Automação de fluxo de trabalho: definição, importância, ferramentas e como você pode usá-la

Publicados: 2023-12-29

Cada empresa ou organização tem um fluxo de trabalho que os funcionários devem seguir. No entanto, às vezes essas tarefas podem consumir muito tempo e estar sujeitas a erros.

Embora as empresas hoje em dia utilizem ferramentas de gestão de projetos e Excel para lidar com tarefas redundantes, isso ainda é insuficiente. Para agilizar essas tarefas tediosas, conhecemos ferramentas de automação de fluxo de trabalho.

Mas o que é exatamente a automação do fluxo de trabalho e como ela ajuda as empresas? Neste blog, daremos uma olhada em sua definição, importância e principais ferramentas que você pode usar. Além disso, falaremos também sobre alguns casos de uso. Então vamos começar.

Índice

O que é automação de fluxo de trabalho?

Em termos simples, a automação do fluxo de trabalho é definida como a técnica que automatiza tarefas repetitivas para tornar o fluxo de trabalho mais suave e rápido. Quando você define as regras, o software de automação pode agendar tarefas, enviar e-mails, iniciar campanhas de marketing e muito mais – sem qualquer supervisão regular.

Além disso, a automação do fluxo de trabalho é uma forma de trabalhar que torna as coisas mais eficientes, economiza tempo, reduz erros e torna as pessoas mais produtivas. Vamos entender melhor através de exemplos.

Exemplos de automação de fluxo de trabalho

Aqui está um exemplo de como funciona a automação do fluxo de trabalho para agências de marketing.

Suponha que você trabalhe em uma agência de marketing e envie relatórios diários aos clientes. Em vez de compilar manualmente os dados de várias fontes, você pode usar uma plataforma de fluxo de trabalho para criar uma configuração que extrai automaticamente os detalhes necessários, formata-os em um relatório e agenda o envio diário.

Isso não apenas economizará tempo e reduzirá erros, mas também garantirá que seus clientes recebam seus relatórios prontamente, todos os dias. Além disso, o software de fluxo de trabalho pode ajudá-lo com o seguinte:

  • Automatize a captura de leads para identificar clientes em potencial
  • Agende e publique postagens nas redes sociais em várias plataformas
  • Automatize tarefas de criação de conteúdo
  • Gere e envie relatórios de desempenho automaticamente
  • Envie e-mails de boas-vindas e marque reuniões iniciais.
  • Colete feedback do cliente e envie comunicação de acompanhamento

As 5 principais ferramentas para automação de fluxo de trabalho

Agora que você entendeu o que é automação e sua importância, vamos descobrir alguns dos melhores exemplos de software de automação de fluxo de trabalho.

  • Clique para cima
  • Jira
  • Zapier
  • Microsoft Power Automate
  • Fluxo de beijo

1. Clique para cima

ClickUp é uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que inclui vários recursos de automação de fluxo de trabalho. Ele ajuda você a criar e automatizar facilmente tarefas de rotina usando modelos de processo. Ele pode atribuir trabalhos automaticamente, fornecer avaliações, rastrear status e muito mais. ClickUp também se integra com outras ferramentas como Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag, etc.

Recursos do ClickUp

  • Personalização sem código
  • Oferece gráficos de Gantt, Kanban e bibliotecas de fluxo de trabalho
  • Colaboração e comunicação perfeitas em equipe
  • Relatórios em tempo real com recursos visuais
  • Recursos de gerenciamento de tempo e tarefas

Preço de clique: -

ClickUp oferece um plano gratuito e três planos pagos.

  • Grátis: plano gratuito para sempre com 100 MB de armazenamento e tarefas ilimitadas
  • Ilimitado: começa em US$ 10/mês
  • Negócios: a partir de US$ 19/mês
  • Empresa: Disponível mediante solicitação

2. Jira

Jira é um construtor de automação sem código que é uma solução ideal para equipes não técnicas agilizarem suas tarefas. É bom no gerenciamento de projetos e tarefas e permite que as equipes atribuam, rastreiem e criem tarefas com eficiência. O software também oferece fluxos de trabalho customizáveis, permitindo que as empresas o modifiquem de acordo com suas necessidades.

Recursos do software Jira Workflow Automation

  • Recursos de atribuição automática e sincronização automática.
  • Integre com suas ferramentas favoritas.
  • Centenas de modelos de automação
  • Quadro Scrum para organizar tarefas.
  • Relatórios e painéis de insights.
  • Construtor de automação de arrastar e soltar.

Preço do Jira: -

  • Gratuito: plano de uso gratuito com até 10 usuários e 2 Gb de armazenamento.
  • Padrão: começa em US$ 8,15/mês
  • Premium: começa em US$ 16/mês
  • Empresa: Disponível mediante solicitação

3. Zapier

Assim como o Jira, o Zapier também é um software de criação de processos de arrastar e soltar sem código. Você pode automatizar tudo, desde tarefas simples até fluxos de trabalho complexos. Além disso, o que diferencia o Zapier é que ele se conecta a mais de 5.000 aplicativos diferentes. Quer você use Gmail, Slack, Trello ou Stripe, o Zapier pode ajudá-lo a automatizar tarefas para todos os seus processos de negócios.

Recursos do Zapier

  • Zaps de várias etapas para automatizar tarefas
  • Crie caminhos com diferentes ações baseadas na lógica
  • Opção de filtro para encontrar determinadas tarefas e condições
  • Agende seu fluxo de trabalho
  • Converta moeda, datas, texto, etc. para o formato desejado
  • Receba e envie dados usando webhooks

Preço Zapier

Zapier oferece cinco tipos de planos: -

  • Grátis: plano de uso gratuito com 100 tarefas por mês
  • Iniciante: começa em US$ 20/mês (aprox.)
  • Profissional: começa em US$ 49/mês (aprox.)
  • Equipe: a partir de US$ 70/mês (aprox.)
  • Empresa: Disponível mediante solicitação

4. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate é uma das ferramentas de automação de processos de negócios mais conhecidas que ajuda os usuários a automatizar tarefas entre diferentes aplicativos e serviços. Ele pode automatizar aplicativos de desktop e sites com IA e automação de processos digitais e robóticos. Você pode sincronizar, coletar dados, receber notificações e automatizar emails ou solicitações de aprovação com o Power Automate.

Recursos do Microsoft Power Automate

  • Processamento e geração de IA
  • Automação de área de trabalho
  • Mineração de tarefas e processos
  • Relatórios e análises
  • Automação comercial baseada em dados

Microsoft poder automatizar preços

O Microsoft Power Automate oferece 3 tipos de planos: –

  • Gratuito: Gratuito para usar com recursos premium por 30 dias
  • Power Automate Premium: começa em US$ 12/mês
  • Processo Power Automate: começa em US$ 123/mês

5. Fluxo de beijo

Kissflow é um dos melhores softwares de gerenciamento de fluxo de trabalho que permite automatizar processos e criar aplicativos com abordagens de baixo e sem código. Ele pode ser usado para automação de marketing, gerenciamento de projetos e gerenciamento de fluxo de trabalho. Ele oferece um painel analítico com uma interface fácil de usar. Você pode verificar relatórios simples com métricas básicas para ver como está o desempenho do seu sistema de automação ou pode criar seus relatórios personalizados.

Recursos do Kissflow

  • Cooperação multifuncional
  • Painel descomplicado e organizado
  • Controles de segurança e acesso
  • Integração de API
  • Personalize e defina fluxos de trabalho

Preços Kissflow

Kissflow oferece dois planos:

  • Básico: começa em US$ 1.500/mês
  • Empresa: Disponível mediante solicitação

Tabela de comparação de ferramentas de automação de fluxo de trabalho

Características Clique para cima Jira Microsoft Power Automate Zapier Fluxo de beijo
Melhor para Gerenciamento de projetos Gerenciamento de tarefas Automação robótica de processos Integrações de software Relatórios de processos
RPA (automação robótica de processos) Não Limitado Excelente Limitado Não
Integração Sim Sim Sim Sim Sim
Colaboração em equipe Sim Sim Sim Sim Sim
Opção gratuita Sim Sim Sim Sim Não
Preços Começa em $ 10/mês Começa em $ 8,15/mês Começa em $ 20/mês Começa em $ 12/mês Começa em $ 1.500 / mês

Importância da automação do fluxo de trabalho e por que você deve optar por ela?

As ferramentas de automação de fluxo de trabalho se tornaram um software obrigatório para empresas de todos os tamanhos. Na verdade, um estudo recente da Zapier afirmou que mais de 66% das pequenas e médias empresas dependem de ferramentas de automação para tornar os seus negócios mais eficientes.

Essas ferramentas ajudam as empresas a lidar com tarefas tediosas, reduzir erros humanos, melhorar a produtividade e muito mais. Aqui estão alguns dos motivos pelos quais a automação do fluxo de trabalho é importante e por que você deve considerá-la.

Maior eficiência e produtividade

Se as operações comerciais rotineiras forem automatizadas, seus funcionários não precisarão mais perder tempo em atividades ou tarefas repetidas. Isto ajudará as organizações a simplificar o processo de trabalho, a gerir o seu tempo e a melhorar o desempenho e a produtividade dos funcionários.

Erros reduzidos e precisão aprimorada

Os humanos são propensos a erros e é natural encontrar problemas ao trabalhar manualmente, especialmente com um grande conjunto de dados. Com a automação do fluxo de trabalho, haverá menos pontos de contato humanos e um escopo mínimo de erros, o que pode ajudar as empresas a reduzir erros e melhorar a precisão.

Colaboração e comunicação aprimoradas

Quando você trabalha em um ambiente remoto, provavelmente lida com muitos e-mails e mensagens que podem ser cansativos. Mas a automação do fluxo de trabalho pode ajudar, acompanhando suas interações e organizando-as de maneira organizada.

As ferramentas de automação podem ser customizadas de acordo com o fluxo de trabalho da sua empresa, tornando-a orientada para objetivos. Isso significa que todos na empresa podem trabalhar juntos para melhorar a colaboração e a comunicação.

Economia de custos e otimização de recursos

A automação do fluxo de trabalho pode economizar custos, reduzindo os custos de mão de obra e melhorando a eficiência. Por exemplo, a automatização de tarefas rotineiras pode libertar os funcionários para se concentrarem em tarefas mais importantes, reduzindo a necessidade de pessoal adicional ou de pagamento de horas extraordinárias.

Escalabilidade e Adaptabilidade às Mudanças nas Necessidades

Os fluxos de trabalho automatizados são naturalmente escalonáveis ​​e adaptáveis. À medida que as empresas crescem e evoluem, a automação do fluxo de trabalho pode lidar facilmente com quaisquer alterações no volume ou na complexidade do trabalho. Essa escalabilidade garante que o sistema permaneça eficaz e eficiente para a evolução das necessidades da organização.

Promove responsabilidade

Se as coisas forem feitas manualmente, muitas vezes não há registro e os gerentes podem enfrentar dificuldades ao rastreá-las. As ferramentas de automação para gerenciamento de fluxo de trabalho permitem criar tarefas, atribuí-las aos funcionários e definir prioridades. Isso ajuda a reconhecer o papel de cada funcionário e deixa tudo claro.

Como implementar a automação do fluxo de trabalho?

Você pode implementar a automação do fluxo de trabalho identificando tarefas repetitivas, analisando as etapas do fluxo de trabalho, testando a automação e monitorando os resultados. Aqui está um guia passo a passo sobre como você pode implementar a automação do fluxo de trabalho:

Identifique tarefas e fluxos de trabalho repetitivos

A primeira etapa na implementação da automação do fluxo de trabalho é identificar tarefas e fluxos de trabalho repetitivos. Verifique quais tarefas são boas para automação, ou seja, aquelas que são tarefas manuais repetitivas. Além disso, considere as tarefas que são mais propensas a erros humanos.

Analise as etapas do fluxo de trabalho e identifique gatilhos e ações

Depois de descobrir as tarefas de automação, divida o fluxo de trabalho em etapas detalhadas para compreender o processo com clareza. Em seguida, identifique os gatilhos que podem iniciar ações específicas no fluxo de trabalho. Por exemplo, se você estiver automatizando seu processo de contratação, a automação do fluxo de trabalho poderá ser acionada assim que alguém se candidatar a uma vaga ou enviar seu currículo.

Escolha a ferramenta apropriada e configure regras de automação

Selecione o melhor software de automação de fluxo de trabalho com base nas necessidades do seu negócio e na complexidade das tarefas. Verifique todas as regras de automação da ferramenta escolhida e mapeie seu gatilho de acordo.

Teste e refine o processo de automação para obter desempenho ideal

Agora conduza testes completos do fluxo de trabalho automatizado no software escolhido. Identifique e resolva quaisquer problemas, erros ou ineficiências durante a fase de teste. Além disso, reúna feedback dos usuários envolvidos no fluxo de trabalho para refinar e melhorar a automação.

Monitore e avalie resultados

Depois de testar seu fluxo de trabalho com sucesso, monitore e meça os resultados para acompanhar o progresso e identificar áreas de melhoria. Analise regularmente os resultados e identifique áreas de melhoria.

Casos de uso de automação de fluxo de trabalho

O software de automação de fluxo de trabalho é usado principalmente para desenvolvimento de software nas indústrias de TI. Abaixo estão alguns dos casos de uso de automação de fluxo de trabalho:

Vendas e Marketing

  • Entrega de fatura
  • Geração de leads
  • Postagem em mídias sociais
  • Marketing de email
  • Integração e acompanhamento de clientes

Bancário

  • Geração de relatório
  • KYC (Conheça seus clientes)
  • Solicitação de cartão de crédito
  • Processamento de empréstimo
  • Abertura e encerramento de conta

Recursos Humanos

  • Processo de integração automatizado
  • ATS
  • Processamento de folha de pagamento
  • Avaliações de desempenho

Jurídico

  • Acompanhamento de casos
  • Nova entrada de casos
  • Documentação
  • Arquivamento de relatório
  • Cobrança

Assistência médica

  • Admissão e alta do paciente
  • Agendamento de consultas
  • Faturamento automatizado
  • Relatórios de pacientes

Conclusão

Afinal, a automação com regras e lógica é uma ótima maneira de facilitar o seu trabalho. Ajuda a organizar e personalizar suas tarefas e reduzir erros. A automação do fluxo de trabalho também torna as coisas mais confiáveis, ajuda a concluir tarefas com rapidez e facilidade, torna os funcionários mais responsáveis, economiza dinheiro, reduz erros e muito mais.

Cada organização tem sua própria maneira de facilitar as tarefas com base nas necessidades. Mas o software de fluxo de trabalho é algo que toda organização deveria considerar.

À medida que sua organização cresce, você terá mais coisas para fazer. A automação pode ajudar nisso. Então, se você deseja melhores resultados com uma equipe mais eficiente, a automação do fluxo de trabalho é o caminho a percorrer.

Perguntas frequentes

  1. Quais são os benefícios da automação do fluxo de trabalho?

    A automação do fluxo de trabalho pode ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, aumentar a produtividade, reduzir erros, automatizar tarefas manuais e muito mais.

  2. O que você quer dizer com automação de fluxo de trabalho?

    A automação do fluxo de trabalho é definida como o uso de ferramentas para realizar tarefas e atividades repetitivas, sem a necessidade de intervenção humana.

  3. Como faço para criar um fluxo de trabalho automatizado?

    Você pode criar um fluxo de trabalho automatizado usando software de fluxo de trabalho automatizado, testando as condições do seu fluxo de trabalho e monitorando-as para melhorias.

  4. Quais são os 3 componentes básicos do fluxo de trabalho?

    Os três componentes básicos de um fluxo de trabalho são entrada, processo e saída.

  5. O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

    O diagrama de fluxo de trabalho é conhecido como a visão geral gráfica dos processos de negócios. Inclui diferentes formatos e tamanhos e mostra o passo a passo de como seu trabalho será concluído.