10 erros comuns do Zoho CRM e como evitá-los?

Os sistemas de gestão de relacionamento com o cliente têm ajudado muitas empresas a crescer, agilizando todo o processo de vendas. No entanto, o requisito mais importante para o bom desempenho da estrutura de CRM é uma implantação bem-sucedida do sistema. Existem muitos fatores que contribuem para a eficácia do sistema de CRM online . Eles incluem garantir que todos os recursos sejam incluídos, implementação orientada a processos e integrações corretas de terceiros.

Não importa quanto foco anterior seja colocado em não cometer erros durante a implementação do CRM, algo ou outro dá errado facilmente. Quando os sistemas de CRM foram introduzidos no início, eles ofereceram às empresas uma estratégia de longo prazo para engajar e gerenciar prontamente o relacionamento com os clientes, fechar mais negócios e automatizar qualquer tipo de tarefa recorrente.

Um equívoco comum que acompanha a implementação do Zoho CRM é que ele é visto como um evento único. As pessoas cometem o erro de pensar que, após a implementação do Zoho, todos os leads perdidos, métodos de vendas quebrados e falta de acompanhamento serão reparados. Embora seja verdade que o sistema Zoho CRM foi projetado para dar suporte ao processo de vendas por completo, também deve ser lembrado que o sistema por si só não fará com que o negócio cresça.

Portanto, é necessário considerar a implementação do CRM como um importante processo de longo prazo e em toda a empresa, em oposição a um evento único. Muitas vezes, os gestores têm as melhores intenções, mas suas estratégias acabam batendo no chão duro durante a fase de implementação. Neste blog, veremos o motivo disso analisando os 10 erros comuns do Zoho CRM e como evitá-los .

1. Incapacidade de sublinhar um problema

De alguma forma, esse tende a ser um dos erros mais comuns durante o processo de implementação do Zoho CRM . Entender que você tem um problema é o primeiro passo. Você também pode ter ouvido isso antes, mas vamos olhar para este ponto em referência ao ciclo de vendas.

Você deve entender que a estratégia de CRM começa a se desdobrar quando você está deliberando sobre a escolha de um sistema de CRM. É muito possível pensar que você nem sequer tem um problema. Você deve saber gerenciar todos os pontos de contato que um cliente em potencial pode ter com o seu negócio.

Fatores como saber filtrar e-mails, os pontos importantes em seu bloco de notas, gerenciar seus registros de chamadas, os clientes que estão em seu pipeline de vendas e a receita que pode ser esperada no próximo mês são todos importantes. Se você sentir que algum desses fatores não é compreensível ou conhecido por você, há uma boa chance de que haja um problema em seu ciclo de vendas.

Quando você conhecer todos os problemas, poderá usar os recursos oferecidos pelo sistema de CRM de uma maneira muito melhor. Afinal, os sistemas de CRM estão lá para apoiá-lo e facilitar o gerenciamento de sua vida profissional. Portanto, você deve ver o problema pelo que é e assumi-lo, porque a boa notícia é que sempre há uma solução.

2. Falha na compra do valor do CRM

Você deve se lembrar que a comunicação é fundamental nesta situação. Como gerente, você deve entender o valor que um sistema de CRM é capaz de trazer para o seu negócio. Depois de entender esse valor corretamente, você poderá entender melhor o quadro geral e o valor que o CRM pode trazer para sua organização.

Todos os funcionários são como peças de quebra-cabeça que se encaixam em uma imagem maior do crescimento do seu negócio. Obter um melhor contexto de como o CRM pode dar suporte a essas funções pode ajudar os funcionários a aderir à estratégia de CRM. Você pode ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo o valor do CRM considerando fatores como a estratégia de crescimento do negócio do CRM, o valor fornecido pelo CRM para cada época e organização e o contexto de um processo de CRM existente.

Em tudo isso, o importante é ter em mente que a equipe de vendas precisa de atenção redobrada durante a mudança. Você não gostaria que a equipe de vendas pensasse que você está adicionando uma tarefa mundana ao seu dia ocupado já existente. Você pode obter a adesão do profissional de vendas experiente, oferecendo um contexto de como o sistema de CRM é projetado para trabalhar em tarefas tediosas e problemas fora do caminho, para que o foco possa ser fechar negócios.

3. Falha na comunicação de metas

Quaisquer mudanças podem abrir uma porta para mal-entendidos, perda de motivação e frustração. Sendo um gerente, você pode definir expectativas desde o início. Não importa se seus objetivos não estão claros no momento, você pode dar à sua equipe uma ideia de onde você quer ir e como o sistema de CRM online vai ajudar nisso.

Deve ficar claro que um CRM é como uma estratégia consistentemente funcional que ajuda uma equipe a fechar mais negócios para que o negócio possa crescer. Você pode manter sua equipe motivada respondendo a perguntas como qual é a necessidade de implementar um sistema de CRM, como o sistema de CRM apoiará as funções individuais e como um sistema de CRM pode oferecer um contexto melhor sobre esses processos?

4. Sem suporte executivo contínuo

Evite ser o profissional que tem uma reunião com a equipe para depois sumir. É necessário estar presente e envolvido no processo de integração. Dessa forma, você não apenas dará aos seus funcionários um novo processo, mas também integrará um sistema em um processo já existente.

Seus funcionários devem poder confiar em você e, quando você é proativo, mantendo sua equipe responsável pela integração do processo, a implementação e a função do CRM online se tornam fáceis. O foco deve ser manter a equipe informada, facilitando a comunicação regular sobre como os funcionários estão integrando o CRM ao processo.

Além disso, você também deve ser capaz de agendar reuniões individuais com os funcionários e solicitar sua contribuição especial sobre a melhoria dos processos dentro do sistema de CRM. Além disso, você também deve ser capaz de responsabilizar os líderes da equipe por apoiar uma estratégia de longo prazo com a integração do sistema de CRM.

5. Nenhuma estratégia em vigor

É fácil saber que precisamos de um sistema de CRM, mas é muito mais difícil implementar e usar o sistema de CRM de forma adequada. É possível que você tenha implantado seu sistema de CRM para marcar todos os itens importantes. Você também pode ter criado funções e perfis, migrado os dados corretos, configurado a automação do fluxo de trabalho, colocado formulários da web em seu site, agendado os relatórios de pipelines de vendas e configurado atribuições de leads.

No entanto, os principais desafios surgem quando você está fazendo com que suas equipes usem tudo. Você deve dar a devida consideração a essa parte para que o trabalho possa ser bem-sucedido. Configurar o sistema de CRM online e implantá-lo é uma pequena parte de toda a estratégia de CRM. A implementação do sistema CRM continua mesmo após a implementação. Esta é uma estratégia de longo prazo.

Você pode considerar fatores como como sua equipe usará o CRM, como a equipe dará suporte às vendas, marketing e suporte ao cliente, como a equipe será responsabilizada por atualizar os dados constantemente, como os funcionários serão treinados e quais o treinamento de CRM on-line o colocará à disposição de sua equipe.

Uma estratégia eficaz de implementação do Zoho CRM incluirá o desenvolvimento de uma cultura empresarial onde os clientes estão no centro de um negócio. Você deve ser dedicado e consistente com seus objetivos e estratégia para que o sistema de CRM possa apoiar o crescimento do seu negócio da maneira certa.

6. Usando mais recursos do que o necessário

Um erro comum ao escolher e implementar o sistema de CRM é se sentir atraído por vários recursos sem realmente entender se sua empresa os exige ou não. Existem muitos usuários que acabam não utilizando os recursos do CRM de forma adequada.

Você não precisa escolher os usos mais avançados e ricos em recursos. Em vez disso, faz sentido determinar os recursos mais adequados para você com base nas necessidades de negócios que você possui. Certifique-se de que tudo está alinhado com seu orçamento e prioridades.

Antes da implementação, faça uma lista de todos os recursos que você deseja usar. Também será benéfico se você acabar recebendo as entradas de seus usuários finais enquanto pergunta sobre os pontos problemáticos do fluxo de trabalho que eles desejam resolver.

7. Não treinar a equipe

Escolher e implementar uma estrutura de CRM é apenas o começo de uma longa batalha. Um sistema robusto de CRM online não significará nada se ninguém entender como usá-lo. Portanto, a implementação correta e o treinamento dos usuários finais sobre como usar o sistema de CRM é importante.

Ao fazer isso, você ajudará sua equipe a entender a necessidade e os benefícios do uso do sistema e também os incentivará a integrar o CRM em suas tarefas diárias. Isso irá ajudá-lo a ter uma baixa taxa de adoção. As empresas têm um longo caminho a percorrer quando se trata de adoção de CRM.

As empresas devem perceber a importância que o sistema de CRM é capaz de trazer ao mesmo tempo em que aumenta o desempenho de vendas. A melhor maneira de evitar esse erro é ter um programa de treinamento adequado no lugar certo para que os usuários finais possam ter a chance de explorar o sistema antes de adotá-lo oficialmente nas atividades cotidianas.

Ter o suporte de um consultor Zoho pode ajudá-lo a treinar a equipe para usar o CRM. Você pode descobrir as dicas de treinamento, como planejamento, uso de recursos, determinação de práticas recomendadas e criação de módulos de treinamento para aproveitar ao máximo um investimento em CRM.

8. Não usar CRM móvel

O benefício mais importante de acessar um CRM com um dispositivo móvel é que você pode fazê-lo a qualquer hora e em qualquer lugar. Este é um dos erros comuns de CRM cometidos por muitas empresas. Você deve perceber que o CRM móvel mantém você no controle de suas tarefas sem a necessidade de estar na frente do computador o tempo todo.

Não usar o aplicativo de CRM móvel corretamente pode diminuir o tempo de resposta aos clientes e aumentar a chance de perder atualizações importantes do cliente. A maioria dos vendedores que usam seus telefones celulares consegue atingir suas cotas de vendas em comparação com aqueles que não usam.

A maioria das equipes que usam os CRMs móveis também acaba melhorando sua produtividade geral. Você pode escolher um sistema de CRM com um excelente aplicativo de CRM móvel e garantir que a equipe de vendas faça o download e o use.

9. Falha em manter dados limpos e precisos

Os dados do cliente são mais como a força vital de um sistema de CRM. É necessário garantir que você migre e mantenha dados de clientes corretos e atualizados no sistema de CRM online .

Apesar de entender a importância disso, muitas empresas caem na armadilha de manter dados ruins que resultam em previsões de vendas imprecisas e informações desatualizadas do cliente. Todos os dados ausentes, desatualizados e incompletos acabam custando muito caro para as empresas.

Para garantir que isso não aconteça, as organizações podem criar uma prática padrão de entrada de dados para a equipe seguir. Por exemplo, o processo de identificação de campos obrigatórios que devem ser preenchidos ao criar um novo perfil de cliente para que as duplicações sejam removidas.

Isso pode incluir nome completo, nome da empresa, detalhes de contato, detalhes de telefone fixo e móvel, endereço e perfis de mídia social. Além disso, você também pode agendar configurações periódicas para limpar o sistema de manutenção. Fazer isso pode ajudar a ver informações duplicadas ou ausentes, após as quais as etapas para corrigir as coisas podem ser tomadas imediatamente quando o processo é feito regularmente.

10. Falta de Integração

Um dos principais benefícios de usar uma ferramenta de negócios e vários aplicativos de software é a capacidade de integrar ferramentas entre si. Qualquer falha em fazer o mesmo acabará diminuindo o nível de produtividade, pois força os usuários a usar vários sistemas e alternar entre diferentes ferramentas de negócios.

Como resultado, as chances de duplicação de dados e conhecimento de negócios disperso aumentarão. A maioria das pessoas entende que a falta de integração do negócio com outras ferramentas é um dos maiores desafios do uso da estrutura de CRM .

Antes da implementação do CRM, faça uma lista detalhada de todas as ferramentas de negócios e veja se elas são compatíveis entre si ou não. Os provedores de CRM devem ter uma lista de integrações nativas e de terceiros disponíveis para usar o sistema. Se você possui um sistema de CRM e planeja assinar outras ferramentas, pode fazer o mesmo verificando se o CRM se integra a essas ferramentas ou não.

Caso você descubra que o CRM não se integra a uma ferramenta de negócios, você também pode consultar um consultor Zoho . O consultor apresentará uma ferramenta de automação que pode conectar aplicativos e serviços. Dois ou mais aplicativos serão facilmente conectados para automatizar todas as tarefas repetitivas sem a necessidade de codificar ou depender dos desenvolvedores para integração.

Conclusão

Cometer erros de CRM pode custar caro. Eles não incluem apenas impactos financeiros, mas também levam à perda de tempo valioso e ao gerenciamento de dados importantes do cliente. O bom é que uma pesquisa cuidadosa sobre aspectos importantes, como conhecer os recursos certos, integrá-los adequadamente e acompanhar o processo de implementação, pode evitar os erros comuns do CRM .

Você pode considerar todos os erros mencionados acima para que possam ser evitados ou você pode fazer um trabalho melhor e ter o apoio de um consultor Zoho . Dessa forma, sua empresa será impedida de fazer possíveis contratempos no caminho.