre interrupção após interrupção? Você está constantemente alternando entre projetos e seu e-mail ou sites de mídia social? Seus funcionários aparecem com frequência para fazer perguntas ou pedir conselhos? Faça parar!

Você sabia que a pessoa média leva 15 minutos para se recuperar de uma distração ? Isso significa que por um quarto de hora você está se debatendo, tentando colocar sua mente de volta onde estava antes da interrupção – e então você provavelmente será interrompido novamente! Aqui estão algumas ideias para minimizar as distrações no escritório:

• Deixe as chamadas irem para o correio de voz e atenda-as em um bloco.
• Tenha um ou dois horários dedicados para verificar e responder aos e-mails durante o dia, em vez de verificá-los à medida que eles chegam.
• Desative os alertas para e-mails, mensagens ou notificações recebidas de sites sociais. Sim, isso pode significar desligar o telefone também.
• Se o seu escritório usa mensagens instantâneas, desligue-o ou defina-se como "ausente" enquanto tenta se concentrar.
• Feche a porta do escritório, pendure uma placa no cubículo pedindo para não ser interrompido ou, se estiver realmente desesperado, use fones de ouvido grandes ou finja estar ao telefone.

Tantas distrações que podem prejudicar nossa produtividade

Organize e priorize

Muitas pessoas correm para o dia sem um plano de ação claro, e isso leva à frustração e perda de tempo enquanto você descobre onde concentrar seus esforços primeiro. Quais são seus objetivos para o dia? O que absolutamente deve ser feito, com o que você precisa progredir e o que pode ficar em segundo plano por uma pausa? Reserve algum tempo no final do dia de trabalho para estruturar o dia seguinte. Para algumas pessoas, isso significa implementar um software sofisticado de gerenciamento de projetos; para outros, isso significa escrever uma longa lista de tarefas e espalhar post-its pela mesa. Alguns podem até preferir um gráfico de Gantt simples para alguma orientação visual. Seja qual for sua preferência, se você vai pular qualquer parte do seu dia, definitivamente não pule os dez ou quinze minutos que você gasta organizando e priorizando seu dia.

Não faça multitarefas – trabalhe em paralelo

Apesar do que você pode acreditar, apenas enfrente: você não pode ser multitarefa. Qualquer um que já tentou falar ao telefone enquanto respondia a e-mails entende. O que chamamos de “multitarefa” não é realmente fazer duas (ou mais – que vergonha!) coisas ao mesmo tempo; é apenas seu cérebro alternando rapidamente entre duas coisas repetidamente. Isso não é apenas ruim para o seu foco – lembra como leva 15 minutos para se recuperar de uma distração? – mas também desgasta o seu cérebro, deixando-o cansado mais rapidamente.

Então, o que você pode fazer se não multitarefa? Em vez disso, tente trabalhar em paralelo. Essa técnica já é muito usada por equipes de pessoas que trabalham no mesmo material – pense em equipes de design ou programadores – mas você também pode tirar proveito dela. Alguns de seus projetos são enviados de um lado para o outro? Faça esses projetos primeiro e, enquanto espera que os outros os enviem de volta, trabalhe em outras coisas. Isso significa menos tempo de espera frustrado para você e seus colegas de trabalho e mais tempo para fazer as coisas. Como alternativa, você pode tentar a colaboração em tempo real com sua equipe ou colegas, outra maneira de trabalhar de maneira mais inteligente e economizar tempo.

Saiba quanto tempo as tarefas demoram

Depois de eliminar ou controlar suas distrações, conheça sua agenda e sua forma de trabalhar. Com o tempo, você deve ver padrões surgindo – sempre leva pelo menos três horas para concluir esse tipo de relatório, enquanto outro projeto pode ser executado em trinta minutos. Como você saberia disso se não tivesse laçado nessas interrupções? Isso é útil não apenas para bloquear um cronograma para você, mas também para saber quando você deve dizer não a um trabalho ou projeto.

Delegado: uma habilidade obrigatória para trabalhar de forma mais inteligente

Todo mundo sabe que a delegação é importante, mas por algum motivo muitas pessoas se apegam a tarefas que outros poderiam completar com mais eficiência ou simplesmente melhor. Pense sobre por que você faz certas tarefas – se a resposta for simplesmente “porque sempre fiz”, você precisa pensar muito se essa tarefa realmente deveria pertencer a você. Certas tarefas – especialmente as tediosas, ou aquelas que outra pessoa poderia facilmente ser treinada para assumir – não são acéfalas.

Melhore constantemente seus processos

A mudança é boa, especialmente quando se traduz em fazer as coisas com mais eficiência, mais conveniência ou menos custo. A última empresa em que trabalhei premiava melhorias de processo. Mesmo que o seu não funcione, você deve estar sempre procurando maneiras de fazer as coisas melhor – isso pode significar que você tem mais facilidade para gerenciar seu dia de trabalho ou pode até receber um aumento.

Reconheça o ponto de retornos decrescentes

Este é talvez o maior ponto por trás do ditado “trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil” – há um ponto em que trabalhar mais não significa que você está fazendo mais. A produtividade diminui e pode ser cada vez mais frustrante atingir os mesmos objetivos que você estava atingindo com facilidade antes. Isso não significa que você está fazendo um trabalho ruim – pode significar apenas que você precisa se concentrar em uma nova estratégia ou até mesmo fazer uma pausa e retornar à tarefa renovada. Se você reconhecer que esse ponto existe, enfrentará menos frustração no trabalho.

Listadas acima estão algumas coisas práticas que você pode fazer para trabalhar de forma mais inteligente em vez de mais difícil. Tem mais dicas incríveis? Compartilhe-os nos comentários e, se for realmente incrível, adicionaremos ao artigo.

Adrienne Erin é blogueira e escritora. Quando ela não está blogando sobre tecnologia e mídia social, você pode encontrá-la praticando seu francês, preparando algumas receitas que encontrou no Pinterest ou obcecada por cartões postais e selos antigos.